FAQ's mkb

Het meewerken aan cliёntonderzoeken van de bank is een verantwoordelijkheid van de cliёnt. Deze moet aantonen integer te zijn, puur op zakelijke en bonafide gronden een onderneming te drijven en ook op basis van deze gronden een relatie met de bank te hebben of te willen aangaan.

Vaak is er ook al een relatie tussen accountant en cliёnt vanwege de jaarlijkse opdracht tot controle of samenstelling van de jaarrekening. De accountant is in deze situaties vaak de adviseur en staat de ondernemer met raad en daad terzijde. Zo kan de accountant soms een rol spelen in de contacten tussen de cliёnt en de bank. Soms wordt dat ook aangeboden door de cliёnt; de accountant vergezelt de cliёnt bijvoorbeeld naar de afspraak met de bank. Sommige vragen die dan worden gesteld, of stellingen van de accountant in het gesprek, zijn inderdaad geen probleem: de vragen zijn passend.

Banken kunnen eigen aanpakken hebben in cliёntonderzoeken en daarom ook verschillende vragenlijsten hanteren. Zo geeft een grote bank bijvoorbeeld aan dat het geen standaardbeleid is om een accountant in te schakelen bij de cliёntonderzoeken. In dat geval worden ook geen verklaringen van accountants gevraagd. Er kan niet uitgesloten worden dat soms in de individuele cliёntbehandeling vragen worden gesteld die niet passend zijn. De uitleg is dan dat het in dit soort zaken voor de dossierbehandelaren vaak een zoektocht is naar voldoende zekerheid vanuit het oogpunt van KYC. In die zoektocht worden de grenzen wel eens verkend.

Indien de accountant een opdracht krijgt van de cliёnt om bijvoorbeeld bepaalde vragen van het cliёntonderzoek te beantwoorden, zal de accountant moeten beoordelen of hij/zij de vragen kan beantwoorden tegen de achtergrond van de accountancyregels zoals opgenomen in de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA). Voorkomen moet worden dat de accountant allerlei ‘exotische’ verklaringen gaat verstrekken. Als voorbeeld een verklaring dat er binnen de gehele structuur van de onderneming geen sprake is (geweest) van witwassen en/of financieren van terrorisme. Het moge duidelijk zijn dat een accountant een dergelijke verklaring niet kán verstrekken. 

Sluiten

Banken moeten volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) cliёntonderzoeken uitvoeren. Hiervoor is het van groot belang voor banken om cliёnten goed te kennen en de integriteit van de (zakelijke) relatie vast te kunnen stellen. Vooral de laatste jaren zijn aantal en diepgang van cliёntonderzoeken fors toegenomen. Dit hangt samen met sterke vermoedens dat veel crimineel geld via het banksysteem witgewassen wordt. De schattingen van de omvang van de bedragen voor witwassen via het bankensysteem zijn substantieel en lopen uiteen van 14 tot 20 miljard euro.

De bank is wettelijk verplicht onderzoek te doen naar haar cliёnten en betrokken partijen onder andere op basis van de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wwft, de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en sanctiewetgeving. Doelstelling van de Wwft is het handhaven van de integriteit van het financiële stelsel. De Wwft (artikel 3 en 5) verplicht financiële instellingen onderzoek te doen naar cliёnten en partijen waarmee zij een zakelijke relatie aangaan of voor wie zij incidentele transacties uitvoeren. Dit is mede de reden dat banken in hun algemene bankvoorwaarden een bepaling hebben opgenomen over de informatie die zij nodig hebben om aan bovenstaande regelgeving te voldoen. De cliёnt gaat (meestal) akkoord met deze informatieverplichting, omdat niet meewerken kan leiden tot heroverweging van de cliёntrelatie.

Sluiten

De poortwachter bewaakt, in dit geval, de toegang tot het financiële systeem. Het financiële systeem mag alleen worden gebruikt door integere partijen voor integere doeleinden. Wettelijk vervullen banken die rol. Dat betekent dat bij het aangaan van de cliёntrelatie moet worden beoordeeld of de cliënt een integere partij is en of de cliënt het financiële systeem voor legitieme doelen gebruikt. Ook na het aangaan van de cliёntrelatie heeft de bank die taak. Vandaar dat banken de activiteiten van cliënten dienen te monitoren om in het geval van een vermoeden van niet-integer handelen dit verder te gaan onderzoeken.

Zowel banken als accountants hebben een poortwachtersfunctie. De praktijk leert dat banken en accountants zich bewust zijn van hun rol als poortwachter, maar veel uitdaging ondervinden bij het tegemoetkomen aan de wettelijke en maatschappelijke verwachtingen.

Niet alleen controles maar alle beroepsactiviteiten van accountants (en van soortgelijke administratieve dienstverleners) vallen onder de Wwft. Bij andere activiteiten dan controle ligt toetsen van naleving van wet- en regelgeving niet altijd voor de hand.

In het kader van de jaarrekeningcontrole toetsen accountants aan relevante wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld toetsen ze de naleving van relevante bepalingen uit de Wet op het financieel toezicht en de Wwft (door het doen van meldingen van ongebruikelijke transacties aan de FIU). Het niet (voldoende) naleven van wet- en regelgeving kan leiden tot een andere dan goedkeurende controleverklaring.

Sluiten

Een KYC of cliёntonderzoek houdt in dat accountmanagers en/of compliance specialisten van de bank de nieuwe of bestaande cliёntrelatie doorlichten op (bepaalde) persoonskenmerken (naam, geboortedatum, woonplaats, e.a.), aspecten van integriteit en juridische en zakelijke achtergronden.  Hierbij wordt ook het UBO-register betrokken om de UBO-gegevens te raadplegen. UBO’s staat voor Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. 

 

Voor het cliёntonderzoek kan de bank vragen stellen die betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• de aard van de bedrijfsactiviteiten en in welke landen de entiteit actief is;
• de organisatiestructuur en de uiteindelijke belanghebbende(n) en de rationale achter de structuur;
• de waargenomen en de te verwachten geldstromen;
• de herkomst van het (bedrijfs)vermogen;
• de maatregelen die zijn getroffen om met de entiteit aan nationale en internationale wet- en regelgeving te voldoen.

Sluiten

De bank is volgens de Wwft verantwoordelijk voor de naleving van de regels met betrekking tot cliёntonderzoeken. Vanwege de complexiteit (van bijvoorbeeld achterliggende structuren) en het vergroten van de effectiviteit van dergelijke onderzoeken wordt steeds meer gewerkt in publiek-private samenwerkingsverbanden. Hierbij werken instanties als banken, NVB, DNB, FIU, OM en de Belastingdienst samen in het Financieel Expertise Centrum (FEC).

De uitkomsten van cliёntonderzoeken kunnen zijn dat een (potentiёle) cliёnt niet geaccepteerd wordt door de bank als nieuwe cliёnt of dat de relatie met een bestaande cliënt wordt verbroken. Hierbij moet de bank wel zorgvuldig te werk gaan. 

Ook hebben banken de wettelijke verplichting om de uiteindelijke belanghebbende (UBO) vast te stellen van alle rechtspersonen en personenvennootschappen die cliёnt van de bank zijn. De entiteit kan dan ook gevraagd worden een UBO-formulier in te vullen. In geval de organisatie een BV, NV of vergelijkbare juridische entiteit is, kunnen als UBO natuurlijke personen worden aangemerkt die

• de uiteindelijke eigenaren zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap via het (in)direct houden van meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap;
• op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben (het uitoefenen van feitelijke zeggenschap en/of invloed wil zeggen dat iemand in de praktijk dagelijks de strategische beslissingen neemt. Dit kan ook het geval zijn als deze persoon formeel geen zeggenschap heeft).

Als op basis van bovenstaande gegevens geen UBO bepaald kan worden, dan kwalificeert het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap zich als UBO. Dit zijn de statutaire bestuurders, die bij de KvK zijn ingeschreven of moeten worden ingeschreven.

Sluiten

De accountant kan de cliënt ondersteunen in de vorm van een overige opdracht om de betreffende informatie aan te leveren bij de bank. De informatie wordt dan verstrekt onder verantwoordelijkheid en op naam van de cliënt.

Vraagt de bank bevestiging van de accountant, over bijvoorbeeld de volledigheid van een organisatiestructuur, de afwezigheid van witwastransacties, betrouwbaarheid van het zichtbaar eigen vermogen van de jaarrekening of de certificering van de UBO van de cliënt? Dan zal de accountant geen verklaring afgeven of mededelingen doen.

TENZIJ hierover tussen banken en NBA afspraken zijn gemaakt, die zijn opgenomen in een protocol. In dat protocol wordt dan duidelijk of het een assurance-opdracht of een aan assurance verwante opdracht betreft, wat de bank verwacht aan werkzaamheden van de accountant en welke standaardtekst voor een verklaring hierbij dient te worden gebruikt.

Sluiten

Ja, ook wanneer het UBO-register tijdelijk niet toegankelijk is, geldt de plicht UBO’s te identificeren en te verifiëren voordat u een zakelijke relatie aangaat.

Sluiten

Nee, er is besloten dat Wwft-instellingen gebruik kunnen maken van een tijdelijke maatregel om te voldoen aan de verplichting het UBO-register te raadplegen (art 4 lid 2 Wwft).

Deze tijdelijke maatregel luidt: “De meldingsplichtige instelling kan volstaan met de vaststelling dat de opgave door de registratieplichtige entiteit is gedaan aan de hand van de bevestigingsmail van de KvK en bij die bevestigingsmail de client te vragen welke UBO-gegevens en onderliggende documentatie daarbij zijn opgegeven” (zie hiertoe ook de website van BFT)

Sluiten

Zolang Wwft-instellingen het UBO-register niet kunnen raadplegen, en derhalve ook geen discrepanties kunnen constateren tussen het eigen cliëntenonderzoek en het UBO-register, kunnen en hoeven zij geen terugmeldingen te verrichten.

Sluiten

Nee, enkel de toegang voor inzage in het UBO-register is opgeschort. UBO’s registreren bij het UBO-register blijft verplicht en is ook gewoon mogelijk .

NB: Niet elke organisatie is verplicht tot het registreren van UBO’s. Op de KvK-website is vermeld welke organisaties zijn uitgezonderd.

Sluiten