• Mens

Young profs: van controle naar continue business control

Data_900x600.jpg

Het accountantsberoep ligt onder een vergrootglas. Is het voor jongeren nog wel een aantrekkelijke, vooruitstrevende en innovatieve branche om in te werken? Wat doen de sector en de kantoren aan innovatie? Welke nieuwe tools zijn er ontwikkeld? De NBA ging op 23 april online het gesprek aan met young profs. “Beginnen met data-analyse is het nieuwe normaal.”

18 mei 2020

Gespreksleider Erik Kolthof, projectleider innovatie bij de NBA, begint met de vraag hoe het contact binnen controleteams loopt tijdens de coronacrisis. De jonge accountants hebben veelal een dagelijkse meeting om bij te praten. “Vaak voeren we de gesprekken met de klant via MS Teams of telefonisch.” Dat is handig, maar heeft ook zo zijn nadelen. “Normaal zie je aan de lichaamstaal van een klant of collega of dat wat je zegt overkomt. Dat heb je nu niet. Het is lastiger een team leiden als je niet face to face kan communiceren. Ik hoop dat we snel terug kunnen naar de oude situatie.” Junior medewerkers zijn minder geneigd om contact op te nemen, omdat ze soms het gevoel hebben iemand te ‘storen’ met een ‘domme vraag’, constateert een deelnemer. “En dus moet je als leidinggevende zelf meer contact zoeken om te kijken of het daadwerkelijk wel goed gaat.” Een ander: “Het kost best veel moeite om aangehaakt te blijven of de training on the job te doen.”

Volledig in de cloud

Nemen de young profs zaken mee die ze geleerd hebben tijdens deze crisis, wil Kolthof weten. “Ik schat in dat we met klanten waar we voorheen anderhalf uur voor moesten rijden eerder digitaal in gesprek gaan. Je hoeft niet alles bij elkaar in één ruimte op te pakken. Digitaal werken geeft ook ruimte.” De young profs van de deelnemende kantoren zijn zodanig gedigitaliseerd dat werken vanuit huis kan. “We werken volledig beveiligd in de cloud. De kantoren zorgden bij aanvang van corona direct voor meer dan voldoende vpn-verbindingen. Wat dat betreft heeft de situatie geen invloed op de performance. Klantcontact blijft belangrijk, maar het is bij wijze van spreken net alsof je op kantoor bent.”

Talloze digitale tools

De young profs noemen talloze tools om de controle digitaal vorm te geven. Grotere kantoren maken gebruik van digitale gereedschappen om de controleprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. “Het is zelfs data-analyse eerst”, zegt een deelnemer. “Dat is dan een honderd procent controle waarbij wij als team op de afwijkingen duiken die uit de analyse komen.” Meerdere kantoren hebben een tool ontwikkeld die bijhoudt welke informatie al door de klant is aangeleverd. “Dat maakt het makkelijker om de benodigde documentatie bij elkaar te krijgen.” Een ander kantoor gebruikt een robot voor het controleren van de post liquide middelen.

Grasduinen in financiële data

Wie de dataconnectie met de controleklant legt, kan na goedkeuring vervolgens gaan grasduinen in de financiële data. “We pluggen in op de data van de klant. Om vervolgens de outliers en de analyses te bespreken met diezelfde klant. Hoe snel is het proces van maand- of jaarafsluiting? Waar zijn die processen te verbeteren? Waar zitten gaten in de goedkeuringen van bijvoorbeeld het inkoopproces? Je kunt zo concreet waarde toevoegen.” Kantoren ontwikkelen stuk voor stuk hun eigen tools, terwijl deze in wezen hetzelfde doen. Bijvoorbeeld een verbandscontrole. “Alleen de look and feel is waarschijnlijk anders.”

'In plaats van een steekproef van bijvoorbeeld vijftig facturen kun je nu alle data doorspitten en kun je de focus leggen op de outliers.'

Verhoogt de data-analyse de kwaliteit van de controle? De young profs zeggen volmondig ja. “In plaats van een steekproef van bijvoorbeeld vijftig facturen kun je nu alle data doorspitten en kun je de focus leggen op de outliers. En ook jouw aandacht richten op de echte bijzonderheden. Dan vind je veel zaken waar de klant geen weet van heeft. Bijvoorbeeld dat hij toch projecten heeft en die op een andere manier in de verslaggeving moeten komen.”

Spade gaat dieper de grond in

Die verdieping leidt ertoe dat klanten zeggen dat controleteams de spade dieper in de grond steken. Een young prof: “Je krijgt sneller, dieper en beter inzicht zodat je gerichte vragen aan de klant kunt stellen.” Kolthof: “Is de klant daar altijd blij mee?” Het antwoord: “Dat hangt van de klant en de vondst af. Maar het is van toegevoegde waarde als je in de managementletter op basis van data-analyse concrete aanbevelingen kunt geven.” Een ander: “Bijvoorbeeld over waar de onderneming omzet mist. Of waar iets organisatorisch niet goed loopt. Als je dat soort zaken kunt aansnijden, dan lever je toegevoegde waarde.” Weer een ander: “De volgende stap is dan ook echt continuous auditing.”

Professional judgement blijft over

De controleteams laten technologische tools meer en meer het werk doen. “Als ik een bank controleer, kan dat ook niet anders”, aldus een young prof. “Ik denk dat de controle meer en meer wordt geautomatiseerd. Dan blijven professional judgement, schattingsposten, going concern en frauderisico’s over. Dat is niet erg. Het maakt het werk alleen maar leuker.” Een deelnemer ziet verschillende stadia in de ontwikkeling van het werken met data. “In het begin wilden we er als accountant niet aan wennen. Dan maar om het systeem heen werken. In fase twee, rond mijn generatie, doken we lukraak de data in en kreeg je een wildgroei aan analyses die niet allemaal even relevant waren. We zijn nu op een punt aangekomen dat je ook weet wat je met de data kunt doen. Dat levert een flinke stap voorwaarts op.”

Kantoor stelt beginnen bij data-analyse verplicht

'Pas je het niet toe, dan moet je uitleggen waarom niet.'

Bij één van de big four is beginnen met de data-analyse zelfs verplicht gesteld. “Pas je het niet toe, dan moet je uitleggen waarom niet.” Een ander kantoor voegt data-wetenschappers toe aan de teams, als add-on. “Het hangt ook van de omvang van de klant af of data-analyse efficiënt is. Bij een hele kleine klant die net controleplichtig is, kun je net zo goed de controle op de ‘oude manier’ doen.”

Wet- en regelgeving staat niet in de weg bij digitalisering van de controle-opdrachten, maar helpen ook niet direct. Daar waren de young profs het over eens. “Het zou helpen als in de NV COS wordt opgenomen wanneer je wel en niet gebruik mag maken van data en de bijbehorende controletechnieken. Een participant reageert: “We doen met data-analyse veel meer dan de traditionele steekproeven, maar de vraag is dan nog hoe ver je moet blijven doorgaan met testen. Daar is geen duidelijke grens voor.”

Maakt technologie beroep aantrekkelijker?

Is technologie belangrijk voor de aantrekkelijkheid van het werk? “Ja”, is een reactie. “Als je de minder leuke zaken kunt automatiseren, dan kun je je focussen op de interessantere zaken.” Daarbij is het volgens een deelnemer wel zaak zelf ook bij te blijven. “Nieuwkomers binnen het kantoor komen zelf ook weer met nieuwe ideeën, wensen en andere tools aanzetten.” Het vreemde is dat accountantskantoren veel werken met nieuwe technologieën, maar dat nauwelijks noemen als pluspunt in vacatureteksten. “Venten we dat genoeg uit?”, wilde Kolthof weten. “Ik denk dat we daar voorzichtig mee zijn omdat we zelf ook nog aan het uitvogelen zijn wat wel en niet werkt.” Alhoewel het naar buiten brengen wel voordelen heeft, reageert een ander. “Zo staan talenten binnen de organisatie eerder op om bij te dragen.” In offertes voor klanten worden data-analyses wel vaak genoemd. “Daar vertellen we altijd graag over hoe dit van toegevoegde waarde kan zijn.”

Hoe digitaal moet het beroep worden?

Tot slot: hoe digitaal moet het controleberoep worden? “In het toekomstige profiel van de accountant zie ik dat de accountant voldoende kennis moet hebben van data-analyse. Zonder dat hij hoeft te kunnen coderen.” De opleidingen tot een RA en RE worden allebei technischer, stelt een deelnemer. “Het is niet nodig om deze twee disciplines samen te voegen.” Je moet als accountant diepgaande kennis blijven hebben van de standaarden.

'Hoe hard de digitale ontwikkeling gaat? Vergis je niet. Digitalisering neemt echt heel erg snel een hoge vlucht.'

“Het verslaggevingsaspect kun je namelijk moeilijk automatiseren. Alhoewel ik voor de toekomst best voor me zie dat er kleinere teams komen. Een RA en een assistent en dat het daaronder allemaal meer is gedigitaliseerd. Het is tegenwoordig al zo dat we soms eerst met de data beginnen, voordat we met de klant spreken. Eerst de data bekijken, dan pas gericht vragen stellen en assumpties testen bij de klanten. Dat is een omgekeerde wereld. Hoe hard de digitale ontwikkeling gaat? Vergis je niet. Digitalisering neemt echt heel erg snel een hoge vlucht.”

De deelnemers

Maxime Asjes, junior manager Audit en lid van de Young Audit Board bij Deloitte
Julian Jonker, accountantmedewerker bij Qwintess
Maxime Kraus, Consultant Assurance Traineeship en lid van de Young Audit Quality Board bij KPMG
Trang Tran, Senior Associate Assurance en Digital Accelerator bij PwC
Wouter van der Veer, Junior Manager en Digital Quality Ambassador bij EY