• Maatschappij

'Als de druk oploopt, blijkt wat voor accountant je bent'

Alarm_1000x684.jpg

Aan handboeken, standaarden en procedures geen gebrek als het om fraudesignalen gaat. Maar wat doet de accountant nu echt als tekenen van vals spel zich aandienen? Feiten verzamelen, zo zorgvuldig mogelijk, verhaalt Mariska Hoogstad (Mazars). Daarnaast: voortdurend overleg met collega's over de beste werkwijze. Ten slotte: voet bij stuk te houden. "Het kan zwaar zijn. Fraude aankaarten is een heftig traject."

Geert Dekker

"Op een gegeven moment wordt het persoonlijk", zegt Mariska Hoogstad, director Audit & Assurance bij Mazars en tekenend accountant voor wettelijke controles. Enige tijd geleden stuitte haar team bij een van die controles op "vage omschrijvingen" rond de onderbouwing van aannames die het management van een (buitenlandse) werkmaatschappij gebruikte bij het opstellen van een balanspost. "Zoiets leggen we dan aan elkaar voor: snap jij dit?" Soms is zo'n vraag snel beantwoord, soms niet. In dit geval leidde hij tot de ontdekking van een stevige 'financial reporting fraude'. Na een lange en moeizame weg weten Hoogstad en haar team de klant te overtuigen de juiste maatregelen te nemen.

'Misschien word je geacht over een olifantenhuid te beschikken, maar als de druk zo hoog oploopt, dan is zo'n zaak niet alleen maar werk.'

Eind goed, al goed? "Ik moest daarna wel bijtanken", zegt ze met een lachje. "Weekeinden doorwerken, nachten doorwerken, een steeds grotere druk van de klant die niet wil dat de goedkeuring van de jaarrekening zo lang wordt opgehouden; het gaat je niet in de koude kleren zitten. Misschien word je geacht over een olifantenhuid te beschikken, maar als de druk zo hoog oploopt, dan is zo'n zaak niet alleen maar werk. Dan raakt het je als mens, dan wordt het dus ook persoonlijk."

Uitpluizen

Bij de wettelijke controle van de jaarrekening zijn de werkzaamheden van de accountant niet primair gericht op het opsporen van fraude. Maar als er fraudesignalen zijn, dan dient hij of zij die uit te pluizen. "In eerste instantie vooral om te bepalen of die fraude misschien gevolgen heeft voor de jaarrekening", zegt Hoogstad. "Per slot van rekening is het doel van de controle het vellen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dan moeten we dus ook vastgesteld hebben of fraude die getrouwheid misschien aantast."

Afgezien daarvan zijn er meer redenen elk fraudesignaal serieus te nemen. "Een kleine fraude kan duiden op een groter probleem, bijvoorbeeld een bedrijfscultuur waarin men het niet zo nauw neemt met de regels. Het kan om het stelen van een laptopje gaan, maar een bedrijfscultuur waarin dat min of meer ingecalculeerd wordt, vormt een risicofactor op zichzelf. Daar moet de accountant dan zijn controlewerkzaamheden op aanpassen."

Vervolgens zal ook de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de accountant hem of haar ertoe aanzetten ernst te maken met elk signaal dat er iets niet deugt bij een organisatie. Fraude-opsporing mag dan formeel bij een wettelijke controle niet een primair doel zijn, al met al leidt dit wel tot de praktijk dat accountants het onderwerp vanaf de allereerste klantcontacten en de allereerste werkzaamheden scherp op hun netvlies hebben.

Risicoprofiel

"Het speelt al een rol bij de acceptatie van een controlecliënt", zegt Hoogstad. "Is de sector fraudegevoelig, zijn er problemen geweest in het verleden, wat weten we over de integriteit van het management? Dat leidt dan tot een risicoprofiel op grond waarvan we beslissen of we met die klant in zee willen. Dat hangt dan ook af van de capaciteit die we tot onze beschikking hebben. Als er sprake is van meer dan gemiddelde risico's, dan moeten we bijvoorbeeld op dat moment ook de ervaren mensen beschikbaar hebben om in het controleteam plaats te nemen."

Signalen kunnen ook opduiken bij het eerste (kennismakings)gesprek. "Heeft men ruzie gemaakt met de vorige accountant? Zo ja, waar ging dat over? Het kan ook voorkomen dat men concreet de vraag stelt wat wij door de vingers zien en wat niet. Of men maakt duidelijk de controle eigenlijk te zien als een verplicht nummer, de meerwaarde niet te zien. Tja, als dat de gedachtegang is..."

Eenvoudig

Wat te doen in dergelijke gevallen? "Praten met collega's", zegt Hoogstad eenvoudig. "Zo nodig met compliance. Bij heel belangrijke klanten kan ook het bestuur meedenken. En je grijpt nog eens terug op de procedures die je met elkaar hebt afgesproken."

Ook in de volgende stap, het plannen van de audit, komen de frauderisico's aan de orde. "Het geheim van een goede audit planning meeting is dat het hele team, van stagiaires en assistenten tot aan directors en partners, meedenkt en meepraat over wat er allemaal mis kan gaan. Alles wat dan te berde gebracht wordt, verwerk je in de controleaanpak die je daarna vaststelt."

Vervolgens is het een kwestie van een kritische instelling ten aanzien van alles wat het team tegenkomt. "We hebben ook wel eens een stagiair gehad die bij het nakijken van het kasboek vragen had bij een paar opvallend grote transacties. Daar bleek ook een fraudezaak achter te zitten."

'Hoe ga je bijvoorbeeld om met de emoties die er op een gegeven moment bijkomen? Soms ben je meer een psycholoog dan een accountant.'

Waarom het bij cliënten met een hoger frauderisicoprofiel toch belangrijk is dat er (meer) ervaren mensen kunnen worden ingezet, maakte Hoogstad zelf mee rond de genoemde financial reporting fraude. "Bij de zoektocht naar de feiten wordt toch voortdurend van je gevraagd dat je de wet- en regelgeving goed interpreteert: de controlestandaarden, de wetgeving rond het tegengaan van witwassen, de wetten rond het toezicht op accountantsorganisaties, et cetera. Vervolgens komt ervaring van pas in de gesprekken met het management. Hoe krijg je, met al die verschillende belangen die spelen, iedereen op één lijn? En hoe ga je bijvoorbeeld om met de emoties die er op een gegeven moment bijkomen? Soms ben je meer een psycholoog dan een accountant."

Twijfelen

De belangrijkste tegenstelling is meestal het belang van de klant, die de controle zo snel mogelijk afgerond wil zien, tegenover het belang van de accountant en het accountantskantoor, die de controle goed uitgevoerd willen zien. "Dan moet je dus voet bij stuk weten te houden." Voorwaarde daarvoor is wel dat de accountant zelf overtuigd is van de feiten. "En op dat vlak gaat zorgvuldigheid boven tijdsdruk", zegt Hoogstad. "Je doet alles met de uiterste zorgvuldigheid, maar er zijn altijd die momenten waarop je denkt: heb ik nu alle feiten die nodig zijn om een conclusie te trekken?"

In dat punt school voor haar een belangrijke leerervaring. "In de evaluatie van de controle kwam dat aan de orde: de nadruk die ik als leider van het team op de zorgvuldigheid legde, had ook een keerzijde: ik koos ervoor de klant beperkt in te lichten zolang we niet alle feiten op een rijtje hadden. Achteraf kan ik zeggen: wellicht was het beter geweest als we de klant er in een vroeger stadium al meer bij hadden betrokken en hadden aangegeven wat de ernst van de zaak was, als de feiten juist zouden blijken te zijn."

'Op welk moment moet wie en welke instantie op de hoogte worden gebracht, en waarvan precies?'

Meldingen

Ook op andere punten zegt Hoogstad "veel geleerd" te hebben. Niet alleen met het oog op dit type fraude dus? "Zeker niet. Bijvoorbeeld ten aanzien van de meldingen die je moet doen. Op welk moment moet wie en welke instantie op de hoogte worden gebracht, en waarvan precies? Dat is ingewikkelde materie, maar als je zo'n traject een keer helemaal doorlopen hebt, wordt het veel duidelijker."

Persoonlijk leerde de geschiedenis haar hoe ze onder druk functioneert. Ze vond het zwaar. "Fraude aankaarten is een heftig traject. Maar ook: als de druk oploopt, kun je laten zien wat voor accountant je bent. Eén die wegkijkt, of één die vasthoudt. En ik heb ook geleerd hoe je dat dan doet: vasthouden. Namelijk met de hulp van anderen. Ik heb geleerd welke stappen je allemaal intern kunt maken. Om steun en draagvlak te krijgen, maar ook vaktechnische en juridische hulp. Het sparren met het team, met collega's, de besprekingen met compliance... De beslissingen die je neemt worden zo gezamenlijke beslissingen en dat heeft mij veel geholpen op de momenten dat het echt spannend was."