Hoe accountants bijdragen aan het voorkomen en signaleren van fraude…

13 mei 2019

Hoe hebben die inspanningen zich in de afgelopen jaren ontwikkeld? Er is een aantal indicatoren beschikbaar om de inspanningen en resultaten zichtbaar te maken:

• Het aantal consultaties bij de zogenaamde fraudepanels van kantoren, die onderdeel zijn van het stelsel van kwaliteitsbeheersing;
• Het aantal gevallen waarin de accountant een redelijk vermoeden van fraude constateert;
• Het aantal meldingen van ongebruikelijke transacties.

Het Dashboard toont de aantallen en ontwikkelingen van elk van deze indicatoren. Omdat de aantallen nogal verschillen is een korte toelichting van de onderlinge samenhang behulpzaam bij het interpreteren van de grafieken.

Consulteren gaat over redelijk vermoeden van fraude

Een accountant die een signaal van fraude identificeert bij een controlecliënt consulteert veelal bij het fraudepanel van het kantoor. Het gaat hier om een mogelijke fraude. Het onderzoek dat volgt moet aantonen of er sprake is van een redelijk vermoeden van fraude. Een redelijk vermoeden van fraude betekent dat de accountant op basis van zijn controlewerkzaamheden tot de conclusie is gekomen dat er daadwerkelijk sprake is geweest van fraude. Het aantal situaties van een redelijk vermoeden van fraude is altijd lager dan het aantal consultaties. Niet ieder signaal blijkt immers daadwerkelijk fraude te zijn.

Meldingen van ongebruikelijke transacties

Iets vergelijkbaars geldt voor het aantal meldingen van ongebruikelijke transacties. Accountants melden transacties van hun cliënten waarbij er een aanleiding is om te veronderstellen dat de transactie verband kan houden met witwassen of de financiering van terrorisme. Uit het woordgebruik kunt u al aflezen dat de drempel om te melden laag is.

De grafieken vermelden het aantal meldingen van ongebruikelijke transacties van alle accountants. Bij de aantallen consultaties en aantallen redelijk vermoeden van fraude gaat het slechts om deel van het aantal kantoren.

Van potentieel risico naar concreet signaal

Accountants zijn altijd alert op het risico dat de jaarrekening materiële fouten bevat, ook als gevolg van fraude. Daar richten ze hun werkzaamheden ook op in. Als een accountant daadwerkelijk een signaal van fraude bij een cliënt constateert, is dat een serieuze gebeurtenis met vaak grote gevolgen.

Accountants geven zowel bij de planning, als in de risicoanalyse en tijdens de uitvoering van de controle, aandacht aan zogenoemde frauderisicofactoren. Deze kunnen gelegen zijn in leemtes in processen of in de toon aan de top van de controlecliënt. Voor het identificeren van dergelijke risicofactoren kunnen accountants gebruik maken van ondersteuning door forensische accountants. Een daadwerkelijk signaal dat er een fraude gaande is, is voor de meeste accountants echter geen ‘business as usual’. Dat komt voor de gemiddelde accountant hooguit een paar keer in haar of zijn loopbaan voor. Accountantskantoren hebben in hun stelsel van kwaliteitsbeheersing daarom procedures ingericht die ervoor zorgen dat een signaal van fraude goed wordt opgevolgd volgens de controlestandaarden (NV COS 240).

Ervaring en professioneel kritische houding van de accountant

Het identificeren van een signaal dat er iets aan de hand zou kunnen zijn vergt ervaring en een professioneel-kritische houding van de accountant. Soms is er een concrete aanleiding, soms is er niet meer dan een ‘niet pluis’-gevoel. In alle gevallen zal de accountant zich beseffen dat het opvolgen van het signaal tijd, aandacht en specifieke kennis vraagt. Interne kwaliteitsprocedures waarborgen dat het signaal goed wordt opgevolgd.

Kennis over fraude gecentreerd bij fraudepanel

Bij de meeste kantoren met een oob-vergunning is specifieke kennis gecentreerd bij een zogenaamd fraudepanel. De accountant die tijdens zijn werk op een signaal van fraude stuit, is vaak verplicht om dit fraudepanel te consulteren. Het fraudepanel staat de accountant met raad en daad terzijde, fungeert als kritische gesprekspartner en denkt mee over de te zetten stappen en de juiste oplossingen. De omvang van de fraudepanels op de kantoren in het oob-segment varieert van 3 tot 11 personen. Sommige kantoren werken met een flexibele schil van specialisten. Andere kantoren hebben die specialisten geïntegreerd in het vaste fraudepanel. Dat verklaart het verschil in omvang.

Leden van fraudepanels beschikken vaak over ruime ervaring met het uitvoeren van controles, zijn forensisch accountant of jurist, of zijn expert op het gebied van cybercrime of risk management. Als dat nodig is zetten de fraudepanels ook externe expertise in, bijvoorbeeld van een strafrechtjurist of een Wwft-expert. Rekening houdend met alle verschillende belangen die spelen, zetten zij hun gezamenlijke expertise in zodat bij een signaal van fraude de accountant de juiste stappen kan zetten bij zijn controlewerkzaamheden.

Ook niet-oob-kantoren leggen signalen voor

Accountantskantoren in het niet-oob-segment hebben, gezien de omvang van het kantoor, veelal geen eigen fraudepanel. Wel kennen ook deze kantoren vanuit het stelsel van kwaliteitsbeheersing in de regel de plicht dat signalen van fraude ter consultatie moeten worden voorgelegd aan de compliance officer of de afdeling vaktechniek.

Meldplicht als controlecliënt fraude niet adequaat opvolgt

Als er daadwerkelijk sprake blijkt te zijn van fraude, dan dringen accountants bij hun controlecliënten aan op het zoveel mogelijk ongedaan maken van de gevolgen van die fraude. Tevens dringen accountants aan op het treffen van maatregelen om vergelijkbare situaties in de toekomst te voorkomen. Als het herstelplan van de onderneming toereikend is, en er adequaat opvolging wordt gegeven aan dit plan, dan hoeven accountants de fraude niet te melden bij externe instanties. De accountant moet bij het meldpunt voor accountants bij de politie wel een melding doen, als de controlecliënt de fraude niet adequaat opvolgt. Deze meldplicht is alleen relevant indien sprake is van een wettelijke controle. In verreweg de meeste gevallen is sprake van een adequate opvolging: in ieder van de jaren 2014 tot en met 2017 zijn slechts 0, 1 of 2 gevallen gemeld waarbij de cliënt geen adequate opvolging heeft gegeven aan de fraude. In 2018 waren dat er overigens aanzienlijk meer (8, ofwel 19 procent van het totale aantal, waarvan 6 bij één kantoor).

Dat ondernemingen de opvolging van fraude serieus nemen blijkt dus wel uit het zeer beperkte aantal meldingen dat accountants hebben moeten doen van niet-adequaat opgevolgde fraude. In verreweg de meeste gevallen neemt de cliënt dus gedegen maatregelen na geconstateerde fraude. De regelgeving voor accountants draagt ook op deze manier bij aan het voorkomen en het adequaat opvolgen van fraude.

Accountant meldt ongebruikelijke transacties

Accountants melden ongebruikelijke transacties bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL). Het betreft dan een transactie waarbij de accountant aanleiding heeft om te veronderstellen dat deze verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme. Hieronder vallen ook fraudes van materieel of niet-materieel financieel belang. Ook deze meldingen dragen bij aan het detecteren van fraude door FIOD en het Openbaar Ministerie.