Keuzehulp

Welk accountantsproduct heb ik nodig?

Wat bedoelen we met accountantsverklaringen en andere rapportages?

Accountants kunnen verschillende opdrachten uitvoeren en daar verschillende vormen van verklaringen of rapportages bij afgeven.

• Een accountantsverklaring is een verklaring bij een overzicht met historische informatie zoals een jaarrekening. Er bestaan drie soorten accountantsverklaringen: de samenstellingsverklaring, beoordelingsverklaring en controleverklaring.
  
• Accountants maken ook andere rapportages dan verklaringen bij jaarrekeningen. Er zijn drie hoofdvormen: assurance-rapporten, rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden en andere rapportages.

Hoe maak ik een keuze?

Welke product je nodig hebt hangt af van vragen zoals:

• Waarvoor heb je de informatie nodig?
• Heb je behoefte aan zekerheid van de accountant? Of is een overzicht of feitelijke bevestiging voldoende?
• Verwacht je een oordeel van de accountant over de informatie?
• Gaat het om historische cijfers of om andere informatie? Zoals toekomstgerichte informatie of niet-financiële informatie?
• Is de informatie toetsbaar aan duidelijke criteria?

Hoe je deze vragen beantwoordt bepaalt welk product geschikt is. Houd er rekening mee dat hoe meer zekerheid je verwacht, hoe intensiever de werkzaamheden van de accountant en hoe hoger de kosten. Weeg daarom goed af wat je echt nodig hebt, waar de grootste risico’s liggen en wat een verantwoorde kosten-batenafweging is.

Heb je behoefte aan zekerheid van de accountant?

Sommige opdrachten voldoen aan de eisen voor een assurance-opdracht (waarbij de accountant zekerheid geeft). Dat vraagt om duidelijke criteria zoals:

• drie betrokken partijen (accountant, verantwoordelijke en beoogde gebruikers)
• het object van onderzoek is geschikt en toetsbaar
• er zijn duidelijke en toepasbare criteria
• de accountant verwacht voldoende en geschikte assurance-informatie te verkrijgen
• de mogelijkheid voor de accountant om schriftelijk te rapporteren over het resultaat

Voldoet een opdracht hier niet aan, dan kan de accountant vaak wel andere rapportages opstellen, maar zonder oordeel of zekerheid zoals bij een assurance-verklaring.

Oordeel of geen oordeel?

Bij assurance producten geeft de accountant een oordeel (bijvoorbeeld dat informatie voldoet aan bepaalde criteria of dat een jaarrekening een getrouw beeld geeft). Dat kan alleen bij opdrachten die voldoen aan de eisen voor een assurance-opdracht.

Bij andere opdrachten geeft de accountant geen oordeel of zekerheid. Dat geldt bijvoorbeeld bij:

• samenstellingsopdrachten, waarbij de accountant helpt bij het opstellen van een overzicht en daarbij zijn deskundigheid en professionele oordeelsvorming inzet, maar geen zekerheid geeft over de juistheid ervan;
• rapporten inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden, waarbij de accountant feitelijke bevindingen rapporteert en de gebruiker zelf conclusies trekt.

Het verschil tussen samenstellen, beoordelen en controleren in het kort:

De mogelijkheden op een rij

In onderstaand overzicht zie je welke type accountant bevoegd is voor welke opdrachten. Dit hangt af van hun titel (RA of AA), of zij certificeringsbevoegd zijn en of zij werkzaam zijn bij een accountantspraktijk met een Wta-vergunning.

De accountant maakt altijd een afweging (op basis van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) en de beroepsreglementering) of er voldoende vaktechnische kennis, tijd en capaciteit is om de opdracht uit te kunnen voeren volgens de wet- en regelgeving en het kwaliteitsmanagement- of kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantspraktijk.

Samenstellingsverklaring

Bij samenstellingsopdrachten helpt de accountant bij het opstellen van het overzicht, meestal de jaarrekening. De accountant geeft geen zekerheid dat het overzicht vrij is van  fouten die van invloed kunnen zijn op de beslissingen van gebruikers. Hoewel de accountant geen zekerheid geeft, wordt welprofessionele oordeelsvorming toegepast. Daarbij wordt gebruikgemaakt van deskundigheid en kennis van de organisatie. De accountant bekijkt kritisch de aangeleverde informatie, vraagt waar nodig om correctie of aanvullingen kan zelf voorstellen doen voor aanpassingen. Uiteindelijk is het bestuur van de organisatie verantwoordelijk voor de inhoud van de jaarrekening. 

Werkzaamheden

Om de jaarrekening te kunnen samenstellen voert de accountant uiteenlopende werkzaamheden uit, denk hierbij aan: 

• Administratie doornemen en aansluiting met onderliggende stukken vaststellen 
• Verbanden analyseren, zoals tussen kosten en activa 
• Toetsen van gebruikte waarderingsgrondslagen 
• Nagaan of presentatie voldoet aan de wet- en regelgeving 
• Overleg over schattingen of grondslagen met het bestuur 
• Globale plausibiliteitscontrole van het eindbeeld  

De accountant kent de onderneming vaak goed en kan op basis daarvan inschatten of het geheel een logisch beeld geeft. Als de accountant onvoldoende informatie krijgt of onjuistheden niet worden aangepast, kan de opdracht teruggeven worden.  

Wat levert de accountant op?

De accountant geeft geen oordeel of conclusie over het overzicht, maar voegt een samenstellingsverklaring toe waarin wordt aangegeven dat de jaarrekening is samengesteld door de accountant. Indien nodig wordt een passage toegevoegd om bepaalde zaken, zoals continuïteit of overige belangrijke informatie, extra onder de aandacht te brengen.  

Beoordelingsverklaring 

Bij een beoordelingsopdracht onderzoekt de accountant of de jaarrekening een goede weergave is van de financiële situatie van de organisatie. Bij dit type opdracht is de accountant onafhankelijk van de organisatie. De werkzaamheden zijn minder diepgaand dan bij een controleverklaring (zie hieronder), waardoor de accountant een beperkte mate van zekerheid kan geven. Dit type opdracht is alleen van toepassing op historische informatie, zoals een jaarrekening.  

De accountant voert de opdracht uit op basis van vastgestelde beroepsregels. Het doel is om te kunnen verklaren dat er niets is gebleken waaruit blijkt dat de jaarrekening niet in overeenstemming is met de geldende verslaggevingsregels.    

Werkzaamheden

De accountant voert verschillende werkzaamheden uit om te beoordelen of de jaarrekening op juiste wijze is opgesteld. Deze werkzaamheden zijn bedoeld om inzicht te krijgen, afwijkingen te signaleren en consistentie te toetsen. Denk hierbij aan: 

• Inzicht krijgen in de activiteiten van de organisatie en de bedrijfstak; 
• Informeren naar gebruikte grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; 
• Inwinnen van informatie over hoe de cijfers tot stand zijn gekomen; 
• Doorvragen bij posten van materieel belang en bij bijzondere of complexe transacties; 
• Cijferanalyses uitvoeren, zoals vergelijken met eerdere jaren of begrotingen; 
• Beoordelen van de samenhang van posten die normaal gesproken een patroon volgen; 
• Kritisch doornemen van de jaarrekening op basis van de verkregen informatie; 
• Overleggen met financiële verantwoordelijken over volledigheid en eventuele wijzigingen. 

Wat levert de accountant op?

De accountant geeft een beoordelingsverklaring af waarin staat dat 'niets is gebleken' dat aanleiding geeft om te denken dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. Dit betekent dat de cijfers aannemelijk zijn op basis van de uitgevoerde werkzaamheden.  

Als de accountant wél afwijkingen constateert of onvoldoende informatie heeft, kan deze een verklaring met aangepast oordeel afgeven. 

• Conclusie met beperking 
• Onthouding van conclusie 
• Afkeurende conclusie 

Soms wordt een paragraaf toegevoegd om bijzondere omstandigheden te benadrukken, zoals onzekerheid over de continuïteit. 

Controleverklaring 

Bij een controleopdracht onderzoekt een de  accountant of de jaarrekening met een hoge mate van zekerheid een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van de organisatie. Bij dit type opdracht is de accountant onafhankelijk van de organisatie. Het gaat altijd om historische financiële informatie, zoals een jaarrekening of specifieke overzichten (zoals een WNT-verantwoording of subsidierapportage).

Het doel van de controle is om te verklaren dat de informatie geen materiële afwijkingen  bevat (een fout of ontbrekende informatie in de historische financiële informatie die zo belangrijk is dat dit het beeld van de organisatie kan vertekenen. De accountant geeft daarbij een redelijke mate van zekerheid: dat is hoog, maar nooit absoluut. Er blijft altijd een risico dat informatie, bewust of onbewust, een afwijking bevat. Het is bovendien niet haalbaar of efficiënt om elke afzonderlijke transactie te controleren.  

Wettelijke en vrijwillige controle

Sommige controles zijn wettelijk verplicht. Dat geldt bijvoorbeeld voor grote of middelgrote rechtspersonen (volgens artikel 2:397 BW), gemeenten, of instellingen onder toezicht van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), zoals verzekeraars of bepaalde zorginstellingen. Alleen een accountantsorganisatie met een Wta-vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) mag wettelijke controles uitvoeren. Deze organisaties staan geregistreerd bij de AFM. Bekijk het register van de AFM. 

Naast wettelijke verplichtingen kan een controle ook vrijwillig worden afgesproken, bijvoorbeeld omdat dit in de statuten staat of omdat een bank of subsidieverstrekker dit eist. 

Een getrouw beeld

De accountant controleert of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en resultaat van de organisatie. Bij andere rapportages, zoals een omzetopgave of subsidierapportage, controleert de accountant of het overzicht is opgesteld volgens het geldende stelsel voor financiële verslaggeving. De jaarrekening hoeft niet op de euro nauwkeurig te zijn, maar moet wel voldoende zekerheid bieden om besluitvorming mogelijk te maken.  

Werkzaamheden

De accountant voert een combinatie uit van systeemgerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Systeemgerichte werkzaamheden zijn gericht op het toetsen van de werking van interne beheersmaatregelen, zoals interne controles of procesafspraken binnen de organisatie, terwijl gegevensgerichte werkzaamheden zich richten op het rechtstreeks controleren van cijfers en onderliggende documenten. De controlewerkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• Inzicht krijgen in de organisatie, processen en omgeving; 
• Risico’s inschatten op materiële fouten (afwijkingen van materieel belang); 
• Onderzoeken van frauderisico’s en continuïteitsrisico’s; 
• Beoordelen van de opzet en werking van interne beheersmaatregelen; 
• Uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden zoals: 
• Onderzoeken van transacties van order tot betaling; 
• Voorraadtellingen bijwonen; 
• Saldi bevestigen bij banken of afnemers; 
• Cijferanalyses uitvoeren en afwijkingen verklaren; 
• Aansluiten van de jaarrekening op de administratie; 
• Beoordelen van journaalposten en aanpassingen tijdens het opstellen van de jaarrekening; 
• Inlichtingen inwinnen bij betrokkenen binnen en buiten de organisatie. 

Wat levert de accountant op?

De accountant geeft een controleverklaring af met  een onafhankelijk oordeel over de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie. De meeste verklaringen zijn goedkeurend. Als er afwijkingen zijn of onvoldoende controle-informatie beschikbaar is, geeft de accountant een verklaring met een aangepast oordeel: 

• oordeel met beperking (formulering “uitgezonderd”) 
• oordeelonthouding 
• afkeurend oordeel 

De reden voor het aangepaste oordeel wordt altijd toegelicht in de verklaring. Soms zijn er meerdere oorzaken, zoals een combinatie van onzekerheid en geconstateerde fouten. 

In de controleverklaring kunnen ook ‘paragrafen ter benadrukking’ voorkomen, waarin de accountant specifieke onderwerpen extra toelicht. Bij controleopdrachten is het verplicht dat de accountant rapporteert over de risico’s op fraude en continuïteit in aparte paragrafen. Dit helpt toezichthouders en belanghebbenden bij hun beoordeling van de organisatie. 

Assurance-rapporten 

De accountant kan ook een beperkte of redelijke mate van zekerheid geven over informatie die niet onder historische informatie valt. Denk hierbij aan subsidieverantwoordingen of de beschrijving en de opzet (en eventueel de werking) van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie. Bij toekomstgerichte informatie, zoals prognoses, wordt gerapporteerd via een onderzoeksrapport.  

In beide gevallen onderzoekt de accountant of de verantwoording voldoet aan vooraf vastgestelde criteria. Welke werkzaamheden de accountant uitvoert en hoe grondig die zijn, hangt af van het niveau van zekerheid dat wordt gevraagd.   

Een assurance-rapport bevat naast de conclusie ook informatie over de opdrachtvoorwaarden, de criteria die zijn gebruikt en de werkzaamheden die zijn uitgevoerd. De accountant kan bovendien een paragraaf opnemen waarin belangrijke aspecten extra worden toegelicht, bijvoorbeeld onzekerheden of bijzonderheden in de verantwoording. 

Werkzaamheden  

De werkzaamheden van de accountant zijn gericht op het vaststellen of de informatie voldoet aan vooraf bepaalde criteria. Afhankelijk van het gewenste zekerheidsniveau (beperkt of redelijk) verricht de accountant onder meer de volgende werkzaamheden: 

• Inzicht verkrijgen in de organisatie, haar omgeving en doelstellingen van de rapportage; 
• Inschatten van risico’s dat informatie fouten bevat die van invloed kunnen zijn op de beslissing van de gebruiker; 
• Beoordelen van interne processen of onderbouwingen, indien relevant; 
• Cijferanalyses uitvoeren en verbanden beoordelen; 
• Inwinnen van inlichtingen en onderbouwingen bij betrokkenen; 
• Toetsen of de informatie voldoet aan de afgesproken normen of richtlijnen. 

Rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden 

Een rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden komt tot stand wanneer de accountant en de opdrachtgever vooraf samen duidelijk afspreken welke werkzaamheden de accountant uitvoert. De accountant voert uitsluitend de vooraf afgesproken werkzaamheden uit en legt daarna de feitelijke bevindingen vast in een rapport. Daarbij wordt geen oordeel of conclusie gegeven. De gebruiker van het rapport bepaalt zelf welke conclusies uit de gegeven informatie kunnen worden getrokken.

Werkzaamheden

De werkzaamheden zijn afhankelijk van het onderwerp en de gemaakte afspraken. Ze kunnen betrekking hebben op zowel financiële als niet-financiële informatie. Voorbeelden zijn: 

• Toetsen of documenten of contracten voldoen aan vooraf afgesproken criteria (bijvoorbeeld bij aanbestedingen); 
• Verzamelen en vastleggen van cijfermatige gegevens of gebruiksdata (zoals energieverbruik, productievolumes of loonsommen); 
• Rapporteren van feitelijke constateringen over processen of systemen (zoals een kwaliteitssysteem of een interne procedure); 
• Vastleggen van bevindingen tijdens een observatie of fysieke controle. 

Subsidieverantwoordingen 

Bij subsidies wordt vaak om een rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden gevraagd, afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag en de voorwaarden van de subsidieregeling. De accountant rapporteert feitelijk over de vooraf afgesproken werkzaamheden; de gebruiker concludeert zelf of aan de voorwaarden is voldaan

Wat levert de accountant op?

De accountant rapporteert uitsluitend de bevindingen die voortkomen uit de afgesproken werkzaamheden. Omdat het rapport specifiek is afgestemd op de behoeften van de opdrachtgever, is het niet bedoeld voor algemeen gebruik. Om misverstanden te voorkomen, wordt van tevoren afgesproken wie het rapport ontvangt en wat de accountant wel en niet onderzoekt. Deze afspraken worden vaak vastgelegd in een controleprotocol. 

Andere rapportages van accountants 

Deze rapportages vallen buiten het kader van accountantsverklaringen of assurance-rapporten. De accountant geeft hierbij geen zekerheid, maar draagt door zijn deskundigheid, ervaring en beroepsregels wel bij aan de betrouwbaarheid van de informatie.  

Voorbeelden van dit type rapportages

• Derdenverklaringen, bijvoorbeeld voor verzoeken aan de Belastingdienst tot bijzonder uitstel van betaling; 
• Fiscale aangiften, inclusief winstbijlagen; 
• Overzichten uit de administratie, zoals debiteurenlijsten of overzicht van de materiële vaste activa aan de ondernemer; 
• Advisering over administratieve inrichting of fiscale vraagstukken; 
• Kengetallenoverzichten; 
• Brieven waarin specifieke informatie wordt bevestigd, zoals de loonsom voor een verzekeringsaanvraag of de omzet voor een branchebijdrage. 

Derdenverklaring  

Een derdenverklaring is een verklaring waarin de accountant bevestigt dat bepaalde informatie afkomstig is van de organisatie en aansluit op de administratie. De accountant voert hierbij geen controle uit en geeft ook geen zekerheid. De kracht van de derdenverklaring zit in het feit dat een deskundige derde de informatie bekijkt en bevestigt. Dit kan waardevol zijn voor bijvoorbeeld de Belastingdienst of een kredietverstrekker. 
Hoewel ook anderen zo’n verklaring mogen afgeven, biedt de betrokkenheid van een accountant extra betrouwbaarheid dankzij de kwaliteitswaarborgen van een accountant.   

Werkzaamheden

De accountant voert in dit soort opdrachten meestal de volgende werkzaamheden uit: 

• Het opstellen van cijfermatige overzichten; 
• Aansluitingen maken tussen cijfers en onderliggende documentatie; 
• Beoordeling van de periodiciteit van kosten; 
• Beoordelen van de interne consistentie of logica van gegevens. 

Gebruikers

Deze rapportages zijn doorgaans bedoeld voor de klant zelf of voor een specifieke derde partij, zoals de Belastingdienst of een verzekeraar. De accountant weet dus wie de beoogde gebruikers zijn. Als bekend is dat er ook andere gebruikers zijn, wordt daar in de formulering van de rapportage rekening mee gehouden.

Uitzonderingen

Soms worden de andere rapportages ook aan andere partijen verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van een rechtszaak, een due diligence-onderzoek of de verkoop van een onderneming. Bij forensische onderzoeken legt de accountant zijn bevindingen zorgvuldig vast, inclusief hoor- en wederhoor. Zo ontstaat een rapport dat op zorgvuldige wijze tot stand komt en onderbouwd is met controleerbare informatie.