Werkgroep Controleprotocollen (COPRO)

Hoe werkt COPRO?

Naast uitvoerbaarheid voor de accountant kijkt COPRO naar de informatiebehoefte van de subsidieverstrekker en de administratieve lasten voor de subsidieontvanger.

De Schrijfwijzer Accountantsprotocollen vormt hierbij de basis. Met als uitgangspunt dat al bij het ontwerp van nieuwe regels moet worden nagedacht over de rol van de accountant.

Vergaderdata en inleverprocedure COPRO

COPRO vergadert zesmaal per jaar (februari, april, juli, september, oktober en december) en beoordeelt de protocollen volgens een vaste procedure. Periodiek worden voortgangsoverzichten gepubliceerd. Dit overzicht geeft aan welke protocollen in de COPRO-vergaderingen in behandeling zijn genomen en zijn afgerond per kalenderjaar.

Vergaderdata van COPRO voor 2024 zijn: 7 februari, 17 april, 3 juli, 18 september, 30 oktober en 11 december 2024.

De inzendtermijn voor stukken is uiterlijk 4 weken vóór de vergaderdatum. Om een protocol te kunnen beoordelen heeft COPRO nodig:

• Oplegnotitie met uitleg van het protocol
• Wet- en regeling waarop het protocol is gebaseerd
• Laatste versie van het protocol in Word
• Bijbehorende verantwoordingsformulier

In de oplegnotitie (maximaal 1 A4) wordt de context van het protocol geschetst:

• Waar is de (subsidie)regeling voor bedoeld, welk doel wil men hiermee bereiken
• Wat wordt in het protocol precies van de accountant verwacht
• Welke overwegingen lagen ten grondslag aan het gekozen accountantsproduct
• Hoe past dit accountantsproduct in het totale beheerskader van de regeling

Bij vragen kunt u contact opnemen met de secretaris van COPRO.

Waar vind ik de uitkomsten?

Per protocol wordt de uitkomst van de beoordeling vermeld en welke versie/jaar het betreft. De protocollen blijven de verantwoordelijkheid van de instantie die ze heeft opgesteld. COPRO wordt gewoonlijk op de hoogte gehouden van nieuwe versies, maar stelt het op prijs als nieuwe of afwijkende versies gemeld worden. Ook roept COPRO accountants op protocollen aan te melden die nog niet op het voortgangsschema voorkomen.

Niet alle protocollen worden jaarlijks geactualiseerd. Hierdoor bestaat de mogelijkheid dat modelteksten en verwijzingen naar standaarden in de betreffende protocollen niet meer actueel zijn, waardoor ze feitelijk niet meer uitvoerbaar zijn. Een goedkeurend oordeel van COPRO heeft namelijk alleen betrekking op een specifiek protocol voor een specifiek (subsidie)jaar. COPRO adviseert daarom bij protocollen die vóór 2018 zijn uitgegeven en/of beoordeeld altijd de meest recente teksten van HRA III te raadplegen op de website van de NBA. Beter nog is om COPRO te laten toetsen of het protocol nog steeds als uitvoerbaar kan worden aangemerkt.

Hoe werkt de uitvoeringstoets?

COPRO hanteert de Schrijfwijzer Accountantsprotocollen als richtsnoer bij de beoordeling van protocollen. Ook de bijbehorende wet- en regelgeving komt aan bod. De resultaten van de toets worden gecommuniceerd aan de opstellers van het protocol. Hierbij kunnen ook adviezen tot verbetering worden gegeven. Er zijn drie eindoordelen mogelijk:

• Uitvoerbaar. Het protocol voldoet aan de voorwaarden van de schrijfwijzer en is daarmee voor de accountant uitvoerbaar. Uitvoerbaar zijn garandeert echter niet, dat de accountant in elk individueel geval tot een goedkeurend oordeel zal komen.
• Uitvoerbaar onder voorbehoud. Het protocol is onder voorwaarden uitvoerbaar, maar het bevat op onderdelen nog een aantal aandachtpunten die vooraf verduidelijkt moeten worden.
• Niet uitvoerbaar. Het protocol vertoont een of meer tekortkomingen waardoor het protocol geheel of gedeeltelijk niet uitvoerbaar. Dit kan als gevolg hebben dat de accountant de opdracht niet kan aanvaarden of een niet-goedkeurend oordeel moet afgeven. COPRO kan in dat geval adviseren om van het protocol af te wijken, dan wel een NBA Alert of andere publicatie laten uitbrengen.

Beoordeling overige documentatie

COPRO kan ook (beleidsmatige) documenten op het gebied van controle beoordelen, zoals kadernota's, voorlichtingsbrochures of visiedocumenten. Dergelijke documenten zijn van betekenis voor de uitvoering van (subsidie)controles. Het kan gaan om de interpretatie van controlevoorschriften of het vastleggen van de verwachtingen van betrokken partijen.

Houdbaarheid COPRO-oordelen

COPRO constateert dat in sommige controleprotocollen de goedkeuring door COPRO wordt vermeld, zonder dat het protocol aan COPRO is voorgelegd. Bijvoorbeeld wanneer er een update wordt gepubliceerd van een eerder door COPRO beoordeeld protocol, of wanneer een protocol voor een nieuw subsidiejaar wordt hergebruikt. COPRO wijst er uitdrukkelijk op dat een goedkeurend oordeel alleen betrekking heeft op een specifiek protocol voor een specifiek (subsidie)jaar. Door bijvoorbeeld de wijzing van een controlestandaard of een voorbeeldtekst kan een protocol dat aanvankelijk uitvoerbaar was alsnog verouderd raken en daardoor niet meer uitvoerbaar zijn. Geadviseerd wordt om protocollen jaarlijks door COPRO te laten beoordelen, tenzij sprake is van een algemeen protocol dat voor meerdere jaren toepasbaar is.

Hoe is COPRO samengesteld?

COPRO bestaat uit de volgende leden:

• George Straatman (voorzitter)
• Janine de Jong (secretaris)
• Guido Willems
• Swen Leendertse
• Ronald van Maurik
• Pim Steendijk
• Marjan van Veen
• Margery Kuikman

Consultatie NBA commissies en sectoraccountants

Bij de beoordeling van protocollen consulteert COPRO regelmatig NBA commissies en sectoraccountants. Hierbij gaat het vooral om de uitvoerbaarheid van het betreffende protocol in de dagelijkse praktijk. Een protocol kan immers vaktechnisch uitvoerbaar lijken, maar in de praktijk leiden tot grote uitvoeringsproblemen of onnodige administratieve lasten. De uitkomst van deze consultaties neemt COPRO mee bij het bepalen van het eindoordeel. Voorbeelden van geconsulteerde NBA commissies zijn onder andere: APZ, Coziek, SDO, Stuurgroep Woco’s, SVP en WGO. Daarnaast raadpleegt COPRO regelmatig de Subsidy Audits Community (SAC).