'We moeten niet te lang vastzitten aan online'
De coronacrisis heeft laten zien dat het kan: de audit helemaal digitaal op afstand doen. Maar of het werk daarmee leuker is geworden, betwijfelen Noraly Tillemans, Junior Manager Audit, en Erik Koetje, statutair directeur van Flynth Audit. "Als het weer kan, moeten we op zoek naar de balans."
9 juli 2021
Ronald Bruins
Dat 2020 een bijzonder jaar was, hoef je Erik en Noraly niet te vertellen. Noraly: “Ik houd gemengde gevoelens over aan 2020. Aan de ene kant heb ik 2020 als heel positief ervaren; geen reistijd zorgde voor meer werktijd waardoor ik meer werk kon verzetten en het busy season dus beter door te komen was. Aan de andere kant plaats ik ook kanttekeningen. Je moet jezelf beter in de gaten houden, in principe kun je namelijk altijd doorwerken. Ook is werken via Microsoft Teams veel afstandelijker. De binding met klanten, maar ook met collega’s heeft er onder te lijden. Nu treft mij dat minder omdat ik al veel van de collega’s in Zwolle lange tijd ken, maar als je nieuw in de organisatie komt is het lastiger om je weg te vinden. Je kan mensen online minder goed peilen dan in real life. Zodoende is het nu lastiger om een connectie te krijgen met een (nieuwe) collega.”
Nationaal thuiswerkexperiment
Ook Erik kijkt genuanceerd terug op 2020. “Vanaf maart vorig jaar hebben wij als organisatie in een zeer korte tijd moeten omschakelen van samenwerken op locatie bij en met onze klanten naar volledig samenwerken vanuit huis. Een dergelijke snelle en door externe omstandigheden geforceerde omschakeling vereist een enorme veerkracht van zowel onze organisatie als onze medewerkers. Mijn ervaring is dat deze omschakeling goed en snel is gegaan. Daaruit bleek dat het best kan; volledig digitaal samenwerken met klanten en collega’s. Het vraagt wel om een andere manier van organiseren en communiceren om effectief op afstand te blijven samenwerken. We hadden de digitale tools en infrastructuur al staan vanuit onze beweging naar flexibel en locatieonafhankelijk werken, maar we hebben net als de rest van Nederland een versneld leerproces doorgemaakt.”
Scheidslijn minder duidelijk
“Maar wat Noraly zegt herken ik ook”, vervolgt Erik. “De scheidslijn tussen privé en werk wordt minder duidelijk. Je ziet dat zo’n periode van langdurig thuiswerken als zwaar wordt ervaren omdat de échte sociale interactie met klanten en collega’s ontbreekt. Bij jongere collega’s geldt daarnaast nog dat zij voor hun persoonlijke en professionele ontwikkeling afhankelijk zijn van meer intensieve begeleiding en training on the job maar bijvoorbeeld ook peer to peer-contact. Dit heeft genoodzaakt tot het vinden van nieuwe digitale samenwerkingsvormen waarbij een groter beroep wordt gedaan op ons inlevingsvermogen. Lichaamshouding en uitdrukkingen zijn immers niet meer zo eenvoudig te peilen vanaf een computerscherm. De juiste vragen stellen en waar mogelijk blijven investeren in één-op-één-relaties is zeker in deze tijd van digitaal samenwerking nog belangrijker geworden.”
'Aan de ene kant heb ik 2020 als heel positief ervaren; geen reistijd zorgde voor meer werktijd waardoor ik meer werk kon verzetten en het busy season dus beter door te komen was. Aan de andere kant plaats ik ook kanttekeningen. Je moet jezelf beter in de gaten houden, in principe kun je namelijk altijd doorwerken.'
Introductie vraagt om extra aandacht
Ook het introduceren en inwerken van nieuwe collega’s vraagt om extra aandacht, stelt Erik. “Om hierop in te spelen heeft Flynth onder meer het introductieprogramma Start@Flynth omgezet naar een online maar ook interactief programma waarin we nieuwe collega's een warm welkom heten en hen gedurende elf maanden wegwijs maken binnen Flynth. Tijdens Start@Flynth wordt niet alleen kennis gemaakt met onze organisatie, maar ook met het eigen vakgebied en natuurlijk met elkaar. De insteek van het programma is dan ook niet alleen praktisch, maar ook sociaal. Zodoende zorgen we ervoor dat niemand zich alleen op het werk hoeft te voelen in deze digitale tijd.”
Specifieke aandachtspunten
De controle digitaal oppakken kende ook zo zijn specifieke aandachtspunten, stelt Erik. “Ook voor klanten geldt dat ze heel veel werkzaamheden op afstand uitvoeren. Dat heeft eventueel invloed op geldende processen en mogelijke gevolgen voor cyberrisico’s. Dit kan impact hebben op de interne beheersomgeving die niet of anders heeft gefunctioneerd dan voorheen. Het kan ook leiden tot een grotere kans op afwijkingen als gevolg van fraude of fouten. Als accountant moeten wij dit evalueren in onze controle. Ook in de opdrachtuitvoering loop je tegen praktische vraagstukken aan zoals bij voorraadopnames en groepscontroles. Het uitvoeren van waarnemingen ter plaatse blijft essentieel.”
Organisatie leren kennen
Toch verandert een digitaal proces de controle. Noraly: “Met klanten waar je al een binding mee hebt en het goed loopt, kan het vrijwel geruisloos digitaal door. Maar bij nieuwe klanten is het moeilijker om die band op te bouwen en de organisatie te leren kennen. Je hebt minder een gevoel bij de klant en het is lastiger op afstand uit te leggen wat je bedoelt. Ook merk je dat sommige klanten de neiging hebben om later te reageren dan als je fysiek aan hun bureau staat. Dit vertraagt soms het controleproces. Daarnaast is digitaal gewoonweg minder leuk. Je mist de interactie en je kunt ook in minder goed in de spreekwoordelijke keukens kijken”.
Vijftig procent thuis
Thuiswerken, op kantoor of bij de klant… Wat wordt het voor de toekomst? Noraly: “Ik ga voor vijftig procent thuis, vijftig procent op het werk. Daar zou ik me prettig bij voelen. Dan heb je toch de connectie met je klanten en je collega’s, maar heb je ook het gemak van niet die reisafstand te hoeven afleggen. Daarnaast kun je dan op thuiswerkdagen de werkzaamheden oppakken waarvoor je je concentratie nodig hebt.” Erik: “Binnen Audit waren we al gewend aan het principe van plaats- en tijdonafhankelijk werken. Naast het werken in teamverband bij de klant en op kantoor is samenwerken vanuit huis daar als extra dimensie bijgekomen. In de komende periode zullen we de balans moeten vinden in een meer hybride vorm van samenwerken waarbij de balans voor elke professional anders kan liggen. Wel moeten we kijken hoe dat zo effectief mogelijk kan. Belangrijke vragen zijn dan hoe we onze professionals in opleiding goed kunnen blijven ondersteunen en coachen. Op welke wijze houden we de betrokkenheid hoog en creëren we daadkrachtige en efficiënte teams? Op zichzelf zijn dat geen nieuwe thema’s maar hybride samenwerking vraagt wel om een andere invulling.”
'In de komende periode zullen we de balans moeten vinden in een meer hybride vorm van samenwerken waarbij de balans voor elke professional anders kan liggen. Wel moeten we kijken hoe dat zo effectief mogelijk kan.'
Overgrote meerderheid tevreden
Flynth liet twee werkplekenquêtes uitvoeren onder haar medewerkers. Erik: “Je ziet daarin dat de flexibiliteit van je eigen tijd mogen bepalen als positief wordt gezien. Tweederde is nog steeds tevreden of zeer tevreden over werken bij Flynth. Dat wil niet zeggen dat er geen verbeteringen mogelijk zijn. De menselijke connectie is een enorm aandachtspunt. Nu dat steeds meer kan, moeten we daar dus mee aan de slag.” Noraly: “Eigenlijk is het accountantsvak een heel erg sociaal vak. Dat zou je wellicht in eerste instantie niet denken, maar dat is het wel door het continue afstemmen met collega’s en klanten. Dat menselijke aspect moeten we, als de maatschappij weer opent, er weer inbrengen. Dat aspect is tevens het deel wat ons vak kleurrijker maakt.”
In- en uitstroom hetzelfde gebleven
Ook de recruitment van nieuwe collega’s vond online plaats. “Denk aan online advertenties, posts op onze social media-kanalen, maar ook digitale inhouse-bijeenkomsten voor geïnteresseerde kandidaten. Sollicitatiegesprekken zijn hoofdzakelijk online gevoerd. Ook is gebruik gemaakt van online assessments. Deze tools hebben ons geholpen om effectief te werven. De instroom over geheel 2020 en de eerste helft van 2021 ligt op hetzelfde niveau als de periode vóór corona. Ook de uitstroom is hetzelfde gebleven. Wel kijken we weer uit naar de mogelijkheid om de studenten weer écht te ontmoeten.”
Aanpassingsvermogen groot
Tot slot formuleren Noraly en Erik enkele leerpunten uit de coronacrisis. Erik: “We hebben gezien dat het aanpassingsvermogen van onze medewerkers zeer groot is. En dat een goede digitale infrastructuur onze teams heeft geholpen beter te presteren en in verbinding te blijven met elkaar. Daarnaast hebben we gezien dat effectief en resultaatgericht samenwerken op afstand niet vanzelf gaat. Het is dus van belang van om als team regelmatig te evalueren en te leren. Daarnaast moeten we ons richten op duidelijk geformuleerde teamresultaten en moet er een blijvende aandacht komen voor de omgeving waarin het team opereert. De aandacht voor elkaar is essentieel.” Noraly: “Het gaat om de balans.”