'Er kan digitaal meer dan je in eerste instantie denkt'

9 juli 2021

Ronald Bruins

Aarab gaat terug naar maart 2020. “We stonden op het punt om een jaarrekeningcontrole voor een grote klant met een gebroken boekjaar op te starten, toen we ineens alles van afstand digitaal moesten oppakken. We konden niet meer naar kantoor en niet meer naar de klant. Met een team van negen medewerkers is dat omschakelen. Hoe gaan we dit managen? Daar waar je voorheen in een kamer zat om de controle af te stemmen en de klant dichtbij was, ontstond er meer afstand. In die eerste periode hebben we daarom intern veel overleg gehad. Hoe gaan we dit aanvliegen? Maar ook was er veel overleg met de klant begin en einde dag. Klanten waren zelf ook aan het worstelen met de impact van de uitbraak. Ondanks alle onzekerheid hebben we toch de controles goed kunnen afronden. Waarbij we ook oog hebben gehad voor de risico’s die bij de te controleren organisaties ontstonden als gevolg van de coronacrisis.”

Groot deel audit kan digitaal

Controles die konden worden uitgesteld, ook om de klant tijdens de crisis te ontzien, werden uitgesteld. “Waarbij we altijd wel nauwkeurig de deadlines in de gaten hebben gehouden. Daar konden we niet aan tornen.” Wat de coronacrisis Aarab geleerd heeft, is dat een groot deel van de audit prima digitaal kan verlopen. “Er kan digitaal meer dan we dachten. Alhoewel je ook merkt dat fysiek samenkomen met je collega’s en klanten ook het voordeel van snel schakelen heeft. We merkten als team dat het ons meer moeite kostte om met elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen wist wat hij of zij moest doen om de afspraken te halen. Nog los van het sociale aspect dat je mist als je alleen via videobellen contact hebt. Kortom, we nemen het beste uit de digitale controle mee, maar er zitten dus ook nadelen aan veel videoconferences.”

Bewust elkaar opzoeken

Overbeek herkent dat beeld. “Het was in het begin snel schakelen naar de nieuwe situatie. We moesten wel. Puur technisch bekeken vanuit de auditpraktijk is het goed gegaan. Je kunt best veel remote doen, maar wat ik wel zie is dat de begeleiding van collega’s meer inspanning vereist. We zijn een bedrijf dat veel medewerkers opleidt en dat werkt altijd nog het beste met persoonlijke begeleiding. Denk aan samen in een kamer zitten en dan samen ergens mee bezig zijn. Dan hoor en leer je meer. Je moet nu bewust naar elkaar op zoek om informatie te delen. Ook om te weten hoe het daadwerkelijk met collega’s gaat, is het gesprek bij het koffieapparaat onontbeerlijk. Want bij tijden was het gewoon moeilijk met het busy season, de zorg voor kinderen en de combinatie thuis en werk. Tel daarbij op dat het vermoeiend is om continu aan te staan omdat je voor een beeldscherm zit. We hebben als organisatie zo goed mogelijk op de situatie ingespeeld, bijvoorbeeld met het aanbieden van middelen om oppas te regelen voor de collega’s met kinderen thuis. Maar dan nog. Het was wel veel. Zeker toen de controles voor de NOW-regeling erbij kwamen.”

Digitale onboarding

Nieuwe collega’s deden digitaal hun intrede in de organisatie. “Hen recruiten is virtueel best goed gegaan. Maar ook daar mis je het persoonlijke contact. Het scheelt dat we de relaties met universiteiten en hogescholen hebben waarop we konden bouwen. De instroom is dan ook niet minder dan voorgaande jaren. Ook de onboarding ging online, met een tussenperiode in de zomer, waar we met inachtneming van de coronaregels kleine groepen regionaal bij elkaar brachten. Je zag wel dat het lastiger was voor nieuwkomers om een weg te vinden in de organisatie. Ze krijgen ook minder gevoel bij EY als organisatie, alleen bij de mensen in hun team.” Aarab sluit daarop aan: “Kennismaken via videobellen is toch minder spontaan dan met elkaar een kop koffie drinken op kantoor. Ik zag wel dat collega’s er alles aan deden om nieuwkomers welkom te laten voelen. Of om werkzaamheden van elkaar over te nemen als de ander het even moeilijk had met de thuissituatie. Dat was mooi om te zien.”

Uitstroom blijft stabiel

Gemiddeld hebben oob-accountantskantoren tien tot vijftien procent uitstroom per jaar (zie tabel). De cijfers van mensen die instroomden bij EY zijn niet anders dan andere jaren, maar ook de uitstroomcijfers tot op heden niet. Overbeek: “Dat cijfer is bij ons redelijk stabiel gebleven. Vaak zit die uitstroom bij onze seniors en managers. Dat was ten tijde van corona nog steeds zo. De meeste mensen verlaten ons om in een financiële functie in het bedrijfsleven aan de slag te gaan, bijvoorbeeld als controller of bij een interne auditdienst.” Aarab: “Als een medewerker uit dienst gaat, proberen we dat zo goed mogelijk op te vangen. Dat kan ook prima omdat er gemiddeld een paar weken tussen de aankondiging en het daadwerkelijke vertrek zitten. Je hebt dus de tijd voor een robuuste overdracht in het team en het inwerken van een opvolger. De kwaliteit van de controle komt daardoor niet in gevaar.” Overbeek: “Je ziet ook dat mensen die uit dienst treden er een speciaal punt van maken om de werkzaamheden goed over te dragen. Dat siert hen.”

Snel overschakelen

EY maakte, vanwege haar internationale netwerk, al veel gebruik van digitale middelen zoals videobellen en platforms om op samen te werken. Overbeek: “We konden daarom snel overschakelen, maar de mate waarin we digitale middelen gebruiken is omhooggeschoten. Het was bijvoorbeeld niet per se gebruikelijk om te videobellen. Alleen bij internationale opdrachten. Dat de digitale infrastructuur er al was voor de corona, was een voordeel tijdens de crisis. In het begin hebben we wel voortvarend een crisisteam en werkgroepen in het leven geroepen om snel op de veranderende omstandigheden te kunnen reageren en de controles goed te laten verlopen.” Aarab reageert: “Multinationals die we controleerden hadden vaak ook al de digitale infrastructuur liggen en daar was het snel mee schakelen. Het was voor hen al dagelijkse kost. In het segment daaronder kostte het wel eens aanpassing, digitale middelen testen en het leidde af en toe tot hilarische momenten. Met beeld op de kop tijdens een videocall bijvoorbeeld. Maar nu is iedereen gewend aan videobellen.”

Wie is waarmee bezig?

“De tijd van fysieke dossiers ligt ver achter ons”, constateert Overbeek. “En dus kun je veel van de audit digitaal doen, middels ons geavanceerde controledossier. Daarbij leveren onze cliënten de benodigde controle-informatie direct in ons controledossier aan. Met systemen die precies aangeven waar je in het proces staat, wie waarmee bezig is en welke stappen je nog moet uitvoeren. Waar we wel specifiek aandacht aan moesten besteden betrof bijvoorbeeld de uitvoering van voorraadtellingen. Dat is de controle van de aantallen items op voorraad. Een groot deel daarvan konden we toch nog digitaal doen, maar her en der voerden we toch waar mogelijk een fysieke controle uit, met inachtneming van de maatregelen.”

Speciaal waren de NOW-controles die de accountants uitvoerden. Aarab: “We zijn heel actief gestart om het aantal opdrachten daarvoor in kaart te brengen en deze weg te zetten in de planningssystemen. Wanneer lopen deze opdrachten? Hoe lang zijn we ermee bezig? Waar liggen de deadlines? Waar mogelijk hebben we deze opdrachten mee laten lopen met de reguliere controles. Dat was voor onszelf efficiënter, maar dan hoefden we ook de klant niet twee keer te belasten.”

Nog niet helemaal duidelijk

Met een centraal team waar medewerkers terechtkonden met vragen over de NOW-controle, hield EY de werkdruk behapbaar. Overbeek: “Maar het waren en zijn natuurlijk wel extra uren, boven op de reguliere controles.” Aarab: “Ook speelde dat ondernemingen in het heetst van de strijd NOW-subsidie hadden aangevraagd. Op het moment dat de regels nog niet helemaal duidelijk waren. Of ze hadden niet altijd even veel voorwerk gedaan, zodat ze bijvoorbeeld, zo bleek later, niet voldeden aan de groepsdefinitie. Dan is het vervelend om tegen een klant te moeten zeggen bij controles dat ze toch niet in aanmerking kwamen.”

Vaker op kantoor en bij de klant

Tot slot: wat willen de twee dames houden uit de coronacrisis en wat zien ze het liefst niet meer terug? “Ik ga er niet omheen draaien: ik zou graag vaker op kantoor en bij de klant zijn. Ik schat in zo’n drie van de vijf werkdagen in de week”, zegt Aarab. “Thuiswerken is fijn, zeker als je na de werkdag meteen wat anders kunt gaan doen. Denk aan een wandeling of meteen aanschuiven voor het avondeten. Het geeft vrijheid dat je je dag zelf kunt indelen. Dat is fijn, maar contact met collega’s en klanten mis ik ook.” Overbeek: “Een hele dag in MS Teams aanwezig zijn, hoeft van mij niet. Alhoewel er best voordelen zitten aan beeldbellen. Zeker omdat we niet hoeven te reizen naar teams in andere landen en daarmee ook onze CO₂-uitstoot verminderen. Al met al komt er denk ik een balans tussen thuis, kantoor en bij de cliënt. Dat is de winst die ik zie na de coronacrisis. Kortom, we hebben geleerd dat de audit prima digitaal te doen is, maar er wel haken en ogen aan digitaal werken zitten.”

Uitstroom medewerkers oob-accountantsorganisaties

	2017	2018	2019	2020
BDO	12,0%	17,4%	15,0%	12,7%
	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
Deloitte	14,8%	14,5%	11,0%	12,9%
EY	15,0%	18,5%	17,2%	16,8%
KPMG	12,0%	14,0%	14,0%	12,0%
Mazars	15,1%	18,2%	23,2%	15,9%
PwC	15,0%	12,3%	10,5%	10,8%

Bron: transparantieverslagen / navraag bij kantoren.