Bij een calamiteit moet de dienstverlening aan de klant altijd doorgaan. Daarom zijn accountants en -organisaties verplicht om de waarneming te regelen voor de uitvoering van assurance en aan assurance verwante opdrachten.
De NBA heeft voorbeelden voor de waarnemingsovereenkomsten opgesteld. De opgestelde documenten zijn illustratief bedoeld: het gebruik van het voorbeeld is niet verplicht. Het staat iedereen vrij om voor eigen gebruik wijzigingen aan te brengen.
Van het voorbeeld zijn twee versies gemaakt:
een voorbeeld enkelvoudige waarneming (accountant A. neemt accountant B. waar)
een voorbeeld wederzijdse waarneming (accountant A. neemt accountant B. waar en vice versa)
Naast de waarneming regelt het voorbeeld ook de afwikkeling bij overlijden of blijvende arbeidsongeschiktheid.
Door het wegstreepveld in de definitie van 'Waarneming' kunt u bepalen of de waarneming (en de afwikkeling) van toepassing is op alle opdrachten of op alleen de assurance en aan assurance verwante opdrachten.
U kunt de waarneming binnen kantoor regelen indien u met meer dan één accountant verantwoordelijk bent voor uw praktijk. Het is dus niet nodig om dit extern te beleggen. Uiteraard legt u de afspraken die u maakt met betrekking tot overname van dossiers bij ziekte of overlijden vast in een (maatschaps- of andere)overeenkomst.
Als u een extern accountant bent dient u artikel 13 van de VAO in acht te nemen: u kunt zich alleen laten waarnemen door een andere externe accountant die werkzaam is bij, of verbonden is aan, dezelfde accoutnantsorganisatie.
Uit de NVAK-aav is niet letterlijk af te leiden dat een openbaar accountant moet worden waargenomen door een andere openbaar accountant. Als een accountant in business gaat waarnemen voor een openbaar accountant is het gevolg dat deze dan daardoor ‘openbaar accountant’ wordt. Wat essentieel is, is dat de accountant vakbekwaam is (het fundamentele beginsel ‘vakbekwaamheid en zorgvuldigheid’ uit de VGBA, zie art. 2, 12 t/m 15). Dit betreft zowel de benodigde deskundigheid als praktijkervaring, mede rekening houdend met de mogelijke “noodsituatie” die de waarnemende accountant aantreft bij waarneming.
Het lijkt daarom voor de hand te liggen dat een waarnemer recente ervaring heeft in de openbare praktijk, maar uiteindelijk dienen de accountant en waarnemende accountant zelf te bepalen of sprake is van de benodigde vakbekwaamheid en ervaring.
NB. Indien een accountant in business als ‘openbaar accountant’ wordt aangemerkt dan heeft dit gevolgen voor eisen op gebied van - onder meer - PE en contributie.