Model algemene voorwaarden

Toepasselijkheid algemene voorwaarden

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is bij grote opdrachtgevers (te weten bedrijven die een jaarrekening openbaar moeten maken of bedrijven waar meer dan vijftig personen werkzaam zijn) in beginsel voldoende dat de opdrachtgever er bij of voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst op wordt gewezen dat op de opdracht de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Als de opdrachtgever niet aangeeft dat hij de toepasselijkheid afwijst, of niet reageert op de mededeling dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn (zoals meestal het geval is), dan zijn de voorwaarden toepasselijk. Het feit dat de opdrachtgever de inhoud van de algemene voorwaarden niet kent, bijvoorbeeld omdat hij deze niet heeft opgevraagd, staat niet aan de toepasselijkheid van de voorwaarden in de weg. Let op: de verwijzing naar algemene voorwaarden moet een duidelijke verwijzing zijn (denk aan: dikgedrukt op de voorkant van het briefpapier, opvallend in de tekst van een e-mail of ander bericht).

Als tegenhanger van deze snelle toepasselijkheid heeft de wetgever bepaald dat consumenten en kleine ondernemers - de wat zwakkere contractspartijen - moeten worden beschermd: zij dienen geïnformeerd te worden over de inhoud van de algemene voorwaarden. De opdrachtnemer dient particulieren en kleine ondernemers een ‘redelijke mogelijkheid’ te bieden om, vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit wordt de ‘informatieplicht’ genoemd. 

De opdrachtnemer zal er in het kader van de informatieplicht voor moeten zorgen dat de voorwaarden al vóór de opdracht, maar uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst, aan de opdrachtgever ter hand zijn gesteld. Hier moet u dus niet alleen duidelijk aangeven dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, maar u moet ook de inhoud kenbaar maken. Het meest praktische is om bij de offerte de voorwaarden bij te sluiten of deze tijdens de eerste ontmoeting op kantoor te overhandigen en bij de opdrachtbevestiging nog eens mee te sturen. De hoofdregel van de informatieplicht is dat de voorwaarden daadwerkelijk ter hand worden gesteld. Bij discussie hierover zal de gebruiker van de voorwaarden moeten aantonen dat de voorwaarden zijn overhandigd.

Wordt, bij particulieren en kleinere ondernemers, niet aan de informatieplicht voldaan dan zijn de voorwaarden vernietigbaar. De particulier of de ondernemer moet op deze vernietigingsgrond een beroep doen.

Een beroep op de vernietiging van de algemene voorwaarden wordt gedaan in gevallen dat de voorwaarde gunstig is voor de opdrachtgever ongunstig voor de opdrachtnemer. De overeenkomst blijft in dat geval in stand, maar de algemene voorwaarden gelden niet tussen partijen. Het is dus zaak, juist bij particulieren en kleinere ondernemers, om ervoor te zorgen dat de algemene voorwaarden altijd vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst worden overhandigd om problemen te voorkomen. Het simpelweg op offertes of briefpapier vermelden dat de voorwaarden van toepassing zijn, en bijvoorbeeld ter inzage liggen bij de Kamer van Koophandel of een gerecht is dus volstrekt onvoldoende in het kader van de informatieplicht en brengt het risico met zich dat de voorwaarden naderhand worden vernietigd.

Algemene voorwaarden kunnen ook digitaal beschikbaar worden gesteld als sprake is van electronisch contracteren. De opdrachtnemer is een redelijke mogelijkheid geboden om van de inhoud van de algemene voorwaarden kennis te nemen wanneer de algemene voorwaarden zodanig ter beschikking zijn gesteld, dat de opdrachtgever deze kan opslaan en de algemene voorwaarden voor de opdrachtgever toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming. Hoe de algemene voorwaarden digitaal ter beschikking moeten worden gesteld blijkt niet uit de wet. Toezending van de voorwaarden (bijvoorbeeld per e-mail) lijkt (ook bewijsrechtelijk) de beste manier. LET OP: als de overeenkomst niet tot stand is gekomen via de elektronische weg (u heeft bijvoorbeeld een bespreking in persoon gehad voordat de klant u verzocht heeft om het verrichten van werkzaamheden) heeft u uitdrukkelijke toestemming nodig van uw cliënt om de algemene voorwaarden digitaal ter beschikking te stellen.

Als uw contractspartij zijn inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart terwijl u uw algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, dan is sprake van een ‘battle of forms’ situatie.

Ingevolge artikel 6:225 BW geldt als vuistregel dat de partij die als eerste zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaart op de toepasselijkheid daarvan mag vertrouwen. Indien de andere partij dan toch wenst dat haar eigen voorwaarden van toepassing zijn, onder uitsluiting van toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de contractspartij, dan zal dit ‘uitdrukkelijk’, dus met een schriftelijke afwijzing van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de andere partij, moeten worden aangegeven voordat de overeenkomst tot stand komt. Artikel 2 lid 5 is opgenomen om misverstanden te voorkomen. Het is echter niet voldoende om op deze wijze de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de andere partij af te wijzen. Wanneer beide partijen elk hun eigen voorwaarden van toepassing hebben verklaard op de overeenkomst dient concreet in de overeenkomst zelf opgenomen te worden welke voorwaarden van toepassing zijn.