FAQ's Klokkenluidersregeling accountantspraktijken met minder dan 50 medewerkers

Ja, accountantspraktijken met doorgaans minder dan vijftig werknemers moeten een procedure vaststellen voor het melden (van een vermoeden) van een misstand binnen hun organisatie, omdat zij binnen het toepassingsgebied van delen I.B en II van de bijlage van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 vallen.

Grondslag: Artikel 2, derde lid, van de Wbk

De Wbk ziet voornamelijk op de bescherming van natuurlijke personen die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten (een vermoeden van) een misstand melden of openbaar maken. Dit zullen, voor zover het interne meldprocedures betreft, meestal werknemers van de organisatie zelf zijn, maar ook natuurlijke personen die anderszins werkgerelateerde activiteiten verrichten of hebben verricht kunnen intern (een vermoeden van) een misstand melden.

Grondslag: Artikel 1 van de Wbk

Natuurlijke personen kunnen meldingen doen (van vermoedens) van misstanden die binnen de wettelijke definitie van 'misstand' vallen. De Wbk definieert een misstand als:

(a) een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

(b) een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

1. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel
2. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Volgens de Wbk is het maatschappelijke belang in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

Grondslag: Artikel 1 van de Wbk

Een vermoeden van een misstand is het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

Grondslag: Artikel 1 van de Wbk

De Wbk schrijft voor wat ten minste in de interne meldprocedure moet worden vastgelegd. Het staat accountantspraktijken vrij om meer vast te leggen in de interne meldprocedure. Het volgende moet op grond van de Wbk in ieder geval in de interne meldprocedure worden vastgelegd:

• De wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan;
• Wanneer sprake is van (een vermoeden van) een misstand. Hierbij moet de in antwoorden 3 en 4 besproken wettelijke definitie (van een vermoeden) van een misstand in acht worden genomen;
• Dat een werknemer in ieder geval een melding op de volgende wijze kan doen:
  1. schriftelijk;
  2. mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen;
  3. op verzoek van de werknemer binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie;
• Bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen (een vermoeden van) een misstand kan worden gemeld;
• Welke onafhankelijke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan de melding;
• Dat een melder binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging krijgt;
• Een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging waarbinnen aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.

Accountantspraktijken die een interne meldprocedure moeten vaststellen, moeten hun werknemers op schriftelijke of elektronische wijze informeren over de interne meldprocedure; over de wijze waarop en bij wie (een vermoeden van) een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld; en over de rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van (een vermoeden van) een misstand.

Grondslag: Artikel 2, eerste en vijfde lid, van de Wbk

Een melder mag tijdens en na de behandeling van een melding (van een vermoeden) van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over (het vermoeden van) de misstand op het moment van de melding juist is.

Onder benadeling wordt verstaan (een dreiging met of een poging tot):

• ontslag of schorsing;
• een boete;
• demotie;
• het onthouden van bevordering;
• een negatieve beoordeling;
• een schriftelijke berisping;
• overplaatsing naar een andere vestiging;
• discriminatie;
• intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• smaad of laster;
• voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en
• intrekking van een vergunning.

Het voorgaande geldt ook wanneer een melder (een vermoeden van) een misstand openbaar maakt als door dezelfde melder voorafgaand aan de openbaarmaking een melding over dezelfde (vermoedens van een) misstand is gedaan. Deze voorafgaande melding is niet vereist wanneer melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:

• de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang;
• een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie; of
• het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.

De natuurlijke personen of rechtspersonen die een melder adviseren in het meldingsproces en wiens advisering vertrouwelijk is, betrokken derden en functionarissen als genoemd in antwoord 5 genieten eveneens van de in dit antwoord genoemde bescherming tegen benadeling.

Een beding dat het recht beperkt of ontneemt om met inachtneming van het bepaalde in de Wbk (een vermoeden van) een misstand te melden of openbaar te maken is nietig, tenzij en voor zover dat beding is overeengekomen ter uitvoering van een daartoe strekkend wettelijk voorschrift of wanneer dat beding is overeengekomen voorafgaand aan het tijdstip van de inwerkingtreding van artikel 17h van de Wbk.

Grondslag: Artikel 17da, artikel 17e, artikel 17ea, artikel 17ec en artikel 17h van de Wbk

Een melder kan niet aansprakelijk worden gehouden voor een inbreuk op enige beperking van de openbaarmaking van informatie, indien hij redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de melding of openbaarmaking van de informatie noodzakelijk is voor de onthulling van een misstand, en de melding of openbaarmaking overeenkomstig de in de Wbk opgenomen voorwaarden is gedaan.

Indien aan de in dit antwoord genoemde vereisten is voldaan, dan is een melder evenmin aansprakelijk voor het verwerven van of de toegang tot informatie die in de melding is opgenomen of die openbaar wordt gemaakt, tenzij het verwerven van of de toegang tot die informatie strafbaar is gesteld.

Een melding of openbaarmaking in de zin van de Wbk wordt niet beschouwd als het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken of openbaar maken van een bedrijfsgeheim.

De natuurlijke personen of rechtspersonen die een melder adviseren in het meldingsproces en wiens advisering vertrouwelijk is en andere betrokken derden genieten eveneens van de in dit antwoord genoemde bescherming tegen aansprakelijkheid. Op degene die de melder aansprakelijk houdt, rust de bewijslast dat niet is voldaan aan de in dit antwoord genoemde voorwaarden.

Grondslag: Artikel 17f van de Wbk en artikel 3, tweede lid, van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen

De Wbk noemt een aantal autoriteiten die zorgdragen voor de ontvangst en opvolging van een melding voor zover zij bevoegd zijn op de gebieden die zijn opgesomd in artikel, eerste lid, van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019. Het gaat om de volgende autoriteiten:

• de Autoriteit Consument en Markt;
• de Autoriteit Financiële Markten;
• de Autoriteit persoonsgegevens;
• De Nederlandsche Bank N.V.;
• het Huis voor Klokkenluiders;
• de Inspectie gezondheidszorg en jeugd;
• de Nederlandse Zorgautoriteit;
• de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming.

Daarnaast kunnen bij algemene maatregel van bestuur of bij ministeriële regeling organisaties en bestuursorganen (of onderdelen daarvan) worden aangewezen om zorg te dragen voor de ontvangst en opvolging van een melding. Wederom slechts voor zover zij bevoegd zijn op de gebieden die zijn opgesomd in artikel 2, eerste lid, van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019.

Grondslag: Artikel 2c van de Wbk

Op grond van de Wbk is een ieder die betrokken is bij een melding van of het onderzoek naar (een vermoeden van) een misstand en daarbij beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht tot geheimhouding van die gegevens, tenzij hij op grond van de wet tot een mededeling verplicht is of wanneer uit de uitvoering een taak op grond van de Wbk de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

De Wbk kwalificeert gegevens over de identiteit van een melder en van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht in ieder geval als gegevens met een vertrouwelijk karakter. Onder het voorgaande wordt ook verstaan alle informatie die daartoe herleidbaar is. Daarnaast wordt informatie over een bedrijfsgeheim in ieder geval ook als gegevens met een vertrouwelijk karakter gekwalificeerd op grond van de Wbk.

De identiteit van een melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, mag niet zonder diens instemming bekend worden gemaakt. Als in het kader van een onderzoek door een bevoegde autoriteit of in het kader van een gerechtelijke procedure de identiteit van een melder verplicht medegedeeld moet worden, dan moet de melder daarvan vooraf in kennis worden gesteld, tenzij dat het gerelateerde onderzoek of de gerelateerde gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

Hetgeen genoemd in dit antwoord gaat niet op, althans niet vanwege de Wbk, voor zover voor sectorspecifieke handelingen, die in deel II van de bijlage bij Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 zijn genoemd, specifieke regels voor een melding van een schending van Unierecht gelden.

Grondslag: Artikel 1a en 1b van de Wbk

Het Huis voor Klokkenluiders heeft op grond van de Wbk twee hoofdtaken, zijnde advisering en onderzoek.

Adviserende taak

Het Huis voor Klokkenluiders informeert en adviseert natuurlijke personen, die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten een melding hebben gedaan of voornemens zijn om een melding te doen, over de te ondernemen stappen inzake (een vermoeden van) een misstand, alsmede over de rechten van deze personen. Het Huis voor Klokkenluiders informeert en adviseert ook de personen die voornoemde natuurlijke personen bijstaan alsook andere betrokken derden.

Het Huis voor Klokkenluiders verwijst naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van wetgeving of andere bevoegde instanties waar (het vermoeden van) een misstand kan worden gemeld. Verder verwijst het Huis voor Klokkenluiders naar instanties of organisaties die juridische of psychosociale ondersteuning kunnen verlenen en geeft zij algemene voorlichting over het omgaan met (een vermoeden van) een misstand.

Het Huis voor Klokkenluiders heeft verder tot taak om de kennis te bevorderen met het oog op een organisatiecultuur waarin meldingen (van vermoedens) van misstanden in een werkgerelateerde context op een zorgvuldige en doelmatige wijze worden behandeld.

Onderzoekstaak

Het Huis voor Klokkenluiders kan, indien een verzoek daartoe haars inziens in behandeling kan worden genomen, een onderzoek instellen naar (het vermoeden van) een misstand en de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder heeft gedragen naar aanleiding van een melding.

Het Huis voor Klokkenluiders kan ook een onderzoek instellen naar (het vermoeden van) een misstand naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen. Verder kan het Huis voor Klokkenluiders algemene aanbevelingen formuleren over het omgaan met een vermoeden van een misstand.

Grondslag: Artikel 3a van de Wbk