Data-analyse Protocol (DAP)

Achtergrond

Onderzoekers en lectoren van de Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Rotterdam en Hogeschool Utrecht hebben onderzocht hoe de mkb-accountant digitalisering, ICT en data-analyses kan inzetten in zijn beroepspraktijk, zodat beter aan de wensen van zijn mkb-klanten op het gebied van performance en directere sturing wordt voldaan en de eigen bedrijfsvoering en werkprocessen efficiënter worden.

Wat is het Data-analyse Protocol

Eén van de tools die zij voor de mkb-accountantskantoren hebben ontwikkeld is een Data-analyse Protocol (DAP). De digitalisering biedt de accountant namelijk mogelijkheden om mkb-ondernemers op basis van data nog beter te adviseren.  Het kan daarbij om financiële zaken gaan, maar ook over andere zaken die bij ondernemerschap horen. Denk bijvoorbeeld aan adviezen over voorraden, personeelszaken, procesverbeteringen, vernieuwing, etc. Het Data Analyse Protocol geeft de accountant inzicht in vragen die bij mkb-ondernemers kunnen leven en waarbij hij kan helpen.

DAP is opgezet volgens de indeling van de Balanced Scorecard (BSC). De BSC is door Kaplan en Norton ontwikkeld om prestaties te meten. Het idee ervan is dat een organisatie pas goed kan presteren als niet alleen financiële maar ook niet-financiële prestatiemaatstaven worden meegenomen in de koers en sturen van de organisatie. De Balanced Scorecard werkt langs de volgende vier perspectieven:

1. Financieel
2. Interne Processen
3. Klanten & Markt
4. Leer & Groei

Hoe werkt DAP

Het Data-analyse Protocol start met dezelfde vier perspectieven als de Balanced Scorecard:

1. Financieel
2. Interne Processen
3. Klanten & Markt
4. Leer & Groei

DAP werkt in vier stappen. In overleg met zijn klant klikt de mkb-accountant

1. het perspectief aan waarop de klant wil verbeteren. Binnen dat perspectief worden vervolgens
2. een aantal facetten en
3. bijbehorende kritische succesfactoren gegeven die belangrijk zijn om het betreffende perspectief te verbeteren. Per kritische succesfactor staat
4. een aantal ondernemersvragen vermeld die gerichte indicatoren opleveren waar de ondernemer op wil sturen. Dit zijn de indicatoren die kritisch zijn en die idealiter gemeten worden door data uit de onderneming te gebruiken en streefwaarden te formuleren voor betreffende kritische prestatie indicatoren. Het verankeren hiervan in de sturing van de onderneming levert concrete verbetering op.

Selecteer 3 tot 5 KPI’s om op te sturen voor dit financiële perspectief. En bespreek periodiek de status en voortgang.

Wie gebruikt DAP?

Financieel adviseurs kunnen het DAP-instrument samen met ondernemers als kapstok gebruiken om in gesprekken snel tot de kern te komen en indien gewenst een plan te maken voor een stuurdashboard.

Als een ondernemer concreet en datagericht wil meten en sturen kan een ontwikkeltraject worden opgestart dat tot op basis van ondernemingsdata een stuurdashboard oplevert.

Een voorbeeld

Stap 1:  Selecteer het financiële perspectief. Er worden nu 3 facetten getoond:

• fin performance realisatie
• Groeistrategie
• productiviteitsstrategie

Stap 2: Selecteer vervolgens één facet; dat het beste past bij de ondernemersvisie / strategie. Bijvoorbeeld 'Groeistrategie'. Vervolgens worden bijbehorende kritische succesfactoren getoond:

• Uitbreiding inkomstenmogelijkheden
• Verhogen klantwaarde

Stap 3: Selecteer vervolgens één kritische succesfactor. Bijvoorbeeld 'Uitbreiding inkomstenmogelijkheden'. Vervolgens worden een aantal ondernemersvragen getoond.

Stap 4: selecteer nu de ondernemersvragen die het beste passen bij de ondernemersvisie / strategie.

Bijvoorbeeld:

Wie zijn mijn betere klanten (ABC-piramide)?

Meetvariabelen c.q. KPI’s die hier inzicht in geven, zijn:

• Wat is de top 3 meest winstgevende klanten?
• Wat is de top 3 minst winstgevende klanten?
• Wat is de winstgevendheid van klanten?