De casus betreft een fictieve situatie, die is samengesteld op basis van delen van verschillende cases uit binnen- en buitenland. Elke overeenkomst met een reële situatie berust op toeval. De opvolging in de beschreven situatie is illustratief. In de praktijk zal een accountant van geval tot geval moeten bepalen wat in de specifieke situatie de noodzakelijke stappen en werkzaamheden zijn.

Beschrijving van de casus

Client X is een handelsonderneming in de metaalsector. De leiding van deze onderneming is in handen van één directeur die tevens de 100%-aandeelhouder is. Het controleteam is nu drie jaar betrokken bij deze opdracht. Tijdens de balanscontrole wordt dagelijks in de gezellige bedrijfskantine geluncht. Bij de controle van de post materiële vaste activa blijkt dat er investeringen zijn verantwoord als gevolg van verbouwing van deze kantine. Het team vindt dit vreemd, want de kantine ziet er exact hetzelfde uit als in voorgaande jaren. Wat kan er dan verbouwd zijn?

Wat heeft de accountant gedaan?

Nadat de controleleider een vraag heeft gesteld bij het hoofd administratie, die de facturen bij uitzondering zelf heeft geboekt, geeft deze aan dat hij “dit maar even bij de directeur moet navragen”. De controleleider vermoedt dat er iets bijzonders aan de hand is en informeert de accountant. De accountant interpreteert de feiten en ziet er een serieuze aanwijzing voor fraude in, onder meer ten aanzien van het onterecht verrekenen van BTW en het ten laste brengen van afschrijvingen van de fiscale winst. De accountant neemt daarom contact op met de directeur om nadere informatie te ontvangen. Hij is van harte welkom voor een gesprek.

De directeur geeft al snel toe dat niet de bedrijfskantine werd verbouwd, maar zijn privéwoning. Daarop trakteert de accountant zijn cliënt met een forse donderpreek, iets waar de directeur duidelijk van schrikt. Bedremmeld verklaart hij zoiets nooit eerder te hebben gedaan en het ook nooit meer te zullen doen. Een “vriendje” op de golfbaan had hem voorgehouden dat hij als enige ondernemer altijd zo eerlijk was en hem gepusht. Nadat de accountant heeft uitgelegd welke risico’s hij heeft genomen en de uitspraken van het “vriendje” als onzin heeft bestempeld, is het pleit beslecht. De directeur stemt er graag mee in dat de geboekte investeringen alsnog in zijn rekening-courantschuld aan de vennootschap worden opgenomen.

Met hulp van het hoofd administratie, die er inmiddels bij is gehaald, zijn de foute facturen snel geïdentificeerd en wordt de correctieboeking gemaakt, waarbij uiteraard de BTW en de rente over het rekening-courantsaldo niet worden vergeten.

De accountant kan nu weliswaar met de verwerking in de jaarrekening uit de voeten, maar moet nu ook andere integriteitsrisico’s identificeren die relevant zijn voor de controle. Met een doorbreking van de interne beheersing door de directie had hij altijd wel rekening gehouden, maar nu is er dan toch voor het eerst een serieus signaal dat het ook daadwerkelijk is gebeurd.

Op basis van deze aanwijzing heeft de accountant de volgende werkzaamheden verricht:

  • Hij stuurt een korte e-mail naar de directeur waarin hij het besprokene samenvat en aangeeft dat hij aanvullende controlewerkzaamheden moet uitvoeren, waarvan de meerkosten in rekening zullen worden gebracht;
  • De accountant spreekt indringend met het hoofd administratie, wijst hem op zijn verantwoordelijkheden en vraagt bevestiging of hem andere zaken bekend zijn die aan de accountant gemeld zouden moeten worden (die zijn er niet);
  • De accountant neemt contact op met de compliance officer van zijn kantoor en overlegt met hem over de te nemen maatregelen;
  • Met behulp van een data-analysetool filtert de accountant alle door het hoofd administratie gemaakte boekingen uit het boekhoudpakket en laat deze door zijn team onderzoeken. Datzelfde gebeurt met alle facturen die door het “verbouwende” aannemingsbedrijf aan de vennootschap zijn gezonden;
  • Het controleteam krijgt de opdracht om alsnog een integrale controle uit te voeren op alle investeringen die het grensbedrag voor “duidelijk onbeduidend belang” te boven gaan;
  • De inkopen en overige bedrijfskosten waren al gecontroleerd met een statistische steekproef. De accountant besluit tot het uitvoeren van een tweede statistische steekproef, met een lagere goedkeuringstolerantie, specifiek gericht op alle grootboekrekeningen waarop uitgaven met een gemengd karakter worden geboekt;
  • De jaarrekening bevat twee schattingsposten (voorziening debiteuren en garantievoorziening) die berusten op opgaves door de directeur. De accountant toetst deze opgaves gegevensgericht aan de hand van beschikbare controle-informatie en besluit de onderbouwing van de garantievoorziening ook nog eens te vergelijken met de gepubliceerde jaarrekeningen van een drietal concurrenten;
  • De accountant heropent onder toezicht van de compliance officer het dossier van voorgaand jaar en evalueert of hij, met zijn kennis van nu, er nog steeds op kan vertrouwen dat de jaarrekening over voorgaand jaar vrij was van fouten van materieel belang;
  • De standaard kantoorprocedure bij dit soort situaties is dat een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling verplicht is. 

De accountant bespreekt de casus met de ingeschakelde OKB'er en vraagt zijn kritische blik op de uitgevoerde extra werkzaamheden en de uiteindelijke oordeelsvorming.

Wat was de uitkomst?

Op basis van de verrichte werkzaamheden concludeert de accountant dat de poging tot (fiscale) fraude inderdaad beperkt is gebleven tot de ontdekte verbouwing van de bedrijfskantine. De correctie daarvan is adequaat verwerkt in de jaarrekening. Ook uit zijn extra werkzaamheden over voorgaand jaar blijken geen onoorbare handelingen.

De directeur is enorm geschrokken en heeft net als het hoofd administratie nogmaals zijn excuses aangeboden, waardoor de accountant er groot vertrouwen in heeft dat hij nooit meer zoiets zal doen. Er is niets meer wat een goedkeurende verklaring in de weg staat.

Maar is de accountant nu klaar?

De poging tot fiscale fraude is hersteld en was bovendien in kwantitatieve zin niet van materieel belang voor de jaarrekening. De opdracht hoeft daarom niet te worden teruggegeven en een melding bij de AFM kan dan ook achterwege blijven.

Wel heeft de accountant een melding bij FIU-NL gedaan in verband met ongebruikelijke transacties die verband houden  met een voorgenomen ongebruikelijke transactie (witwassen). Het lijkt erop dat de justitiële autoriteiten daar verder geen vervolg aan geven.

Tijdens het vaktechnisch overleg op het accountantskantoor wordt de fraudecasus (op een anonieme basis) besproken zodat iedereen kan leren van het gebeurde. De pre-audit meeting voor de controle van het volgende jaar leidt tot een aangepaste risico-inschatting en dus extra controlemaatregelen.

En de directeur? Die heeft zijn lidmaatschap van de golfclub opgezegd.