De casus betreft een fictieve situatie, die is samengesteld op basis van delen van verschillende cases uit binnen- en buitenland. Elke overeenkomst met een reële situatie berust op toeval. De opvolging in de beschreven situatie is illustratief. In de praktijk zal een accountant van geval tot geval moeten bepalen wat in de specifieke situatie de noodzakelijke stappen en werkzaamheden zijn.

Beschrijving van de casus

Machinery B.V. is al jarenlang een klant van accountantskantoor Y. Machinery B.V. assembleert hoogwaardige machines die worden gebruikt in de medische sector. Onderdelen waaronder chips worden ingekocht in Azië. Gezien het specifieke karakter van de machines en de toegenomen toepassing in de medische sector zijn de resultaten in het verleden goed geweest. De onderneming wordt substantieel extern gefinancierd door banken (op basis van financieringsovereenkomst en voorwaarden). Banken hebben in het verleden de omvangrijke onderzoeks- en ontwikkelingskosten gefinancierd. Orders worden op projectbasis uitgevoerd.

Als onderdeel van de controle is een frauderisico geïdentificeerd op de opbrengst-/resultaatverantwoording op projecten alsmede ten aanzien van het zogenaamde ‘management override’. Het frauderisico op de opbrengstverantwoording is geïdentificeerd als gevolg van de druk op de resultaten alsmede het schattingselement in de resultaatverantwoording op projecten.

Als gevolg voor de corona-pandemie is de leverantie van bepaalde onderdelen en daarmee een deel van de productie stil komen te liggen. Dit heeft een negatief effect gehad op de cashflow. Het blijkt dat die client, als gevolg daarvan, eerder is gaan factureren op lopende projecten. Op basis hiervan is er tevens onzekerheid ontstaan of een verplichte aflossing op de bankfinanciering wel gerealiseerd kan worden.

In een afsluitende cijferbeoordeling, nadat alle andere werkzaamheden waren afgerond, constateert de accountant een omstandigheid die een gerede twijfel doet ontstaan over het voortbestaan van de onderneming: mogelijk kan de onderneming niet aan de solvabiliteitseis voldoen op basis waarvan de gehele financiering direct opeisbaar wordt. Voorts kan er een probleem ontstaan met de verplichte aflossing op de bankfinanciering. Op basis van een interne procedure consulteert de accountant bij het vaktechnisch bureau.

De collega van het vaktechnisch bureau evalueert of het controleteam de ontstane situatie, inclusief de door de client opgestelde cashflow-prognoses, kritisch heeft geanalyseerd. Als onderdeel van de vaktechnische consultatie maakt de collega een opmerking over de frauderisicoanalyse: in welke mate heeft de accountant de verhoogde druk op het behalen van de bankenconvenanten nu meegenomen in de frauderisicoanalyse en met name ten aanzien van de minimaal te behalen solvabiliteit, wat één van de belangrijke voorwaarden is. De accountant geeft aan dat dit niet het geval is geweest omdat de teruggang in resultaten zich pas de laatste 3 maanden heeft geopenbaard.

Wat heeft de accountant geconstateerd?

Als gevolg van de vaktechnische consultatie is de accountant tot het inzicht gekomen dat de frauderisicoanalyse opnieuw beoordeeld moet worden met name op het punt van de te behalen  minimale solvabiliteit zoals gepresenteerd in de jaarrekening. Op basis van de druk op het resultaat en de cashflow zou er een druk kunnen zijn om de balans te verkorten om daarmee een positiever beeld van de solvabiliteit te creëren.

Wat heeft de accountant gedaan?

Omdat de controle op de opbrengstverantwoording, en dan met name de verantwoorde winst op lopende projecten, al was uitgevoerd heeft de accountant in tweede instantie zijn aanvullende controlewerkzaamheden gericht op de juiste rubricering van het onderhanden werk. Immers, een onjuiste presentatie van vooruit ontvangen bedragen, waarvoor nog geen prestaties zijn verricht,  zou mogelijke betrekking kunnen hebben op frauduleuze financiële verslaglegging.

Wat was de uitkomst

De rubricering van vooruitgefactureerde bedragen heeft de accountant aangemerkt als een frauderisico. De accountant heeft een kritische deelwaarneming uitgevoerd op de verantwoording van vooruitbetaalde bedragen op lopende orders, waarvoor nog geen productie was geleverd. Mede hierdoor stonden een aantal projecten ‘in de min’: de geboekte kosten waren lager dan de in rekening gebrachte voorschotten. Uit een interview met de project managers bleek dat ook in een enkel geval de opdrachtgever, in overleg, eerder een voorschot had betaald voor een tweede fase van het project om de kaspositie van Machinery B.V. te verbeteren. De negatieve saldi van een aantal projecten zijn in de jaarrekening gesaldeerd meegenomen in de post ‘onderhanden werk’. Op basis van de gehanteerde waarderingsgrondslag hadden vooruitbetaalde bedragen die geen direct verband hadden met projecten in uitvoering opgenomen moeten worden onder de kortlopende schulden.

De accountant heeft geëvalueerd of er sprake zou kunnen zijn van opzet inzake het onjuist rubriceren van de vooruit ontvangen bedragen waardoor er een positievere solvabiliteit zou kunnen worden gepresenteerd. De accountant concludeerde dat daarvoor geen aanwijzingen waren, omdat:

  • de gecorrigeerde solvabiliteit nog steeds boven de minimaal vereiste solvabiliteit uitkwam. Er was geen directe reden om een non-compliance aan de convenanten te verhullen; en
  • project managers zijn niet op de hoogte van de inhoud van bankenconvenanten en de relevantie van vooruit betaalde bedragen voor de solvabiliteit.

Na de uitvoering van deze werkzaamheden heeft de accountant nogmaals de gehele frauderisicoanalyse geëvalueerd en geconcludeerd dat er voldoende controlewerkzaamheden zijn uitgevoerd. De jaarrekening is voor deze fout aangepast om de teveel ontvangen bedragen juist te rubriceren.

Fraudeprotocol

De accountant heeft op effectieve wijze invulling gegeven aan specifiek de volgende (verkort weergegeven) aspecten van het Fraudeprotocol:

  • Risicoanalyse, onderdeel 4; het onderkennen van frauderisicofactoren en frauderisico’s. Hierbij is het van belang dat niet alleen aandacht is voor frauderisico’s verband houdende met de opbrengstverantwoording/management override.
  • Tijdens de controle, onderdeel 8; de accountant is, na overleg met het vaktechnisch bureau, alert geweest of de onjuiste rubricering indicatief is voor fraude.
  • Transparantie, onderdeel 20; met de aanvullende controlewerkzaamheden heeft de accountant het risico op een afwijking van materieel belang tot een aanvaardbaar niveau teruggebracht.