De casus betreft een fictieve situatie, die is samengesteld op basis van delen van verschillende cases uit binnen- en buitenland. Elke overeenkomst met een reële situatie berust op toeval. De opvolging in de beschreven situatie is illustratief. In de praktijk zal een accountant van geval tot geval moeten bepalen wat in de specifieke situatie de noodzakelijke stappen en werkzaamheden zijn.

Beschrijving van de casus

Fris en Fruit B.V. is een wereldwijde leverancier van ingrediënten voor voedingsmiddelen en dranken. Er wordt door Fris en Fruit B.V. exclusief gebruik gemaakt van detacheringsbureau Hands-on B.V. om tijdelijke personeelstekorten op te vangen. De technisch ingenieur was in het verleden vanuit Hands-on B.V. gedetacheerd als technisch medewerker bij Fris en Fruit B.V. Facturering vanuit Hands-on B.V. geschiedde op basis van het aantal gewerkte uren.

Uit tevredenheid met haar werkzaamheden heeft Fris en Fruit B.V. de medewerkster in vaste dienst genomen als technisch ingenieur. Hierbij heeft zij de verantwoordelijkheid gekregen over de afdeling technische dienst. Ook zijn haar bevoegdheden bij indiensttreding uitgebreid. Zij heeft rechten gekregen voor het autoriseren van uren van de uitzendkrachten werkzaam op de technische dienst en zij mag facturen die deze afdeling betreffen goedkeuren.

Bij Fris en Fruit B.V. beoordeelde de controller maandelijks of de kosten van inhuur van tijdelijk personeel in lijn waren met de voorgaande maand en binnen het afdelingsbudget bleven. Daarbij stelde de van Fris en Fruit B.V. bij elke betaling vast of de factuur was geautoriseerd door de technisch ingenieur en of de bank- en factuur-gegevens klopten. De technisch ingenieur keurde de facturen van Hands-on B.V. goed voor wat betreft het aantal per persoon gewerkte (en in rekening gebrachte) uren.

Recent bleek dat, over een periode van meerdere jaren, de technisch ingenieur naast haar loon uit vast dienstverband bij Fris en Fruit B.V., inkomsten ontving via het detacheringsbureau. Zij bracht namelijk maandelijks de door haar gewerkte uren in rekening bij Hands-on B.V. terwijl ze ook in vaste dienst was bij Fris en Fruit B.V.

Hands-on B.V. bracht deze uren in rekening bij Fris en Fruit B.V. en vergoedde maandelijks de door de technisch ingenieur gedeclareerde uren aan een vennootschap van de technisch ingenieur, Dubbel Fris B.V. 

Er was onvoldoende functiescheiding tussen de persoon die verantwoordelijk was voor de inhuur van tijdelijk personeel, en de persoon die de gewerkte uren beoordeelde en goedkeurde. Hierdoor kon de technisch ingenieur de door Hands-on B.V. gefactureerde uren (inclusief haar eigen uren) goedkeuren en bleef haar dubbele bezoldiging onopgemerkt

Hoe is de casus aan het licht gekomen?

De technisch ingenieur is tegen de lamp gelopen doordat de eigenaar van het detacheringsbureau Hands-on B.V. er tijdens een bezoek aan Fris en Fruit B.V. bij toeval achter kwam dat zij in vaste dienst was getreden bij Fris en Fruit B.V. De eigenaar van het detacheringsbureau was niet op de hoogte van de ‘dubbelrol’ die de technisch ingenieur speelde en heeft de directie van Fris en Fruit B.V. hierover geïnformeerd. Op basis daarvan is een intern (zelf)onderzoek gestart. Toen bleek ‘hoe de vork in de steel zat’, is de technisch ingenieur op staande voet ontslagen.

Wat heeft de accountant gedaan?

De eigenaar van Fris en Fruit B.V. informeerde de extern accountant pas tijdens de opstart van de eindejaarscontrole dat er een intern onderzoek was gestart en afgerond. Ook gaf de eigenaar van Fris en Fruit B.V. aan dat met het ontslag van de technisch ingenieur de zaak was afgedaan en hij het teveel betaalde bedrag zou gaan terugvorderen.

Het bedrag van de onterecht gedeclareerde uren kwam uit onder de uitvoeringsmaterialiteit, maar boven de grens die in de controleaanpak werd gehanteerd om gevonden onjuistheden te rapporten, namelijk 5% van de materialiteit.  

De externe accountant heeft op basis van deze informatie een consultatie ingediend bij het vaktechnisch bureau van het accountantskantoor om te beoordelen of verdere stappen nodig waren, of dat de zaak hiermee inderdaad kon worden afgedaan. 

Naar aanleiding van de consultatie heeft de accountant de directie van Fris en Fruit B.V. verzocht inzicht te geven in het interne onderzoek. Dit bleek in eerste instantie niet mogelijk omdat het zou gaan om vertrouwelijke persoonsgegevens in een arbeidsconflict, dat nu bij de advocaat lag. De directie van Fris en Fruit B.V. wilde de zaak eerst afwikkelen alvorens de inzage te geven. De accountant consulteerde opnieuw intern over te nemen vervolgstappen.

In overleg met het vaktechnisch bureau concludeerde de accountant dat het aan de fraude gerelateerde bedrag niet ‘duidelijk triviaal’ was, en dat er meer controle-informatie nodig was. De volgende aanvullende werkzaamheden zijn uitgevoerd:

  • Door een forensisch expert is aanvullend onderzoek uitgevoerd op basis van openbare bronnen. Dit om vast te stellen of er een relatie bestaat tussen de technisch ingenieur en het detacheringsbureau. Er is onderzocht of er een persoonlijke of financiële relatie bestaat tussen de eigenaar van Hands-on B.V. en de technisch ingenieur, en of de eigenaar van Hands-on B.V. enige betrokkenheid heeft gehad bij de bewuste transacties. Er is uitgezocht of Dubbel Fris B.V. op enige manier voorkomt in de administratie van Fris en Fruit B.V. Ook heeft de forensisch expert onderzocht of er verbanden bestaan tussen (andere) personen die worden ingehuurd door Fris en Fruit B.V. en de technisch ingenieur, bijvoorbeeld door vast te stellen of zij meer vennootschappen op haar naam heeft staan.
  • Door het auditteam is vastgesteld dat er tijdige en passende maatregelen met betrekking tot de inmiddels ontslagen technisch ingenieur zijn getroffen door Fris en Fruit B.V., zoals het blokkeren van haar bevoegdheden, toegangscodes en rechten.
  • Het auditteam heeft de directie van Fris en Fruit B.V. verzocht een redresplan op te stellen waarin (aanvullende) maatregelen van interne beheersing worden opgenomen, die erop zijn gericht een herhaling van deze casus in de toekomst te voorkomen. Ook is besloten dat nevenfuncties worden geregistreerd en dat er interne controle plaatsvindt om mogelijke belangenverstrengeling tijdig te onderkennen;
  • Het frauderisicoassessment is opnieuw overwogen door het audit team, met de kennis van de geconstateerde ongewenste functievermenging en de geconstateerde fraude. Ook is bezien of de controleaanpak aangepast diende te worden. Bij de uitwerking van de herziene controleaanpak is specifiek gelet op de mogelijkheden die de technisch ingenieur had om de fraude te plegen. Ook zijn bevoegdheden en mogelijke functievermengingen van andere budgethouders beoordeeld om vast te stellen of een soortgelijke casus niet ook op andere afdelingen voor zou kunnen komen.
  • Het auditteam heeft, op basis van de resultaten van het onderzoek van de forensisch expert, de gegevensgerichte steekproef met betrekking tot de juistheid van de kosten van het detacheringsbureau uitgebreid.Kosten van het detacheringsbureau die zijn verantwoord op enkele andere afdelingen enverantwoorde kosten van een aantal mogelijk verbonden partijen zijn gecontroleerd op juistheid op basis van de geleverde prestaties. Ook is de relatie met de ‘ultimate beneficiary owner’ (UBO) onderzocht.
  • Verder heeft het auditteam de controles in de voorgaande jaren gereflecteerd en beoordeeld of eerder mogelijk signalen over het hoofd zijn gezien.
  • Het auditteam heeft kennisgenomen van het redresplan en vastgesteld of de aangebrachte wijzigingen in de interne beheersing het risico afdoende mitigeren.

Welke lering kan hieruit worden getrokken?

  1. Evalueer tekortkomingen in de interne beheersing als mogelijke fraude risico’s

Ten eerste bevestigt deze fraude dat tekortkomingen in de interne beheersing mogelijk een frauderisicofactor vormen, en daarom moeten worden meegenomen in de frauderisicoanalyse.

Bij deze casus was sprake van een samenspel aan oorzaken. Zo was de functiescheiding tussen het inhuren van gedetacheerde medewerkers () en het autoriseren van de gerelateerde kostenfacturen niet helder. Ook was er onvoldoende toezicht op nevenfuncties en conflicterende belangen, en was er een gebrekkige controle bij het aannemen van de technisch ingenieur. Dit leert ons dat het bij het bespreken van de processen belangrijk is te focussen op wie facturen goedkeurt, of deze personen voldoende kundig zijn en of er daadwerkelijk sprake is van een tegengesteld belang tussen de verschillende personen betrokken bij het proces. Deze casus roept ook de vraag op of de maatregelen van interne beheersing van de klant op het gebied van conflict of interest van voldoende diepgang waren en of de juiste stappen in het aannamebeleid van medewerkers aanwezig waren.

Organisaties doen er goed aan een procedure te implementeren die waarborgt dat werknemers bij uitdiensttreding tijdig worden afgemeld van (bijvoorbeeld) toegang tot IT-systemen. Organisaties die gebruik maken van detachering kan worden aanbevolen ook dergelijke procedures te ontwerpen indien de inhuur van een gedetacheerde medewerker eindigt en overgaat in een dienstverband. Wellicht had een brief richting het detacheringsbureau Hands-on B.V. waarin de afmelding van de technisch ingenieur als gedetacheerd medewerker werd bevestigd deze fraude kunnen voorkomen.

  1. 2. Zorg voor tijdige betrokkenheid in geval van fraude

De extern accountant is (pas) op de hoogte gesteld nadat het interne fraudeonderzoek reeds was afgerond. Ondanks het feit dat het opvolgen van geconstateerde fraude de primaire verantwoordelijkheid is van het management van de onderneming had de accountant eerder betrokken moeten worden.

Daardoor kon onvoldoende invulling worden gegeven aan stap 13 van het fraudeprotocol dat bepaalt: “Accountants blijven betrokken bij het onderzoek naar de aard en de omvang van de fraude. Dit is van belang omdat tijdens het onderzoek informatie naar boven kan komen die de accountant nodig heeft voor het beoordelen van de impact op jaarrekening en het herstelplan en voor het kunnen afronden van de controle. Accountants spreken van tevoren af dat de uitkomsten van het onderzoek met hen worden gedeeld en hoe zij inzage krijgen in het onderliggende dossier; als dit ontoereikend is evalueren zij de impact daarvan op de controleverklaring.”

Op deze manier had de accountant kunnen bijsturen indien dat nodig was en de onderzoeksvraag en verzamelde documentatie kunnen inzien. Doordat de accountant zo laat is geïnformeerd, heeft een eigen aanvullend onderzoek plaats moeten vinden. Dit brengt extra kosten voor de klant met zich mee.

Fraudeprotocol

De accountant heeft op effectieve wijze invulling gegeven aan specifiek de volgende (verkort weergegeven) aspecten van het Fraudeprotocol:

  • Risicoanalyse, onderdeel 4; het onderkennen van frauderisicofactoren en fraude-risico’s. Hierbij is het van belang dat er niet alleen aandacht is voor frauderisico’s tijdens de planningsfase van de controle, maar ook dat er herziening plaatsvindt op basis van tijdens de uitvoering van de controle verkregen signalen over vermoedens van fraude.
  • Bij aanwijzingen, onderdeel 10; Zodra er sprake was van een aanwijzing van mogelijke fraude – ongeacht de materialiteit – heeft de accountant concrete actie ondernomen. De accountant liet zich daarbij niet weerhouden door tijdsdruk, budgetdruk, belangen van de klant, of emoties. Ook niet toen de fraude al langer aan de hand bleek te zijn is er niet weggekeken.
  • Bij aanwijzingen, onderdeel 11; Er is geconsulteerd bij het fraudepanel en bij de klant is nadere informatie ingewonnen. De accountantsorganisatie zorgde ervoor dat er sprake was van een laagdrempelige mogelijkheid tot consulteren.
  • Bij aanwijzingen, onderdeel 12: De vervolgacties zijn gecommuniceerd met de directie van Fris en Fruit B.V. waarbij is aangegeven welke acties de cliënt tenminste moet ondernemen uitmondend in een redresplan
  • Bij fraude, onderdeel 14: De accountant stelt vast dat de getroffen maatregelen toereikend zijn en laat zich daarbij door forensisch experts bijstaan.
  • Bij fraude, onderdeel 15: Op basis van de verkregen inzichten heeft de accountant eigen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd en een melding gedaan van deze ongebruikelijke transacties uit hoofde van de Wwft bij de FIU.