Discussiemiddag NBA-LIO: samenwerking externe accountant en internal auditor is geen ‘one size fits all’

De manier waarop externe accountants en internal auditfuncties hun samenwerking vormgeven, hangt vooral af van zaken als regelgeving, toezicht en de omvang van de onderneming. Daarnaast spelen factoren als een ‘wederzijdse klik’ en respect voor elkaars verantwoordelijkheden een belangrijk rol.

Dat was de rode draad van een NBA/LIO-rondetafeldiscussie die op 2 juli werd gevoerd tussen beide beroepsgroepen. De middag stond onder leiding van Phillip Wallage, voormalig partner KPMG en nu hoogleraar VU/UvA. Hij schetste de ontwikkeling van de afgelopen 35 jaar, van een situatie waarin de externe accountant ‘zichzelf belangrijker vond’ naar een meer gelijkwaardige en volwassen relatie.

Lage respons op enquête

LIO-secretaris Johan Scheffe trapte af met resultaten van een enquête onder beide partijen over hun onderlinge samenwerking. Daarbij sprong meteen de lage respons van vooral externe accountants (10%) in het oog. Gecombineerd met het gegeven dat in de zaal internal auditors flink in de meerderheid waren, riep dit bij Tjalling Tiemstra (commissaris bij o.m. ABN Amro) de vraag op hoe belangrijk externe accountants dit onderwerp eigenlijk vinden. "Het lijkt voor hen geen echt issue te zijn."

Evaluatie met richtlijn COS 610

De externe accountants die wel aan de enquête meededen, gaven enerzijds in meerderheid aan dat ze IAF’s hebben geëvalueerd op basis van COS 610, maar anderzijds dat met amper een kwart op basis van deze richtlijn wordt samengewerkt. Omgekeerd stelde de helft van de internal auditors dat ‘hun’ externe accountants wel gebruik maken van hun werkzaamheden maar niet op grond van COS 610. Verder bleek dat een overgrote meerderheid van beide beroepsgroepen rapporten en risico’s met elkaar deelt en op de hoogte is van elkaars controle-aanpak. Dat geldt overigens niet voor de controledossiers: internal auditors hebben nauwelijks tot geen inzicht in het dossier van de externe accountant.

KPN en EY over samenwerking in de praktijk

In een gezamenlijke presentatie lieten audit-director Piet Vrolijk (KPN) en accountant Frank Blenderman (EY) vervolgens zien hoe een samenwerking er in de praktijk uit kan zien. Uitgangspunt daarbij is dat EY zoveel mogelijk steunt op het interne beheersingsmodel van KPN, dat mede gebaseerd is op de ‘three lines of defense’. Een relevante voorwaarde is dat een dergelijk model voldoet aan de interne ‘global audit methodology’ van EY. Naarmate het auditrisico toeneemt verricht EY zelf meer werkzaamheden. Vrolijk en Blenderman benadrukten dat behalve kennis en kunde, ook typisch menselijke factoren als onderling vertrouwen, respect en een wederzijdse klik, belangrijk zijn voor een succesvolle samenwerking.

Discussie over samenwerking

Door een aantal panels, bestaande uit internal auditors en externe accountants, werd nader gediscussieerd over de onderlinge samenwerking, waarbij moderator Wallage ook de zaal betrok. Uit het gesprek werd onder meer duidelijk dat IAF’s bij bedrijven/organisaties in een (sterk) gereguleerde sector een bijzondere positie hebben, mede omdat ze regelmatig zelf rapportages moeten aanleveren aan een toezichthouder. Daarnaast bleek dat assurance van niet-financiële informatie bij organisaties in de (semi-)publieke sector vaak belangrijker is dan de controle van de jaarrekening. Dit type omgevingsfactoren hebben veel invloed op de samenwerking met de accountant.

Greep uit suggesties

Tot slot een greep uit de suggesties, ideeën en opmerkingen die tijdens deze discussie door panelleden en aanwezigen werden gedaan.

"Wanneer de ‘derde defensielinie’ bij een organisatie in orde is, kan de externe accountant dat niet negeren."

"Soms is het zo ingewikkeld om aan te tonen dat je op basis van COS 610 kunt steunen op een IAF, dat ik het maar achterwege laat."

"Kijk behalve naar COS 610 ook eens naar COS 315."

"In regelgeving omtrent controle op risicomanagement is nog veel onduidelijk. Er is veel overlap in het werk van externe accountants en internal auditors."

"De in-control-statement is nog onvoldoende gedragen."

"De externe accountant heeft de IAF op zichzelf niet nodig om de jaarrekening te controleren, maar het is wel fijn dat de afdeling er is."

"De internal auditor is een interne spoorzoeker en kijkt specifieker naar bepaalde onderwerpen. Dat zou beter kunnen worden opgepakt door externe accountants."

"De normen voor assurance op niet-financiële informatie zijn nog volop in ontwikkeling en er is dus nog veel onduidelijk."

"De internal auditor werkt in opdracht van de RvB en de RvC en is dus niet in de positie om (anders dan de externe accountant) verantwoording af te leggen op de AvA."

"Verhoudingsgewijs vulden veel kleine IAF’s de enquête in, maar in deze discussie komt hun positie en hun samenwerking met de externe accountant nauwelijks aan bod."