ToR Ex-ante Assesment DG ECHO

8 juni 2020

Copro heeft de Terms of Reference for the ex-ante assesment of a non-governmental organisation applying to become a humanitarian FPA partner of the European Commission (as represented by DG ECHO) – application for 2021 FPA beoordeeld. De Terms of Reference (ToR) betreffen een ISAE 3000 opdracht gericht op de opzet en bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie die een FPA Partner van de EU wil worden.

In de ToR is een model voor de ISAE 3000 rapportage opgenomen, waaraan een aantal bijlagen (annexes) met scorelijsten is toegevoegd. Block 1 betreft minimum requirements en bevat 17 onderzoeksgebieden, block 2 betreft additional suitability requirements en bevat 13 onderzoeksgebieden. Zowel de organisatie als de accountant dienen aan hoge kwaliteitseisen te voldoen om de opdracht uitvoerbaar te laten zijn. Zo werkt block 2 met een scorelijst van 0-10/10, waarbij een gemiddelde totaalscore beneden 6/10 betekent dat de organisatie niet voldoet. Hoe de accountant van de afzonderlijke ja/nee vragen tot de puntenscore komt is volgens de ToR een kwestie van professional judgement. Met name bij de vragen in block 2 worden veel begrippen gehanteerd die niet nader zijn gedefinieerd, bijvoorbeeld 'realistic and clear objectives', 'clearly communicated', 'appropriately mitigates', 'regularly and effectively' en 'adequate mechanisms'.

Oordeel COPRO

COPRO heeft als eindoordeel dat Terms of Reference vanuit vaktechnisch perspectief uitvoerbaar kunnen zijn, maar dat deze hoge kwaliteitseisen aan de accountant en de onderzochte organisatie stellen. Daarom acht COPRO de Terms of Reference uitvoerbaar onder voorbehoud.

Dit betreft met name de volgende aspecten:

  • Gezien de hoge kwaliteitseisen die gesteld worden aan de accountant en de betrokken organisatie dient de accountant vóór opdrachtaanvaarding extra aandacht te geven aan de vraag of hij en zijn team voldoende gekwalifieerd zijn om de opdracht uit te kunnen voeren en over voldoende kennis over het onderwerp beschikken.
  • De puntenscore is onvoldoende uitgewerkt, volgens de Terms of Reference is het een kwestie van professional judgement. Dit probleem zal zich met name voordoen als de organisatie net onder een totaalscore van 6/10 uitkomt, omdat dit betekent dat zij niet als FPA partner kwalificeert.
  • Vooral in de scorelijst van block 2 worden veel begrippen gebruikt die niet nader zijn uitgewerkt of gedefinieerd. Dit levert extra risico's op als de accountant op grond daarvan een vraag met ja of nee dient te beantwoorden. De accountant zal goed moeten vastleggen hoe hij de begrippen heeft uitgelegd.
  • De ISAE 3000 opdracht vertoont kenmerken van een ISAE 3402 opdracht, maar dan gericht op het toekomstig functioneren van een organisatie. Hoewel in het modelrapport een passage met 'inherent limitations' is opgenomen, zal de accountant zich moeten afvragen, of hij na zijn onderzoek over voldoende en geschikte assurance-informatie beschikt om de in het rapport gevraagde reasonable assurance te kunnen geven dat de organisatie aan de gevraagde kwaliteitseisen blijft voldoen.
  • Het format voor de rapportage is verplicht. Hoewel het rapport in de annexes ruimte biedt om bevindingen en weging van de ja/nee vragen naar de scores toe te lichten, is er in het format zelf geen ruimte om aan te geven hoe de accountant diverse begrippen heeft geïnterpreteerd. De accountant zal dit goed in zijn dossier moeten vastleggen.

COPRO beschouwt de opdracht als risicovol. De accountant zou de opdracht alleen moeten aanvaarden als voldaan wordt aan de volgende twee voorwaarden:

  • De accountant en zijn team beschikken over specialistische kennis en ervaring van het onderwerp en de hiermee verbonden regelgeving.
  • De administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie is van voldoende niveau om te kunnen kwalificeren voor het EU programma, zodat sprake is van een rationele opdracht voor de accountant.

Advies COPRO

COPRO adviseert om, voor het geval de accountant de opdracht meent te kunnen uitvoeren, in de rapportage naar de EU expliciet aan te geven hoe de accountant de diverse begrippen in de ToR heeft geïnterpreteerd, hoe hij dit heeft vertaald naar een normenkader voor het assesment en hoe hij vervolgens de weging van de ja/nee vragen naar de scores heeft uitgevoerd.