Toetsingen

De periodieke toetsing door de Raad voor Toezicht brengt voor veel kantoren de nodige stress en onzekerheid met zich mee. Hoe kan ik me voorbereiden op de toetsing? Hoe verloopt het toetsingsproces? Waar let een toetser op? Deze pagina geeft antwoord deze vragen. Want een goed toetsresultaat is in ieders belang.

NB. Deze pagina wordt regelmatig ververst. Heeft u een vraag? Mail deze dan naar rvt@nba.nl.

Selectie van kantoren & toetsers

De selectie van de te toetsen kantoren gebeurt op basis van de monitoringvragenlijst en aan de hand van een door de Raad van Toezicht uitgevoerde risicoanalyse. Factoren die daarbij een rol spelen zijn: beroepsaansprakelijkheidsverzekering,  waarnemersovereenkomst en zeggenschap. Aan de hand van de ingevulde monitoringvragenlijst wordt ook de samenstelling van het toetsingsteam bepaald. Kantoren krijgen aan het begin van het kalenderjaar bericht of ze zijn geselecteerd.

Waar let de raad op bij de toewijzing van toetsers:

  • de geschiktheid van de toetser zoals niveau van teamleider, ervaring met (wettelijke) controleopdrachten, andere assurance-opdrachten en / of aan assurance verwante opdrachten;
  • aard (soort opdrachten) en omvang (omzet) van het accountantskantoor;
  • regio-indeling uit oogpunt van concurrentie-overwegingen;
  • beschikbaarheid van de toetser.

Een toetser is onpartijdig  en onafhankelijk van het te toetsenkantoor. De toetser bij een hertoetsing is een andere dan de toetser die de eerste toetsing heeft uitgevoerd. Kunt u zich niet vinden in de voor uw kantoor aangewezen toetser dan kunt u een gemotiveerd verzoek indienen om deze te vervangen. Het bestuur geeft bij de bekendmaking van de toetser(s) aan binnen welke termijn u moet reageren.

Monitoringvragenlijst

Jaarlijks wordt in oktober aan alle accountantspraktijken gevraagd de monitoringvragenlijst in te vullen. Zij hebben hiervoor zes weken de tijd. Deze lijst bevat algemene informatie die van belang is voor de voorbereiding van de kwaliteitstoetsingen. Daarnaast vormt de monitoringvragenlijst de basis voor de jaarlijkse selectie van kantoren voor de kwaliteitstoetsing.

Vrijstelling

Kantoren kunnen binnen 4 weken na de aankondiging van de toetsing om tijdelijke vrijstelling vragen. Door bijzondere omstandigheden kan een (her)toetsing in een bepaald jaar niet wenselijk zijn. Het vrijstellingsverzoek moet schriftelijk en gedocumenteerd zijn. De Raad reageert binnen 8 weken op het vrijstellingsverzoek. De vrijstelling is tijdelijk en maximaal voor 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met nogmaals 1 jaar.

Vragen en / of hulp nodig?

reddinsgboei_groen.png

Toegepaste normering bij de oordeelsvorming

De toetsing richt zich op het stelsel van kwaliteitsbeheersing van het accountantskantoor. Dit kan een stelsel voor assurance-opdrachten en/of een stelsel voor aan assurance verwante opdrachten zijn.

Deze toetsing geschiedt op basis van de normen die voortvloeien uit de voor het accountantskantoor geldende regelgeving (Wta, Bta, VAO, NVAK-ass of NVAK-aav). Dit is afhankelijk van het soort opdrachten dat het kantoor uitvoert (wettelijke controles, assurance-opdrachten of  aan assurance verwante opdrachten dan wel overige opdrachten. OOB-kantoren worden niet getoetst door de Raad, maar door de AFM.

Als het stelsel van kwaliteitsbeheersing niet voldoet aan de toetsingsnormen, is sprake van een tekortkoming in de beroepsuitoefening van de accountant. De toetser baseert zijn oordeel op de regelgeving die gold op het moment van de uitvoering van de opdracht. Toepassing van nieuwe, nog niet in werking getreden, regelgeving door organisaties is toegestaan.

Belangrijk. De door het accountantskantoor intern geformuleerde normen, opgenomen in een kantoorhandboek, zijn leidend voor de beoordeling van het kwaliteitssysteem. Houd hier rekening mee bij het gebruik van een kantoorhandboek. Als hierin normen zijn opgenomen die verder gaan dan de geldende wet- en regelgeving, worden deze  gebruikt voor de toetsing. U wordt geadviseerd om het kantoorhandboek aan te passen aan uw eigen situatie.

Aankondiging toetsing

Wordt uw accountantskantoor geselecteerd voor een toetsing dan krijgt u hiervan per brief bericht. Kort daarna neemt de toetser of de teamleider van het toetsingsteam contact met u op om een afspraak te maken voor datum en tijdstip van de toetsing. Dit is meestal na 6 weken. Ook ontvangt u een oriëntatievragenlijst die u vooraf aan de toetsing moet invullen. De toetser of het toetsingsteam bereidt de toetsing aan de hand van deze lijst voor.

Kosten toetsing

De kosten voor een toetsing zijn afhankelijk van de opdrachten die uw kantoor uitvoert, het aantal werkzame accountants en de omzet. De kosten voor een mkb-praktijk tot 10 verbonden accountants variëren tussen de 1650 en de 9020 euro. Daarnaast is per kantoor jaarlijks 105 euro per accountant verschuldigd voor de dekking van de indirecte kosten van het toezicht.

Verordening op kosten Kwaliteitsbeoordelingen

Welke documenten moet ik klaar leggen voor de toetsing?

Een goede voorbereiding is belangrijk. U moet bijvoorbeeld verschillende documenten klaar leggen, zoals een waarnemingsovereenkomst, de polis van uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering, de meest recente jaarrekening van uw kantoor. 

Verloop toetsing

Op de dag dat de toetsing plaatsvindt meldt de toetser/het toetsingsteam zich om 9 uur bij u op kantoor. Na de kennismaking en introductie neemt de toetser/het toetsingsteam de oriëntatievragenlijst met u door. Daarna beoordelen zij dossiers en documenten. Afhankelijk van de aard en omvang van uw accountantspraktijk neemt een toetsing 1 of meerdere dagen in beslag. Het is van belang dat u op deze dag(en) beschikbaar bent om vragen te beantwoorden of stukken aan te leveren.

De toetsing zelf

Dit onderdeel gaat inhoudelijk in op de toetsing en op de achtergrond van sommige verplichtingen. Toetsingsresultaten en de ervaringen van toetsers kunnen aanleiding zijn om onderwerpen toe te lichten.

Waarnemingsovereenkomst

Om de continuïteit van de dienstverlening aan de klant veilig te stellen moeten accountantskantoren die assurance- en aan assurance verwante opdrachten uitvoeren een waarnemingsovereenkomst afsluiten. 

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Accountantsorganisaties en - kantoren zijn verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. De minimumeisen waaraan deze aansprakelijkheidsverzekering moet voldoen zijn opgenomen in art. 12 VAO, art. 29 NVAK-ass en art. 4 NVAK-aav.

Kantoorhandboek ja/nee

U hoeft geen kantoorhandboek te hebben. Wel moet u voor uw kantoor een beschrijving hebben van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Daarbij kunt u denken aan vastlegging van:

  • de missie van uw kantoor, soort opdrachten, welk marktsegment, etc.
  • een beknopte omschrijving van:
    - het kwaliteitsbeleid;
    - het stelsel van interne beheersing;
    - de borging van een beheerste en integere bedrijfsvoering.
  • de werkwijze bij het aanvaarden van opdrachten en de continuatie daarvan mede gelet op de Wwft
  • een beschrijving van de aanpak voor het verrichten van het soort opdrachten dat wordt uitgevoerd bijvoorbeeld in de vorm van standaardwerkprogramma’s.

Bij de inrichting van het stelsel van kwaliteitsbeheersing mag u rekening houden met de aard en omvang van uw accountantspraktijk. Verschillende marktpartijen bieden handboeken en ondersteuning aan. Een goede beschrijving is ook nuttig in verband met de waarneming.

Nieuwe eisen voor toetsingen in 2016

De kantoren en de toetsers hebben in 2016 te maken gehad met de eisen uit de nieuwe Standaard 4410. Om misverstanden te voorkomen zijn toetsers bijgepraat over de documentatie-eisen van 4410.

Afsluiting toetsdag(en)

Aan het eind van de toetsing neemt de toetser of het toetsingsteam met u de belangrijkste bevindingen door die doorslaggevend zijn voor zijn voorgestelde oordeel.

Eindverslag toetser

De teamleider stelt binnen twee weken na de toetsing een concepttoetsingsverslag op. Hierop kunt u binnen twee weken schriftelijk reageren. Ook wanneer u het eens bent met de bevindingen, is het wenselijk dit schriftelijk aan de teamleider te bevestigen. Dit in verband met een zorgvuldige procedure van hoor en wederhoor. Uw commentaar stuurt u aan de toetser / toetsingsteam. Zij nemen uw opmerkingen mee bij het opstellen van het definitieve toetsingsverslag. Dit definitieve verslag wordt aan u en aan de Raad gezonden. Zowel uw schriftelijke reactie op het conceptverslag, als het definitieve verslag worden opgenomen in uw dossier.

Eindoordeel Raad

Nadat de raad het definitieve toetsingsverslag heeft ontvangen, stelt hij in zijn vergadering het definitieve eindoordeel vast. Er zijn drie oordelen mogelijk:

  • Het stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoet in opzet en werking aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.
  • Het stelsel van kwaliteitsbeheersing behoeft verbetering en voldoet in opzet en werking op belangrijke onderdelen niet aan hetgeen bepaald is  bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.
  • Het stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoet in opzet en werking niet aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.

Opzetten verbeterplan bij op onderdelen niet-voldoen

Als de Raad vaststelt dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing op belangrijke onderdelen niet voldoet, dan moet u een door de Raad goed te keuren verbeterplan opstellen. In beginsel volgt dan na een jaar een hertoetsing. Als de hertoetsing opnieuw een negatief resultaat oplevert, dan volgt een oordeel “voldoet niet”.  De Raad kan vervolgens het NBA-bestuur adviseren een tuchtactie bij de Accountantskamer in Zwolle aanhangig te maken tegen de verantwoordelijke accountant(s).

Rechtstreekse gang naar Accountantskamer

In die gevallen waar bij een toetsing sprake is van zeer ernstige misslagen in de beroepsuitoefening, oordeelt de Raad dat het stelsel niet voldoet. In dat geval geeft de Raad direct een advies aan het NBA-bestuur om een tuchtactie bij de Accountantskamer in Zwolle aanhangig te maken tegen de verantwoordelijke accountant(s).

Vragen en opmerkingen?

Raad voor Toezicht