Toetsingen

Selectie van kantoren & toetsers

De selectie van de te toetsen kantoren gebeurt op basis van de monitoringvragenlijst en aan de hand van een door de Raad voor Toezicht uitgevoerde risicoanalyse. Aan de hand van de ingevulde monitoringvragenlijst wordt ook de samenstelling van het toetsingsteam bepaald. Kantoren krijgen aan het begin van het kalenderjaar bericht of ze zijn geselecteerd.

Waar let de Raad op bij de toewijzing van toetsers?

• De geschiktheid van de toetser zoals niveau van teamleider, ervaring met (wettelijke) controleopdrachten, andere assurance-opdrachten en / of aan assurance verwante opdrachten.
• De aard (soort opdrachten) en omvang (omzet) van het accountantskantoor.
• De regio-indeling uit oogpunt van concurrentie-overwegingen.
• De beschikbaarheid van de toetser.

Een toetser is onpartijdig en onafhankelijk van het te toetsen kantoor. De toetser bij een hertoetsing is een ander persoon dan de toetser die de eerste toetsing heeft uitgevoerd. Kunt u zich niet vinden in de voor uw kantoor aangewezen toetser dan kunt u een gemotiveerd verzoek indienen om deze te vervangen. De Raad geeft bij de bekendmaking van de toetser(s) aan binnen welke termijn u dit kunt doen.

Monitoringvragenlijst

Jaarlijks wordt in oktober aan alle accountantspraktijken gevraagd de monitoringvragenlijst in te vullen. Zij hebben hiervoor zes weken de tijd. Deze lijst bevat algemene informatie die van belang is voor de voorbereiding van de kwaliteitstoetsingen. Daarnaast vormt de monitoringvragenlijst de basis voor de jaarlijkse selectie van kantoren voor de kwaliteitstoetsing. 

Vrijstelling

Kantoren kunnen binnen 4 weken na de aankondiging van de toetsing om tijdelijke vrijstelling vragen. Door bijzondere omstandigheden kan een (her)toetsing in een bepaald jaar niet wenselijk zijn. Het vrijstellingsverzoek moet schriftelijk en gedocumenteerd zijn. De Raad reageert binnen 8 weken op het vrijstellingsverzoek.  De vrijstelling is tijdelijk en maximaal voor 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met nogmaals 1 jaar.

Toegepaste normering bij de oordeelsvorming

De toetsing richt zich op het stelsel van kwaliteitsbeheersing van het accountantskantoor. Dit kan een stelsel voor assurance-opdrachten en/of een stelsel voor aan assurance verwante opdrachten zijn.

Deze toetsing vindt plaats op basis van de normen die voortvloeien uit de voor het accountantskantoor geldende regelgeving (Wta, Bta, VAO, NVAK-ass of NVAK-aav → vanaf 1 januari 2018 de NVKS). Dit is afhankelijk van het soort opdrachten dat het kantoor uitvoert (wettelijke controles, assurance-opdrachten of  aan assurance verwante opdrachten dan wel overige opdrachten). 

Bij kantoren die beschikken over een Wta-vergunning voor het uitvoeren van wettelijke controles toetst de NBA niet de wettelijke controle opdrachten bij organisaties van openbaar belang (OOB), deze worden door de AFM getoetst.  

Er is sprake van een tekortkoming in de beroepsuitoefening, als het stelsel van kwaliteitsbeheersing niet voldoet aan de normen. De toetser baseert zijn oordeel op de regelgeving die gold op het moment van de uitvoering van de opdracht. Toepassing van nieuwe, nog niet in werking getreden, regelgeving door organisaties is toegestaan.

Belangrijk. De door het accountantskantoor intern geformuleerde normen, opgenomen in een kantoorhandboek, zijn leidend voor de beoordeling van het kwaliteitssysteem. Houd hier rekening mee bij het gebruik van een kantoorhandboek. Als hierin normen zijn opgenomen die verder gaan dan de geldende wet- en regelgeving, worden deze gebruikt voor de toetsing. U wordt geadviseerd om het kantoorhandboek aan te passen aan uw eigen situatie.

Kosten toetsing

De kosten voor een toetsing zijn afhankelijk van de opdrachten die uw kantoor uitvoert, het aantal werkzame accountants en de omzet. (Deze kosten komen bovenop de jaarlijks verschuldigde kosten voor de dekking van de indirecte kosten van het toezicht).

Welke documenten moet ik klaar leggen voor de toetsing?

Een goede voorbereiding is belangrijk. U moet bijvoorbeeld verschillende documenten klaar leggen, zoals een waarnemingsovereenkomst, de polis van uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering, de meest recente jaarrekening van uw kantoor. 

Verloop toetsing

Op de toetsingsdag meldt de toetser/het toetsingsteam zich meestal om 9 uur bij u op kantoor. De toetser/het toetsingsteam neemt de oriëntatievragenlijst met u door. Daarna beoordelen zij dossiers en documenten. Afhankelijk van de aard en omvang van uw accountantspraktijk neemt een toetsing 1 of meerdere dagen in beslag. Het is belangrijk dat u op deze dag(en) beschikbaar bent om vragen te beantwoorden of stukken aan te leveren. 

Waarnemingsovereenkomst

Accountantskantoren die assurance- en aan assurance verwante opdrachten uitvoeren moeten een waarnemingsovereenkomst afsluiten om de continuïteit van de dienstverlening aan de klant veilig te stellen. 

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Accountantsorganisaties en - kantoren zijn wettelijk verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. De minimumeisen waaraan deze aansprakelijkheidsverzekering moet voldoen zijn opgenomen in art. 12 VAO, art. 29 NVAK-ass en art. 4 NVAK-aav → vanaf 1 januari 2018 artikel 15 NVKS.

Kantoorhandboek ja/nee

U hoeft geen kantoorhandboek te hebben. Wel moet u voor uw kantoor een beschrijving hebben van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Daarbij kunt u denken aan vastlegging van:

• de missie van uw kantoor, soort opdrachten, welk marktsegment, etc.
• een beknopte omschrijving van:
  - het kwaliteitsbeleid;
  - het stelsel van interne beheersing;
  - de borging van een beheerste en integere bedrijfsvoering.
• de werkwijze bij het aanvaarden van opdrachten en de continuatie daarvan mede gelet op de Wwft
• een beschrijving van de aanpak voor het verrichten van het soort opdrachten dat wordt uitgevoerd bijvoorbeeld in de vorm van standaardwerkprogramma’s.

Bij de inrichting van het stelsel van kwaliteitsbeheersing mag u rekening houden met de aard en omvang van uw accountantspraktijk. Verschillende marktpartijen bieden handboeken en ondersteuning aan. Een goede beschrijving is ook nuttig in verband met de waarneming.

AVG

Vraag: word ik afgetoetst als ik niet aan de AVG voldoe?

Antwoord: van iedere accountant wordt verwacht dat deze aan de wet voldoet. Dat geldt ook voor de AVG. In de oriëntatievragenlijst is dan ook de vraag gesteld welke maatregelen u heeft genomen om te voldoen aan de AVG.

In beginsel kan het niet voldoen aan wet- en regelgeving een reden zijn om een kantoor af te toetsen. De Raad voor Toezicht realiseert zich echter dat de administratieve verplichtingen die voortvloeien uit de AVG (zoals het verwerkingsregister, de verwerkersovereenkomsten etc.) voor veel (of alle) kantoren nieuw zijn.

Over het onderwerp “AVG” zal worden gesproken bij de toetsing. De toetsers moeten merken dat u weet waar de AVG over gaat, welke verplichtingen u heeft en dat uw kantoor (mocht u nog niet klaar zijn) doende is met de implementatie. Mocht het kantoor niet klaar zijn dan moet er een planning zijn om die implementatie binnen afzienbare tijd af te ronden.

U zult in 2018 niet worden afgetoetst op het enkele feit dat u nog niet klaar bent met de implementatie van de AVG binnen uw kantoor. Het kan wel onderdeel zijn van een groter aantal redenen om af te toetsen.

Voor toetsingen die in 2019 plaatsvinden geldt dat de toetsers er vanuit gaan dat het kantoor klaar is met de implementatie van de AVG.

Afsluiting toetsingsdag(en)

Aan het eind van de toetsing neemt de toetser of het toetsingsteam met u de belangrijkste bevindingen door die doorslaggevend zijn voor zijn voorgestelde oordeel.

Eindverslag toetser

Na de toetsing stelt de teamleider binnen twee weken een concepttoetsingsverslag op. Hierop kunt u binnen twee weken schriftelijk reageren. Uw commentaar stuurt u aan de toetser / toetsingsteam. Zij nemen uw opmerkingen mee bij het opstellen van het definitieve toetsingsverslag. Dit definitieve verslag wordt aan u en aan de Raad gezonden. Uw schriftelijke reactie op het conceptverslag en het definitieve verslag worden opgenomen in uw dossier. Ook wanneer u het eens bent met de bevindingen, is het wenselijk dit schriftelijk aan de teamleider te bevestigen. Dit in verband met een zorgvuldige procedure van hoor en wederhoor.

Eindoordeel Raad

De Raad stelt in zijn vergadering het definitieve eindoordeel vast. Dit gebeurt nadat het definitieve toetsingsverslag door de Raad is ontvangen. Er zijn drie oordelen mogelijk:

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing

• voldoet in opzet en werking aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.
• behoeft verbetering en voldoet in opzet en werking op belangrijke onderdelen niet aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.
• voldoet in opzet en werking niet aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.

De voortgezette toetsing

Wanneer de toetser tekortkomingen signaleert die relatief eenvoudig en binnen 3 maanden kunnen worden hersteld, kan hij zijn advies voor het eindoordeel nog even aanhouden. De getoetste kan dan in deze periode de tekortkomingen herstellen, waarna de toetsing wordt voortgezet en afgerond door de toetser en een advies voor het eindoordeel wordt gegeven. 

Het initiatief voor de voortgezette toetsing ligt bij de toetser. Door akkoord te gaan met het voorstel kan de getoetste de kosten die gepaard gaan met een verbeterplan en het hertoetsingstraject voorkomen. Kosten die aanmerkelijk hoger liggen dan die van de voortgezette toetsing. 

Er is wel een maar: De Raad voor Toezicht hoeft het advies voor het eindoordeel van de toetser niet over te nemen en kan alsnog oordelen dat een verbeterplan en hertoetsing nodig is.

Opzetten verbeterplan

Als de Raad vaststelt dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing op belangrijke onderdelen niet voldoet, dan moet u een door de Raad goed te keuren verbeterplan opstellen. In beginsel volgt dan na een jaar een hertoetsing. Als de hertoetsing opnieuw een negatief resultaat oplevert, dan volgt een oordeel “voldoet niet”. De Raad kan vervolgens het NBA-bestuur adviseren een tuchtklacht bij de Accountantskamer in Zwolle in te dienen.

Accountantskamer

In die gevallen waar bij een toetsing sprake is van zeer ernstige misslagen in de beroepsuitoefening, oordeelt de Raad dat het stelsel niet voldoet. In dat geval geeft de Raad direct een advies aan het NBA-bestuur om een tuchtactie bij de Accountantskamer in Zwolle aanhangig te maken tegen de verantwoordelijke accountant(s).

NBA Handboek Samenstellingspraktijk

Voor kleine kantoren met uitsluitend samenstellingsopdrachten heeft de NBA het Handboek Samenstellingspraktijk geschreven. Hiermee willen het NBA-bestuur en de Commissie MKB deze kantoren een goede basis geven voor kantoorkwaliteit en daarmee voor de toetsing.