RKB1 Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing

Deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing heeft ten doel grondbeginselen en essentiële procedures vast te stellen en aanwijzingen te geven met betrekking tot de verantwoordelijkheden van accountantsorganisaties voor hun kwaliteitsbeheersingssysteem ten aanzien van assurance- en daaraan verwante opdrachten. Deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing moet worden gelezen in samenhang met de GBA.

Aanvullende richtlijnen en aanwijzingen betreffende de verantwoordelijkheden van het personeel van accountantsorganisaties met betrekking tot kwaliteitsbeheersingsprocedures ten aanzien van bepaalde soorten opdrachten zijn opgenomen in andere uitingen. Zo stelt Richtlijn voor de Accountantscontrole 220 "Kwaliteitsbeheersing met betrekking tot controleopdrachten betreffende historische financiële informatie" bijvoorbeeld grondslagen vast en geeft aanwijzingen met betrekking tot kwaliteitsbeheersingsprocedures voor controleopdrachten.

De accountantsorganisatie dient een zodanig systeem van kwaliteitsbeheersing op te zetten dat een redelijke mate van zekerheid bestaat, dat de organisatie en haar personeel voldoen aan de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen en dat de door de organisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners afgegeven rapporten onder de gegeven omstandigheden juist zi jn.

Een kwaliteitsbeheersingssysteem bestaat uit gedragslijnen die zijn opgezet om de in paragraaf 3 beschreven doelen te bereiken en uit de noodzakelijke procedures om deze gedragslijnen te implementeren en de naleving daarvan te bewaken.

Deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing geldt voor alle accountantsorganisaties. De aard van de gedragslijnen en de procedures die door individuele organisaties worden ontwikkeld om aan deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing te voldoen is afhankelijk van verschillende factoren zoals de omvang en de bedrijfskenmerken van de organisatie en de vraag of deze al dan niet deel uitmaakt van een netwerk.

De in deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing gehanteerde begrippen hebben de volgende betekenis:

1. Voor de opdracht verantwoordelijke partner - De partner of andere accountant binnen de accountantsorganisatie die verantwoordelijk is voor de opdracht, voor de uitvoering daarvan en voor het rapport dat namens de accountantsorganisatie wordt afgegeven en aan wie voor zover noodzakelijk de vereiste bevoegdheden zijn toegekend door een beroepsorganisatie of een wettelijke of regelgevende instantie Deze optie anticipeert op toekomstige situaties. ;

2. Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling - Een proces opgezet om voorafgaand aan het afgeven van het rapport een objectieve evaluatie te verkrijgen van de belangrijkste standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zijn gevormd ter formulering van het rapport;

3. Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaa r - Een partner, een andere persoon binnen de accountantsorganisatie, een voldoende gekwalificeerde externe persoon of een team samengesteld uit dergelijke personen, met toereikende ervaring, bevoegdheid en het gezag om de belangrijkste standpunten, die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zijn gevormd ter formulering van het rapport, objectief te kunnen evalueren;

4. Opdrachtteam - Het personeel dat de opdracht uitvoert, alsmede deskundigen die door de accountantsorganisatie in verband met de opdracht zijn aangetrokken;

5. Accountantsorganisatie - Een eenmanspraktijk, een maatschap of een rechtspersoon van accountants. In Nederland wordt onder ‘ accountantsorganisatie ’ tevens verstaan een interne accountantsdienst, voor zover deze assurance- en daaraan verwante opdrachten uitvoert;

6. Inspectie - Met betrekking tot afgeronde opdrachten, procedures opgezet om vast te stellen dat opdrachtteams voldoen aan de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures;

7. Beursgenoteerde onderneming - Een huishouding waarvan de aandelen, schuldbewijzen of overige effecten aan een erkende effectenbeurs zijn genoteerd, of overeenkomstig de voorschriften van een erkende effectenbeurs of een ander gelijkwaardig lichaam worden verhandeld;

8. Bewaking - Een proces dat voortdurende aandacht voor en evaluatie van het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie omvat met daarin opgenomen een periodieke inspectie van een selectie uit de afgeronde opdrachten en dat is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat het kwaliteitsbeheersingssysteem effectief functioneert;

9. Netwerkorganisatie - Een huishouding onder gemeenschappelijk beheer, gemeenschappelijke eigendom of gemeenschappelijke leiding met de accountantsorganisatie of een huishouding die een redelijk denkende en terzake kundige derde met kennis van alle relevante informatie redelijkerwijs zou beschouwen als onderdeel (in nationaal of internationaal verband) van de accountantsorganisatie;

10. Partner - Een persoon met de bevoegdheid om namens de accountantsorganisatie verbintenissen aan te gaan betreffende de uitvoering van opdrachten op het gebied van de professionele dienstverlening;

11. Personeel - De partners en de overige beroepsbeoefenaren;

12. Vaktechnische richtlijnen - De richtlijnen met betrekking tot de kwaliteitsbeheersing, de accountantscontrole, assurance- en daaraan verwante opdrachten; en de geldende ethische normen;

13. Redelijke mate van zekerheid - In de context van deze richtlijn: een hoge, maar niet absolute mate van zekerheid;

14. Overige beroepsbeoefenaren - Beroepsbeoefenaren die geen partner zijn, alsmede deskundigen die in dienst van de accountantsorganisatie zijn; en

15. Voldoende gekwalificeerde externe persoon - Een persoon buiten de accountantsorganisatie met de capaciteiten en bekwaamheden om als een voor de opdracht verantwoordelijke partner te handelen, bijvoorbeeld een partner van een andere accountantsorganisatie of een werknemer (met voldoende ervaring) die behoort tot een beroepsorganisatie, waarvan de leden controle- en beoordelingsopdrachten betreffende historische financiële informatie of andere assurance- en daaraan verwante opdrachten mogen uitvoeren of tot een organisatie, die belangrijke diensten verleent op het gebied van de kwaliteitsbeheersing.

Het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures te bevatten gericht op de volgende aspecten:

1. d e verantwoordelijkheid van de leiding voor kwaliteit binnen de accountantsorganisatie ;

2. ethische normen;

3. h et aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgeve rs en van specifieke opdrachten;

4. het personeelsbeleid;

5. de uitvoering van de opdrachten;

6. d e bewaking.

De gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures dienen te worden vastgelegd en bekend te worden gemaakt aan het personeel van de accountantsorganisatie. In dergelijke mededelingen worden de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsbeheersingsprocedures toegelicht alsmede de te bereiken doelen waartoe zij zijn opgezet. Daarbij wordt ook benadrukt dat iedereen een persoonlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit draagt en dat wordt verwacht dat men aan deze gedragslijnen en procedures voldoet. In aansluiting hierop is de accountantsorganisatie zich bewust van het belang van een goede terugkoppeling over het kwaliteitsbeheersingssysteem van de zijde van het personeel. Daarom wordt het personeel aangemoedigd zijn zienswijze of bedenkingen over aspecten van de kwaliteitsbeheersing kenbaar te maken.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een interne bedrijfscultuur te bevorderen, gebaseerd op de erkenning dat kwaliteit essentieel is bij de uitvoering van opdrachten. Dergelijke gedragslijnen en procedures dienen als eis te stellen dat het bestuur de eindverantwoordelijkheid aanvaardt voor het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorg anisatie.

De leiding van de accountantsorganisatie en haar voorbeeldfunctie zijn in belangrijke mate van invloed op de interne bedrijfscultuur van de accountantsorganisatie. Het bevorderen van een kwaliteitsgerichte interne bedrijfscultuur is afhankelijk van duidelijke, logische en regelmatig terugkerende maatregelen en signalen van de zijde van alle leidinggevende niveaus van de accountantsorganisatie, waarbij de nadruk wordt gelegd op de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures van de accountantsorganisatie en de noodzaak om:

1. werkzaamheden te verrichten die in overeenstemming zijn met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen; en

2. rapporten af te geven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn.

Dergelijke maatregelen en signalen bevorderen een bedrijfscultuur waarin werkzaamheden van hoge kwaliteit worden gewaardeerd en beloond. Ze worden bekendgemaakt door middel van interne cursussen, vergaderingen, formele en informele gesprekken, intentieverklaringen, nieuwsbrieven of werkinstructies. Ze worden opgenomen in de interne documentatie en het cursusmateriaal van de accountantsorganisatie en in de beoordelingsprocedures voor partners en overige beroepsbeoefenaren om de visie van de organisatie inzake het belang van kwaliteit en de wijze waarop kwaliteit bereikt kan worden te ondersteunen en te versterken.

Van bijzonder belang is dat de leiding van de accountantsorganisatie de noodzaak erkent dat de zakelijke strategie van de organisatie ondergeschikt moet zijn aan de allesbepalende eis, dat de organisatie kwaliteit moet leveren bij het uitvoeren van al haar opdrachten. Daartoe:

1. richt de accountantsorganisatie de verantwoordelijkheden van de leiding zo in dat commerciële overwegingen geen afbreuk doen aan de kwaliteit van de werkzaamheden;

2. worden de gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie betreffende prestatiebeoordeling, salariëring en promotie (met inbegrip van prestatiebeloningssystemen) van het personeel zo opgezet dat daaruit blijkt dat de accountantsorganisatie zich bovenal gebonden acht om kwaliteit te leveren; en

3. besteedt de accountantsorganisatie voldoende middelen aan de ontwikkeling, ondersteuning en vastlegging van haar gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures.

Elk van de personen aan wie operationele verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie is opgedragen aan het bestuur van de organisatie dient toereikende ervaring en bekwaamheid te bezitten, alsmede de noodzakelijke bevoegdheid en het gezag om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen.

Toereikende ervaring en bekwaamheid stellen de verantwoordelijke persoon of personen in staat om kwaliteitsbeheersingsproblemen te onderkennen en te doorgronden en om de juiste gedragslijnen en procedures te ontwikkelen. De noodzakelijke bevoegdheid en het gezag stelt de persoon of personen in staat om deze gedragslijnen en procedures daadwerkelijk te implementeren.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de organisatie en haar personeel voldoen aan de van kracht zijnde ethische normen.

Ethische normen met betrekking tot assurance- en daaraan verwante opdrachten omvatten in het algemeen de delen A en B van de Code van de IFAC aangevuld met nationale beroepsethische normen van meer stringente aard. In de IFAC-code zijn de grondbeginselen van de beroepsethiek vastgesteld. Deze zijn:

1. integriteit;

2. objectiviteit;

3. vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;

4. geheimhouding; en

5. professioneel gedrag.

Deel B van de IFAC-code bevat een raamwerk betreffende onafhankelijkheid bij assurance-opdrachten, rekening houdend met bedreigingen voor de onafhankelijkheid, waarborgen die kunnen worden ingebouwd en het openbaar belang.

In de gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie wordt de nadruk gelegd op de fundamentele principes op basis van de uitgangspunten: (a) het leiderschap van de organisatie (b) opleiding en training (c) de bewaking en (d) een procedure ter behandeling van gevallen, waarbij niet aan de normen wordt voldaan. Onafhankelijkheid bij assurance-opdrachten is zo belangrijk, dat het afzonderlijk wordt behandeld in de paragrafen 18-27 hierna. Deze paragrafen moeten in samenhang met de IFAC-code worden gelezen.

Onafhankelijkheid

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de organisatie, haar personeel en indien van toepassing anderen die moeten voldoen aan de onafhankelijkheidsvoorschriften (waaronder deskundigen die door de organisatie zijn aangetrokken en personeel van netwerkorganisaties) hun onafhankelijkheid handhaven, voorzover dit is vereist op grond van de IFAC code en nationale ethische normen. Dergelijke gedragslijnen en procedures dienen de accountantsorganisatie in staat te stellen om:

1. h aar onafhankelijkheidsvoorschriften bekend te maken aan het personeel en indien van toepassing aan anderen die aan die eisen moeten voldoen; en

2. o mstandigheden en relaties te onderkennen en te onderzoeken die de onafhankelijkheid bedreigen en de juiste maatregelen te treffen om deze bedreigingen weg te nemen dan wel terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau door het inbouwen van waarborgen of indien dit juist wordt geacht door de opdracht terug te geven.

Dergelijke gedragslijnen en procedures dienen als eis te stellen:

1. dat voor de opdracht verantwoordelijke partners de accountantsorganisatie voorzien van belangrijke informatie over de opdracht, waaronder de reikwijdte van de dienstverlening, om de organisatie in staat te stellen om de volledige invloed van het aanvaarden van deze opdracht op de onafhankelijkheidsvoorschriften te onderzoeken;

2. dat het personeel de accountantsorganisatie onmiddellijk inlicht over omstandigheden en relaties die bedreigingen voor de onafhankelijkheid doen ontstaan, zodat de juiste acties kunnen worden ondernomen; en

3. dat belangrijke informatie wordt verzameld en bekendgemaakt aan het daartoe bevoegde personeel, zodat:

   1. de accountantsorganisatie en haar personeel op eenvoudige wijze kan bepalen of zij de onafhankelijkheidsvoorschriften naar behoren toepassen;

   2. de accountantsorganisatie haar onafhankelijkheidsinformatie kan bijhouden en vernieuwen; en

   3. de accountantsorganisatie de juiste acties kan ondernemen met betrekking tot gesignaleerde bedreigingen voor de onafhankelijkheid.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat ze wordt ingelicht over overtredingen van de onafhankelijkheidsvoorschriften en om haar in staat te stellen de juiste maatregelen te treffen om dergelijke situaties op te lossen. De gedragslijnen en procedures dienen eisen te bevatten voor:

1. a llen die moeten voldoen aan onafhankelijkheidsvoorschriften, inhoudende dat zij de accountantsorganisatie onmiddellijk moeten inlichten over overtredingen van de onafhankelijkheidsvoorschriften die zij opmerken;

2. d e accountantsorganisatie, inhoudende dat zij gesignaleerde overtredingen van deze gedragslijnen en procedures onmiddellijk bekendmaakt aan:

   1. d e voor de opdracht verantwoordelijke partner die tezamen met de accountantsorganisatie de overtreding moet afhandelen; en

   2. a ndere belangrijke functionarissen binnen de accountantsorganisatie en degenen die moeten voldoen aan de onafhankelijkheidsvoorschriften en de juiste acties moeten ondernemen; en

3. h et indien noodzakelijk zo snel mogelijk bekendmaken binnen de accountantsorganisatie door de voor de opdracht verantwoordelijke partner en de andere onder (b) (ii) vermelde personen van de maatregelen die zijn getroffen om de zaak op te lossen, zodat de organisatie kan bepalen of nog verdere maatregelen dienen te worden getroffen.

Aanwijzingen aangaande bedreigingen voor de onafhankelijkheid en waarborgen, alsmede de toepassingen daarvan in specifieke omstandigheden zijn opgenomen in hoofdstuk 8 van de IFAC-code.

Een accountantsorganisatie die kennis neemt van een overtreding van de onafhankelijkheidsvoorschriften en -procedures maakt belangrijke informatie daarover onmiddellijk bekend aan voor opdrachten verantwoordelijke partners, anderen binnen de organisatie voorzover zij er belang bij hebben en indien van toepassing aan deskundigen die door de organisatie zijn aangetrokken en personeel van netwerkorganisaties, opdat zij de juiste maatregelen kunnen treffen. Het treffen van de juiste maatregelen door de accountantsorganisatie of de voor de opdracht verantwoordelijke partner omvat het inbouwen van de juiste waarborgen om de bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen dan wel terug te brengen tot een aanvaarbaar niveau of het teruggeven van de opdracht. In aanvulling hierop zorgt de accountantsorganisatie er voor dat personeel dat onafhankelijk moet zijn hiertoe wordt opgeleid.

Ten minste één keer per jaar dient de accountantsorganisatie een schriftelijke bevestiging te ontvangen van het personeel van de accountantsorganisatie dat op grond van de IFAC-code en de Nadere Voorschriften inzake Onafhankelijkheid onafhankelijk moet zijn, inhoudende dat zij voldoen aan de onafhankelijkheidsvoorschriften en -procedures.

Een schriftelijke bevestiging mag op papier of elektronisch worden afgegeven. Door een bevestiging te vragen en de juiste acties te ondernemen na kennis te hebben genomen van overtredingen van de onafhankelijkheidsvoorschriften, geeft de accountantsorganisatie blijk van het belang dat zij aan de onafhankelijkheid hecht en maakt zij deze zaak actueel en zichtbaar voor haar personeel.

De IFAC-code besteedt aandacht aan de bedreiging door een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen die kan ontstaan indien hetzelfde leidinggevende personeel gedurende een lange periode wordt ingezet bij een assurance-opdracht en aan de waarborgen die kunnen worden ingebouwd om een dergelijke bedreiging te bestrijden.

Daartoe dient de accountantsorganisatie gedragslijnen en procedures op te zetten:

1. w aarin criteria worden vermeld ter bepaling van de noodzaak van waarborgen om de bedreiging door een grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen in het geval dat hetzelfde leidinggevende personeel gedurende een lange periode wordt ingezet bij een assurance -opdracht; en

2. w aarin voor alle controles van jaarrekeningen van beursgenoteerde ondernemingen wordt voorgeschreven dat de voor de opdracht verantwoordelijke partner wordt gewisseld na een aangegeven periode conform de IFAC-code en de nationale ethische normen van meer stringente aard.

De inzet van hetzelfde leidinggevende personeel bij assurance-opdrachten gedurende een lange periode kan een bedreiging door een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen doen ontstaan of op andere wijze de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht aantasten. Daarom stelt de accountantsorganisatie criteria op ter bepaling van de noodzaak om waarborgen in te bouwen om deze bedreiging te bestrijden. Bij het bepalen van geschikte criteria neemt de accountantsorganisatie zaken in aanmerking als (a) de aard van de opdracht, alsmede in hoeverre het openbaar belang daarbij betrokken is en (b) de lengte van de periode dat het leidinggevend personeel reeds bij de opdracht betrokken is. Voorbeelden van waarborgen zijn wisseling van het leidinggevend personeel of het stellen van de eis dat een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling plaatsvindt.

De IFAC-code stelt dat de bedreiging door een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen bijzonder belangrijk is bij de controle van jaarrekeningen van beursgenoteerde ondernemingen. Voor deze controles stelt de IFAC-code als eis dat de voor de opdracht verantwoordelijke partner na een vooraf omschreven periode, die in het algemeen niet langer mag zijn dan zeven jaar, wordt gewisseld, en worden hierop gerichte richtlijnen en aanwijzingen uitgevaardigd. Via nationale voorschriften kunnen kortere periodes worden vastgesteld.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen voor het aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers en specifieke opdrachten, die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat zij alleen relaties en specifieke opdrachten zal aanvaarden en voortzetten indien:

1. zij de integriteit van de opdrachtgever heeft beoordeeld en geen informatie heeft verkregen die tot de conclusie leidt dat de opdrachtgever onvoldoende integer is;

2. zij de deskundigheid bezit om de opdracht uit te voeren en de capaciteiten, tijd en middelen daartoe bezit; en

3. zij kan voldoen aan de ethische normen.

Alvorens een opdracht van een nieuwe opdrachtgever te aanvaarden, bij het beslissen of een bestaande opdracht zal worden voortgezet en bij het overwegen of een nieuwe opdracht voor een bestaande opdrachtgever zal worden aanvaard, dient de accountantsorganisatie de informatie te verkrijgen die zij in de gegeven omstandigheden noodzakelijk acht. Indien knelpunten zijn onderkend en de accountantsorganisatie toch besluit de relatie met de opdrachtgever of de specifieke opdracht te aanvaarden of voort te zetten, moet de organisatie vastleggen hoe de knelpunten zijn opgelost.

Met betrekking tot de integriteit van een opdrachtgever beoordeelt de accountantsorganisatie bijvoorbeeld de volgende aspecten:

• de identiteit en de zakelijk reputatie van de belangrijkste eigenaren van de huishouding van de opdrachtgever, leidinggevende functionarissen op sleutelposities, de verbonden partijen en de organen belast met governance;

• de aard van de bedrijfsactiviteiten, alsmede de bedrijfscultuur;

• informatie over de houding van de belangrijkste eigenaren van de huishouding, leidinggevende functionarissen op sleutelposities en de organen belast met governance inzake onderwerpen als het niet te goeder trouw interpreteren van financiële verslaggevingsregels en de interne beheersingsomgeving;

• de vraag of de opdrachtgever overdreven aandacht heeft voor het zo laag mogelijk houden van de declaraties van de accountantsorganisatie;

• aanwijzingen dat onaanvaardbare beperkingen in de controle voorkomen;

• aanwijzingen dat de opdrachtgever betrokken zou kunnen zijn bij het witwassen van geld of andere criminele activiteiten;

• de redenen om de accountantsorganisatie aan te stellen en geen gebruik meer te maken van de diensten van de voorgaande accountantsorganisatie.

De hoeveelheid kennis die een accountantsorganisatie heeft met betrekking tot de integriteit van een opdrachtgever zal in het algemeen groter worden naarmate de relatie met die opdrachtgever voortduurt.

Informatie over dergelijke zaken die de accountantsorganisatie verkrijgt, kan bijvoorbeeld afkomstig zijn van:

• collegiaal overleg met gelijktijdig optredende of vroegere dienstverleners van professionele accountantsdiensten bij de opdrachtgever overeenkomstig de IFAC-code en besprekingen met andere derden;

• het inwinnen van inlichtingen bij ander personeel van de accountantsorganisatie of derden zoals bankiers, juridisch adviseurs en kenners van de bedrijfstak;

• achtergrondonderzoek via relevante databases.

Bij het overwegen of de accountantsorganisatie de capaciteiten, bekwaamheid, tijd en middelen bezit om een nieuwe opdracht te aanvaarden van een nieuwe of bestaande opdrachtgever, onderzoekt de organisatie de specifieke eisen van de opdracht en de bestaande profielen van de partners en de overige beroepsbeoefenaren op elk relevant niveau. Aspecten die de accountantsorganisatie in aanmerking neemt, betreffen de vraag of:

• personeel van de accountantsorganisatie specifieke kennis heeft van de desbetreffende bedrijfstakken of onderwerpen;

• personeel van de accountantsorganisatie ervaring heeft met de desbetreffende door wet - of regelgeving gestelde eisen, of in staat is de noodzakelijke vaardigheden en kennis daarvoor op effectieve wijze te verwerven;

• de accountantsorganisatie voldoende personeel met de noodzakelijke capaciteiten en bekwaamheden in dienst heeft;

• zo nodig deskundigen kunnen worden ingezet;

• personen die voldoen aan de criteria en geschiktheidsvereisten om opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen uit te voeren ter beschikking zijn, voor zover van toepassing op de opdracht; en

• of de accountantsorganisatie in staat is om de opdracht uit te voeren binnen de rapporteringstermijn.

De accountantsorganisatie overweegt ook of het accepteren van een opdracht van een nieuwe of bestaande opdrachtgever een belangentegenstelling in wezen of schijn kan doen ontstaan. Als een potentiële belangentegenstelling wordt gesignaleerd, overweegt de accountantsorganisatie of het juist is om de opdracht te aanvaarden.

Bij het nemen van de beslissing om een relatie met een opdrachtgever voort te zetten wordt rekening gehouden met belangrijke zaken die zich hebben voorgedaan tijdens de lopende of vorige opdrachtperioden, en hun gevolgen voor de voortzetting van de relatie. Zo kan een opdrachtgever bijvoorbeeld zijn bedrijfsactiviteiten hebben uitgebreid naar een bedrijfstak, waarvoor de accountantsorganisatie de noodzakelijke kennis of deskundigheid mist.

Indien de accountantsorganisatie informatie verkrijgt die haar genoodzaakt zou hebben om de opdracht te weigeren als die informatie eerder beschikbaar was geweest, dienen de gedragslijnen en procedures aangaande voortzetting van de opdracht en de relatie met de opdrachtgever te bepalen dat in aanmerking dient te worden genomen:

1. de vaktechnische en juridische verantwoordelijkheden die onder deze omstandigheden gelden, alsmede of er een verplichting voor de accountantsorganisatie bestaat om aan de persoon of personen, die de accountantsorganisatie hebben benoemd verslag uit te brengen of in bepaalde gevallen aan regelgevende instanties te melden; en

2. de mogelijkheid om de opdracht terug te geven, eventueel in combinatie met het verbreken van de relatie met de opdrachtgever.

Gedragslijnen en procedures met betrekking tot het teruggeven van de opdracht, eventueel in combinatie met het verbreken van de relatie met de opdrachtgever, richten zich op de volgende onderwerpen:

• het bespreken met leidinggevenden van de huishouding van de opdrachtgevers op het daartoe bevoegde niveau en met de organen belast met governance van de juiste maatregelen die de accountantsorganisatie zou kunnen treffen, gebaseerd op de van belang zijnde feiten en omstandigheden;

• als de accountantsorganisatie besluit dat het terecht is om de opdracht terug te geven, het bespreken met leidinggevenden van de huishouding van de opdrachtgever op het daartoe bevoegde niveau en met de organen belast met governance van het teruggeven van de opdracht, eventueel in combinatie met het verbreken van de relatie met de opdrachtgever, en de redenen om de opdracht terug te geven;

• de overweging of er eisen van vaktechnische, regelgevende of wettelijke aard voor de accountantsorganisatie bestaan om te blijven functioneren of om het teruggeven van de opdracht, eventueel in combinatie met het verbreken van de relatie met de opdrachtgever te melden aan regelgevende en toezichthoudende instanties;

• het in het dossier opnemen van belangrijke onderwerpen, consultaties, eindoordelen, en de grondslag daarvoor.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat zij voldoende personeel in dienst heeft met de capaciteiten, bekwaamheid en binding met ethische grondslagen, die noodzakelijk zijn om haar opdrachten uit te kunnen voeren in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen en om de organisatie of de voor opdrachten verantwoordelijke partner in staat te stellen rapporten af te geven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn.

Dergelijke gedragslijnen en procedures richten zich op de volgende aspecten van het personeelsbeleid:

• personeelswerving;

• prestatiebeoordeling;

• capaciteiten;

• deskundigheid;

• loopbaanontwikkeling;

• promotie;

• salariëring; en

• inschatting van de personeelsbehoefte.

Door zich op deze aspecten te richten is de accountantsorganisatie in staat om in te schatten hoeveel personen met welke kenmerken nodig zijn voor haar opdrachten. Het proces van personeelswerving van de accountantsorganisatie omvat procedures, waardoor de organisatie integere personen kan selecteren, die het vermogen hebben om de capaciteiten en bekwaamheden te verwerven, die noodzakelijk zijn om werkzaamheden voor de accountantsorganisatie uit te voeren.

Capaciteiten en bekwaamheden kunnen worden ontwikkeld door een verscheidenheid van methoden, waaronder:

• vaktechnische opleiding;

• voortdurende vaktechnische ontwikkeling, waaronder training;

• Werkervaring;

• begeleiding door meer ervaren collega's, bijvoorbeeld andere leden van het opdrachtteam.

Of de deskundigheid van het personeel van de accountantsorganisatie voortdurend op peil blijft, is voor een belangrijk deel afhankelijk van een goed afgestemd niveau van voortdurende vaktechnische ontwikkeling, waardoor de personeelsleden hun deskundigheid en capaciteiten in stand kunnen houden. De accountantsorganisatie legt daarom in haar gedragslijnen en procedures de nadruk op voortdurende training voor alle niveaus van de accountantsfuncties en verschaft de noodzakelijke trainingsfaciliteiten en overige hulp om het personeel in staat te stellen om de vereiste capaciteiten en bekwaamheden in stand te houden. Indien geen interne vaktechnische - en trainingsfaciliteiten beschikbaar zijn of om andere redenen, kan de accountantsorganisatie voor dat doel gebruikmaken van een voldoende gekwalificeerde externe persoon.

De procedures van de accountantsorganisatie met betrekking tot prestatiebeoordeling, salariëring en promotie besteden ruime aandacht aan de ontwikkeling en het instandhouden van de deskundigheid en de binding met ethische grondslagen. In het bijzonder zal de accountantsorganisatie:

1. het personeel bewust maken van de verwachtingen van de organisatie met betrekking tot prestaties en ethische grondslagen;

2. het personeel voorzien van evaluatie en advies over het functioneren, de groei binnen de functie en de loopbaanontwikkeling; en

3. het personeel duidelijk maken dat promotie naar functies met een grote verantwoordelijkheid onder meer afhankelijk is van de kwaliteit van de prestaties en het zich houden aan ethische grondslagen en dat het niet voldoen aan de gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie kan resulteren in disciplinaire maatregelen.

De omvang en specifieke omstandigheden van de accountantsorganisatie zullen van invloed zijn op de structuur van haar prestatiebeoordelingsproces. Vooral kleinere accountantsorganisaties zullen veelal op minder formele wijze de prestaties van hun medewerkers evalueren.

Samenstellling van opdrachtteams

De accountantsorganisatie dient de verantwoordelijkheid voor elke opdracht op te dragen aan een voor de opdracht verantwoordelijke partner. De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen, die voorschrijven dat:

1. de identiteit en de rol van de voor de opdracht verantwoordelijke partner worden bekendgemaakt aan leidinggevende functionarissen op sleutelposities van de huishouding van de opdrachtgever en de organen belast met governance ;

2. de voor de opdracht verantwoordelijke partner over de juiste capaciteiten, bekwaamheden, bevoegdheid en het gezag beschikt en voldoende tijd heeft om zijn taak uit te voeren; en

3. de verantwoordelijkheden van de voor de opdracht verantwoordelijke partner duidelijk worden gedefinieerd en besproken met die partner.

De gedragslijnen en procedures bevatten systemen om toezicht te houden op de werkdruk en beschikbaarheid van de voor opdrachten verantwoordelijke partners om deze personen in staat te stellen voldoende tijd te besteden aan het adequaat invulling geven aan hun verantwoordelijkheden.

Daarnaast dient de accountantsorganisatie de geschikte overige beroepsbeoefenaren aan te stellen met de noodzakelijke capaciteiten, bekwaamheden en voldoende tijd om opdrachten in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen uit te voeren, en om de organisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners in staat te stellen rapporten af te geven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn.

De accountantsorganisatie stelt procedures vast om de capaciteiten en bekwaamheden van de overige beroepsbeoefenaren te beoordelen. De capaciteiten en bekwaamheden die in aanmerking worden genomen bij het samenstellen van opdrachtteams en bij het bepalen hoe zwaar het toezicht moet zijn, zijn de volgende:

• inzicht in en praktische ervaring met soortgelijke opdrachten qua aard en complexiteit verkregen door de juiste training en deelname aan dergelijke opdrachten;

• inzicht in de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen;

• de juiste vaktechnische kennis, waaronder kennis van de van belang zijnde informatietechnologie;

• kennis van de belangrijke bedrijfstakken waarin de huishoudingen van de opdrachtgevers werkzaam zijn;

• het vermogen om vakkundige oordeelsvorming toe te passen;

• inzicht in de gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie met betrekking tot kwaliteitsbeheersing.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de opdrachten worden uitgevoerd in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen, en dat de organisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners rapporten afgeven die onder de gegeven omstandigheden juist zijn.

Door middel van haar gedragslijnen en procedures tracht de accountantsorganisatie een constante kwaliteit bij de uitvoering van de opdrachten tot stand te brengen. Hierbij worden veelal handboeken in geschreven of elektronische vorm, softwaretoepassingen of andere vormen van dossiervorming gebruikt, en op de bedrijfstak of de specifieke huishouding gericht instructiemateriaal. Zaken waaraan aandacht moet worden besteed, zijn:

• de wijze waarop opdrachtteams worden geïnstrueerd ten aanzien van de opdracht waarbij zij worden ingezet, om inzicht te verkrijgen in het doel van hun werkzaamheden;

• maatregelen ter naleving van de voor de opdracht van toepassing zijnde richtlijnen;

• maatregelen op het gebied van toezicht binnen de opdracht, training van de overige beroepsbeoefenaren en begeleiding;

• methoden om de uitgevoerde werkzaamheden, de belangrijke standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de vorm van het rapport dat wordt afgegeven, te beoordelen;

• een juiste vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden en van de tijdsfasering en de omvang van de kwaliteitsbeoordeling;

• maatregelen om alle gedragslijnen en procedures actueel te houden.

Het is van belang dat alle leden van het opdrachtteam inzicht hebben in het doel van de werkzaamheden, die zij uitvoeren. Goed teamwork en de juiste training zijn noodzakelijk om minder ervaren leden van het opdrachtteam een duidelijk inzicht te verschaffen in het doel van de werkzaamheden.

Toezicht omvat:

• het volgen van de voortgang van de opdracht;

• het vaststellen of de individuele leden van het opdrachtteam, rekening houdend met hun capaciteiten en bekwaamheden, voldoende tijd hebben om hun werk uit te voeren, of zij hun instructies begrijpen en of de werkzaamheden worden uitgevoerd in overeenstemming met de gekozen aanpak van de opdracht;

• het zich richten op belangrijke kwesties, die zich voordoen tijdens de uitvoering van de opdracht, het bepalen hoe belangrijk deze zijn en het dienovereenkomstig aanpassen van de gekozen aanpak;

• het signaleren van zaken, die zich lenen voor consultatie of voor nadere beschouwing door meer ervaren leden van het opdrachtteam tijdens de uitvoering van de opdracht.

Reviewverantwoordelijkheden worden zo geregeld dat meer ervaren leden van het opdrachtteam, waaronder de voor de opdracht verantwoordelijke partner, een review uitvoeren op de werkzaamheden die zijn uitgevoerd door minder ervaren teamleden. In het kader van de review wordt vastgesteld of:

1. de werkzaamheden zijn uitgevoerd overeenkomstig de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen;

2. er zich belangrijke zaken hebben voorgedaan die nadere beschouwing noodzakelijk maken;

3. de juiste consultaties hebben plaatsgevonden en de daaruit voortvloeiende eindoordelen zijn vastgelegd en overgenomen;

4. de noodzaak bestaat om de aard, tijdsfasering en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden te herzien;

5. de eindoordelen die zijn gevormd, worden onderbouwd met de uitgevoerde werkzaamheden en op de juiste wijze zijn vastgelegd;

6. de verkregen informatie toereikend genoeg is om het rapport te onderbouwen; en

7. het doel van de in het kader van de opdracht uitgevoerde werkzaamheden is bereikt.

Consultatie

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat:

1. o ver moeilijke of omstreden zaken de juiste consultaties hebben plaatsgevonden;

2. v oldoende middelen ter beschikking zijn, zodat de juiste consultaties kunnen plaatsvinden;

3. d e aard en reikwijdte van dergelijke consultaties worden vastgelegd; en

4. e indoordelen voortkomend uit consultaties worden vastgelegd en overgenomen.

Consultatie omvat discussie op het juiste vaktechnische niveau met personen in of buiten de accountantsorganisatie, die specialistische deskundigheid bezitten om een moeilijke of omstreden zaak op te lossen.

Consultatie vindt plaats door gebruik te maken van zowel de juiste onderzoeksbronnen als de totale op ervaring en vaktechniek gebaseerde deskundigheid, die bij de accountantsorganisatie aanwezig is. Consultatie is een hulpmiddel om de kwaliteit te bevorderen en brengt de toepassing van vakkundige oordeelsvorming op een hoger plan. De accountantsorganisatie tracht een cultuur tot stand te brengen waarin consultatie wordt gezien als een kracht en die het personeel stimuleert om advies in te winnen in moeilijke of omstreden zaken.

Effectieve consultatie bij andere beroepsbeoefenaren vereist dat aan degenen aan wie advies wordt gevraagd alle belangrijke feiten worden voorgelegd die hen in staat kunnen stellen om onderbouwd advies over vaktechnische, ethische of andere zaken te verstrekken. De procedures betreffende consultatie stellen als eis dat consultatie plaatsvindt bij personen die de juiste kennis, senioriteit en ervaring bezitten binnen de accountantsorganisatie (of indien van toepassing daarbuiten) over belangrijke vaktechnische, ethische en andere zaken en dat de eindoordelen voortkomend uit consultaties op de juiste wijze worden vastgelegd en overgenomen.

Een accountantsorganisatie die genoodzaakt is om extern advies in te winnen, bijvoorbeeld een organisatie zonder de juiste interne onderzoeksbronnen kan gebruikmaken van adviesdiensten van (a) andere accountantsorganisaties, (b) beroepsorganisaties en regelgevende instanties, of (c) commerciële organisaties die belangrijke diensten op het gebied van de kwaliteitsbeheersing leveren. Alvorens gebruik te maken van deze diensten, overweegt de accountantsorganisatie of de externe dienstaanbieder voldoende gekwalificeerd is voor dat doel.

De vastlegging van consultaties bij andere beroepsgenoten over moeilijke of omstreden zaken wordt goedgekeurd door zowel de persoon op wiens verzoek consultatie plaatsvond als de persoon die is geconsulteerd. De vastlegging is voldoende compleet en gedetailleerd om inzicht te verkrijgen in:

• de kwestie waarvoor consultatie plaatsvond; en

• de resultaten van de consultatie, waaronder alle genomen beslissingen, de basis daarvoor en de wijze waarop de beslissingen zijn uitgevoerd.

Verschillen van inzicht

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen voor het behandelen en het oplossen van verschillen van inzicht binnen het opdrachtteam, met de personen bij wie advies is ingewonnen en indien van toepassing tussen de voor de opdracht verantwoordelijke partner en de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar. De eindoordelen die zijn gevormd, dienen te worden vastgelegd en overgenomen.

Dergelijke procedures stimuleren het in een vroeg stadium signaleren van verschillen van inzicht, verschaffen duidelijke richtsnoeren voor de opeenvolgende stappen die daarna moeten worden genomen en stellen als eis dat vastleggingen worden vervaardigd over de verschillen van inzicht en de wijze waarop de eindoordelen die zijn gevormd worden overgenomen. Het rapport dient niet te worden afgegeven voordat de zaak is opgelost.

Een accountantsorganisatie die gebruikmaakt van de diensten van een voldoende gekwalificeerde externe persoon om een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uit te voeren, realiseert zich dat verschillen van inzicht kunnen ontstaan en stelt procedures vast om dergelijke verschillen van inzicht op te lossen, bijvoorbeeld door raadpleging van een andere beroepsbeoefenaar of accountantsorganisatie, of een beroepsorganisatie of regelgevende instantie.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die als eis stellen dat voor daarvoor in aanmerking komende opdrachten een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling plaatsvindt, waarin een objectieve evaluatie plaatsvindt van de belangrijke standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zijn gevormd bij het formuleren van het rapport. Dergelijke gedragslijnen dienen:

1. e en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling voor alle controles van beursgenoteerde ondernemingen voor te schrijven;

2. c riteria te vermelden aan de hand waarvan alle andere assurance - en daaraan verwante opdrachten dienen te worden geëvalueerd om te beoordelen of een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling dient te worden uitgevoerd; en

3. e en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling voor te schrijven voor alle opdrachten die voldoen aan de onder (b) vastgestelde criteria.

De gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie dienen als eis te stellen dat de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling is afgerond voordat het rapport wordt afgegeven.

Criteria die de accountantsorganisatie in aanmerking neemt bij het bepalen welke opdrachten behalve controleopdrachten betreffende de jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen onderwerp moeten zijn van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, zijn:

• de aard van de opdracht, alsmede de mate waarin het openbaar belang daarbij betrokken is;

• het signaleren van ongebruikelijke omstandigheden of risico's ten aanzien van een opdracht of groep opdrachten;

• de omstandigheid dat wet- of regelgeving een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling voorschrijft.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen, waarin zijn opgenomen:

1. d e aard, tijdsfasering en omvang van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling;

2. c riteria om op te kunnen treden als opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar; en

3. d ossiervormingsvereisten voor een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling .

Aard, tijdstip en omvang van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling

Een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling omvat in het algemeen een bespreking met de voor de opdracht verantwoordelijk partner, een onderzoek van de jaarrekening of andere financiële informatie die object van het onderzoek is en van het rapport en in het bijzonder de juistheid daarvan. Het omvat ook het onderzoeken van geselecteerde dossierstukken die betrekking hebben op de belangrijke standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zijn gevormd. De omvang van het onderzoek hangt af van de complexiteit van de opdracht en het risico dat het rapport onder de gegeven omstandigheden niet juist zou zijn. Het onderzoek beperkt de verantwoordelijkheden van de voor de opdracht verantwoordelijke partner niet.

Een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling met betrekking tot de controle van de jaarrekening van een beursgenoteerde onderneming omvat het in aanmerking nemen van:

• de evaluatie door het opdrachtteam van de onafhankelijkheid van de accountantsorganisatie met betrekking tot de opdracht;

• belangrijke risico's die tijdens het uitvoeren van de opdracht zijn gesignaleerd en de reactie op deze risico's;

• de standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen, in het bijzonder met betrekking tot materieel belang en belangrijke risico's;

• de vraag of de juiste consultatie heeft plaatsgevonden over zaken die betrekking hebben op verschillen van inzicht of andere moeilijke of omstreden zaken en de eindoordelen die uit deze consultaties zijn voortgevloeid;

• het belang en de presentatie van gecorrigeerde en niet gecorrigeerde afwijkingen die tijdens het uitvoeren van de opdracht zijn gesignaleerd;

• de zaken die besproken zijn met de leiding van de huishouding en de toezichthoudende organen en indien van toepassing met anderen zoals regelgevende instanties;

• de vraag of de voor het onderzoek geselecteerde dossierstukken de werkzaamheden met betrekking tot belangrijke standpunten die het controleteam heeft ingenomen goed weergeven en de eindoordelen die zijn gevormd, onderbouwen;

• de juistheid van het af te geven rapport.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling met betrekking tot andere opdrachten dan de controle van de jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen kan afhankelijk van de situatie alle of slechts bepaalde aandachtspunten omvatten.

De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar verricht het onderzoek tijdig op daartoe geschikte momenten tijdens de uitvoering van de opdracht, zodat belangrijke zaken onmiddellijk kunnen worden opgelost conform de wens van de onderzoeker en voordat het rapport wordt afgegeven.

Indien de kwaliteitsbeoordelaar aanbevelingen doet die niet worden geaccepteerd door de voor de opdracht verantwoordelijke partner en de zaak is niet opgelost naar tevredenheid van de onderzoeker, wordt het rapport niet afgegeven alvorens de zaak is opgelost door het voldoen aan de procedures van de accountantsorganisatie betreffende het afhandelen van verschillen van inzicht.

Criteria om op te kunnen treden als opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar

De gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie dienen zich te richten op de benoeming van opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar en vast te stellen onder welke voorwaarden zij kunnen worden benoemd. Hierbij worden in aanmerking genomen:

1. De vaktechnische kwalificaties die vereist zijn om deze rol te vervullen, alsmede de noodzakelijke ervaring, bevoegdheid en het gezag; en

2. De mate waarin bij een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar advies kan worden ingewonnen over de opdracht zonder dat de objectiviteit van de onderzoeker wordt aangetast.

De gedragslijnen en procedures betreffende de vaktechnische kwalificaties van opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar richten zich op de vaktechnische deskundigheid, ervaring, bevoegdheid en het gezag die noodzakelijk zijn om deze rol te vervullen. Wat onder toereikende vaktechnische deskundigheid, ervaring, bevoegdheid en het gezag moet worden verstaan, hangt af van de bij de opdracht behorende omstandigheden. Bovendien moet de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar, die een onderzoek met betrekking tot een controle van de jaarrekening van een beursgenoteerde onderneming moet uitvoeren, een persoon zijn die toereikende ervaring, bevoegdheid en het gezag bezit om te kunnen fungeren als partner die verantwoordelijk is voor de controle van de jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen.

De gedragslijnen en procedures zijn opgezet om de objectiviteit van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar te waarborgen. Dit houdt in dat de onderzoeker:

1. niet wordt geselecteerd door de voor de opdracht verantwoordelijke partner;

2. niet op andere wijze deelneemt aan de uitvoering van de opdracht zolang het onderzoek duurt;

3. geen beslissingen neemt die het opdrachtteam moet nemen; en

4. niet is onderworpen aan andere overwegingen die zijn objectiviteit zouden kunnen aantasten.

De voor de opdracht verantwoordelijke partner kan tijdens de uitvoering van de opdracht de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar consulteren. Een dergelijke consultatie behoeft geen belemmering te vormen voor het optreden als opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar. Als de invloed van de aard en de omvang van de consultaties echter belangrijk wordt, moet er zowel door het opdrachtteam als door de onderzoeker voor worden gewaakt dat de objectiviteit van de onderzoeker gehandhaafd blijft. Als dit niet mogelijk is, wordt een andere persoon binnen de accountantsorganisatie of een voldoende gekwalificeerde externe persoon aangesteld om de rol van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar of de persoon die het advies heeft gevraagd over te nemen. De gedragslijnen van de accountantsorganisatie voorzien in de vervanging van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar indien zijn vermogen om een objectief onderzoek uit te voeren aangetast kan zijn.

Als binnen eenmanspraktijken of kleine accountantsorganisaties wordt gesignaleerd dat opdrachten zijn aanvaard, waarbij opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen moeten worden uitgevoerd, kunnen voldoende gekwalificeerde externe personen worden aangetrokken. Een andere mogelijkheid is dat eenmanspraktijken of kleine accountantsorganisaties gebruikmaken van de diensten van andere accountantsorganisaties voor de uitvoering van opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen. Indien de accountantsorganisatie voldoende gekwalificeerde externe personen aantrekt, moet zij de in de paragrafen 68 - 71 vermelde vereisten en aanwijzingen volgen.

Documentatie van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling

De gedragslijnen en procedures betreffende de dossiervorming van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling dienen als eis te stellen dat dossiervorming plaatsvindt waarin wordt vastgelegd dat:

1. d e procedures, die zijn vereist op grond van de gedragslijnen van de accountantsorganisatie met betrekking tot opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, zijn uitgevoerd;

2. d e opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling is afgerond voordat het rapport is afgegeven; en

3. d e onderzoeker geen onopgeloste zaken kent waarvan hij de indruk heeft dat de belangrijke standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zij hebben gevormd niet juist waren.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de gedragslijnen en procedures met betrekking tot het systeem van kwaliteitsbeheersing relevant en adequaat zijn, effectief werken en binnen de beroepsuitoefening worden nageleefd. In dergelijke gedragslijnen en procedures dient te worden opgenomen, dat voortdurend aandacht moet worden besteed aan en evaluatie moet plaatsvinden van het systeem van kwaliteitsbeheersing, en dat een periodieke inspectie van een selectie uit afgeronde opdrachten moet plaatsvinden.

Het doel van het bewaken van de naleving van de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures is om een evaluatie te verkrijgen van:

1. het voldoen aan de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen;

2. de vraag of het kwaliteitsbeheersingssysteem juist is opgezet en effectief is geïmplementeerd; en

3. de vraag of de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures op de juiste wijze worden toegepast zodat de rapporten die door de accountantsorganisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners worden afgegeven onder de gegeven omstandigheden juist zijn.

De accountantsorganisatie draagt de verantwoordelijkheid voor het bewakingsproces op aan een of meer partners of andere personen met een zodanig toereikende ervaring en bevoegdheid binnen de organisatie dat zij die verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen. De bewaking van het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie wordt uitgevoerd door bekwame personen en omvat zowel de juiste opzet als de effectiviteit van de werking van het kwaliteitsbeheersingssysteem.

Blijvende aandacht voor en evaluatie van het kwaliteitsbeheersingssysteem omvat de volgende zaken:

• analyse van:

  • nieuwe ontwikkelingen binnen vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen en de wijze waarop deze voorzover relevant zijn verwerkt in de gedragslijnen en de procedures van de accountantsorganisatie;

  • de geschreven bevestigingen dat wordt voldaan aan de onafhankelijkheidsvoorschriften en -procedures;

  • de voortdurende vaktechnische ontwikkeling, waaronder training; en

  • de beslissingen met betrekking tot het aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers en specifieke opdrachten.

• het vaststellen, dat corrigerende maatregelen moeten worden getroffen en verbeteringen moeten worden aangebracht in het systeem, waaronder het terugkoppelen naar de gedragslijnen en procedures met betrekking tot opleiding en training;

• het bekendmaken aan de betrokken personeelsleden van de accountantsorganisatie dat tekortkomingen zijn gesignaleerd in het systeem, het inzicht in het systeem of de naleving ervan;

• bijsturing door daarin gespecialiseerd personeel van de accountantsorganisatie, zodat de noodzakelijke aanpassingen van de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures onmiddellijk worden aangebracht.

De inspectie van een selectie uit afgeronde opdrachten wordt in het algemeen cyclisch uitgevoerd. Tot de opdrachten die worden geselecteerd voor inspectie behoort tenminste een opdracht van elke voor opdrachten verantwoordelijke partner per inspectiecyclus, die in het algemeen niet langer is dan drie jaar. De wijze waarop de inspectiecyclus wordt georganiseerd, waaronder het selectietijdstip van individuele opdrachten hangt van vele factoren af, waaronder:

• de omvang van de accountantsorganisatie;

• het aantal en de geografische spreiding van de vestigingen;

• het resultaat van de voorafgaande kwaliteitsbewakingsprocedures;

• het bevoegdheidsniveau van zowel het personeel als de kantoren (bijvoorbeeld of individuele kantoren bevoegd zijn om hun eigen inspecties uit te voeren dan wel of alleen het hoofdkantoor dit kan doen);

• de aard en complexiteit van de beroepsuitoefening en de organisatie van de accountantsorganisatie;

• de risico's die zijn verbonden met de opdrachtgevers en specifieke opdrachten van de accountantsorganisatie.

Het inspectieproces omvat de selectie van individuele opdrachten waarvan bepaalde kunnen worden geselecteerd zonder eerdere kennisgeving aan het opdrachtteam. Degenen die de opdrachten inspecteren zijn niet betrokken bij het uitvoeren van de opdracht of de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling. Bij het bepalen van de reikwijdte van de inspectie, kan de accountantsorganisatie rekening houden met de reikwijdte of de eindoordelen van een onafhankelijk extern inspectieprogramma. Een onafhankelijk extern inspectieprogramma kan echter niet het eigen interne bewakingsprogramma van de accountantsorganisatie vervangen.

Kleine accountantsorganisaties en eenmanspraktijken kunnen gebruik maken van voldoende gekwalificeerde externe personen of een andere accountantsorganisatie om opdrachtgerichte inspecties en andere kwaliteitsbewakingsprocedures uit te voeren. Een andere mogelijkheid is dat zij afspraken maken om samen te werken met vergelijkbare organisaties om bewakingsactiviteiten te ontwikkelen.

De accountantsorganisatie dient het effect van tekortkomingen die zijn opgemerkt als gevolg van het bewakingsproces te evalueren en te bepalen of deze tekortkomingen:

1. losstaande gevallen zijn, die er niet noodzakelijk op wijzen dat het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie onvoldoende is om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen, dat het voldoet aan de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen en dat de door de organisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners afgegeven rapporten onder de gegeven omstandigheden juist zijn; of

2. systematische, zich herhalende of andere belangrijke tekortkomingen zijn, die een snelle corrigerende actie vereisen.

De accountantsorganisatie dient tekortkomingen die zijn opgemerkt als bevinding van het bewakingsproces en aanbevelingen voor de juiste correctie-actie bekend te maken aan de desbetreffende partne rs en ander personeel.

De evaluatie door de accountantsorganisatie van elke soort tekortkoming dient te resulteren in aanbevelingen met betrekking tot een of meer van de volgende acties:

1. h et treffen van corrigerende maatregelen met betrekking tot een bepaalde opdracht of een bepaald personeelslid;

2. h et bekendmaken van de bevindingen aan degenen, die verantwoordelijk zijn voor training en vaktechnische ontwikkeling;

3. h et aanbrengen van wijzigingen in de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures; en

4. h et nemen van disciplinaire maatregelen tegen degenen, die niet voldoen aan de gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie, in het bijzonder tegen degenen die dat herhaaldelijk doen.

In het geval dat de uitkomsten van de kwaliteitsbewakingsprocedures aangeven dat een rapport onjuist zou kunnen zijn of dat procedures ten onrechte niet zijn gehanteerd bij de uitvoering van de opdacht , dient de accountantsorganisatie te bepalen welke verdere actie de juiste is om te kunnen voldoen aan de geldende vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen. Ook dient het inwinnen van juridisch advies te worden overwogen .

Ten minste een keer per jaar dient de accountantsorganisatie de uitkomsten van de bewaking van haar kwaliteitsbeheersingssysteem bekend te maken aan de voor opdrachten verantwoordelijke partners en andere belangrijke personen binnen de organisatie, waaronder het bestuur. Een dergelijke bekendmaking dient de accountantsorganisatie en deze personen in staat te stellen om voorzover noodzakelijk snel de juiste maatregelen te kunnen treffen, dit in overeenstemming met hun omschreven rollen en verantwoordelijkheden. De bekendgemaakte informatie dient het volgende te omvatten:

1. e en beschrijving van de uitgevoerd e kwaliteitsbewakingsprocedures;

2. d e eindoordelen die naar aanleiding van de kwaliteitsb ewakingsprocedures zijn gevormd;

3. i ndien van belang, een beschrijving van de systematische, zich herhalende of andere belangrijke onvolkomenheden en de maatregelen die zijn getroffen om deze tekortkomingen op te lossen of aan te passen.

De rapportage van gesignaleerde tekortkomingen aan andere personen dan de betrokken voor opdrachten verantwoordelijke partners bevat in het algemeen niet de aanduiding van de desbetreffende specifieke opdrachten, tenzij een dergelijke aanduiding noodzakelijk is voor een correcte decharge van de verantwoordelijkheden van de andere personen.

Sommige accountantsorganisaties opereren als onderdeel van een netwerk en mogen uit oogpunt van consistentie bepaalde - of alle kwaliteitsbewakingsprocedures implementeren op netwerkbasis. Indien accountantsorganisaties binnen een netwerk optreden met gebruikmaking van gemeenschappelijke gedragslijnen en procedures met betrekking tot de bewaking die zijn opgezet om te voldoen aan deze Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing, en deze organisaties steunen op dat bewakingssysteem:

1. maakt het netwerk tenminste een keer per jaar de totale reikwijdte, de omvang en de uitkomsten van het bewakingsproces bekend aan daartoe gerechtigde personen behorende tot accountantsorganisaties binnen het netwerk;

2. maakt het netwerk onmiddellijk alle gesignaleerde onvolkomenheden in het kwaliteitsbeheersingssysteem bekend aan daartoe gerechtigde personen behorende tot de betrokken netwerkorganisatie of organisaties, zodat de noodzakelijke maatregelen kunnen worden genomen; en

3. voor opdrachten verantwoordelijke partners behorende tot accountantsorganisaties binnen het netwerk mogen steunen op de uitkomsten van het bewakingsproces dat binnen het netwerk is geïmplementeerd, tenzij de organisaties of het netwerk anders adviseren.

Adequate dossiervorming over de bewaking:

1. vermeldt de kwaliteitsbewakingsprocedures, waaronder de procedure om afgeronde opdrachten te selecteren ter inspectie;

2. legt de evaluatie vast van:

   1. het voldoen aan de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen;

   2. de vraag of het kwaliteitsbeheersingssysteem juist is opgezet en effectief is geïmplementeerd; en

   3. de vraag of de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures op de juiste wijze worden toegepast zodat de rapporten die door de accountantsorganisatie of haar voor opdrachten verantwoordelijke partners worden afgegeven onder de gegeven omstandigheden juist zijn; en

3. signaleert de tekortkomingen die zijn opgemerkt, evalueert hun effect en vermeldt de basis waarop al dan niet maatregelen worden getroffen en welke.

Klachten en beschuldigingen

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die zijn opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de volgende zaken op de juiste wijze worden behandeld:

1. k lachten en beschuldigingen dat de door de accountantsorganisatie uitgevoerde werkzaamheden niet voldoen aan de vaktechnische richtlijnen en de door de wet- en regelgeving gestelde eisen; en

2. b eschuldigingen dat niet wordt voldaan aan het kwaliteitsbeheersingssysteem van de accountantsorganisatie .

Klachten en beschuldigingen (waarbij die welke van zeer gering belang zijn buiten beschouwing worden gelaten) kunnen in of buiten de accountantsorganisatie ontstaan. Deze kunnen worden ingediend door personeel van de organisatie, opdrachtgevers of derden. Deze kunnen in behandeling worden genomen door leden van het opdrachtteam of ander personeel van de accountantsorganisatie.

Als onderdeel van dit proces stelt de accountantsorganisatie duidelijk omschreven communicatielijnen voor personeel van de organisatie vast waardoor alle bedenkingen kunnen worden gemeld op een wijze, waarbij personeelsleden zich kunnen uitspreken zonder angst voor represailles te hoeven hebben.

De accountantsorganisatie onderzoekt dergelijke klachten en beschuldigingen volgens de vastgestelde gedragslijnen en procedures. Op het onderzoek wordt toezicht gehouden door een partner met toereikende ervaring, bevoegdheid en het gezag binnen de accountantsorganisatie die niet op andere wijze betrokken is bij de opdracht. Het onderzoek omvat indien noodzakelijk het inwinnen van juridisch advies. Kleine accountantsorganisaties en eenmanspraktijken kunnen gebruikmaken van de diensten van een voldoende gekwalificeerde externe persoon of een andere accountantsorganisatie om het onderzoek uit te voeren. De klachten, de beschuldigingen en de reacties daarop worden vastgelegd.

Indien de resultaten van de onderzoeken duiden op tekortkomingen in de opzet of werking van de gedragslijnen voor kwaliteitsbeheersing en de kwaliteitsbeheersingsprocedures van de accountantsorganisatie of het niet voldoen aan het kwaliteitsbeheersingssysteem van de organisatie door één of meer personen, neemt de organisatie gepaste maatregelen zoals besproken in paragraaf 83.

De accountantsorganisatie dient gedragslijnen en procedures vast te stellen die eisen dat adequate vastleggingen worden vervaardigd om aan te tonen dat elk onderdeel van haar kwaliteitsbeheersin gssysteem op de juiste wijze werkt.

De wijze waarop dergelijke zaken worden vastgelegd wordt bepaald door de accountantsorganisatie. Grote organisaties kunnen bijvoorbeeld elektronische databases gebruiken om zaken als onafhankelijkheidsbevestigingen, uitvoeringsevaluaties en de bevindingen van de bewakingsinspecties vast te leggen. Kleinere accountantsorganisaties kunnen eenvoudiger methoden gebruiken zoals handmatige aantekeningen, checklists en formulieren.

Factoren die in aanmerking moeten worden genomen bij het kiezen van vorm en inhoud van de vastleggingen, die informatie verschaffen over de werking van elk onderdeel van het kwaliteitsbeheersingssysteem zijn:

• de omvang van de accountantsorganisatie en het aantal vestigingen;

• het bevoegdheidsniveau van zowel het personeel als de vestigingen;

• de aard en complexiteit van de beroepsuitoefening en de inrichting van de accountantsorganisatie.

De accountantsorganisatie bewaart haar dossiers zo lang, dat degenen die kwaliteitsbewakingsprocedures uitvoeren voldoende tijd krijgen om te evalueren dat de accountantsorganisatie voldoet aan haar systeem van kwaliteitsbeheersing, of de dossiers worden voor een langere periode bewaard als de wet- of regelgeving dit voorschrijven.

Kwaliteitsbeheersingssystemen overeenkomstig deze richtlijn voor de kwaliteitsbeheersing moeten zijn opgesteld op 15 juni 2005. Accountantsorganisaties overwegen welke overgangsmaatregelen noodzakelijk zijn voor lopende opdrachten op deze datum.

Bepaalde termen in deze Richtlijn zoals ‘voor de opdracht verantwoordelijke partner’ en ‘accountantsorganisatie’ dienen zo te worden gelezen dat ze ook betrekking hebben op het overheidsequivalent. Voor het begrip ‘beursgenoteerde onderneming’ bestaat met kleine uitzonderingen echter geen overheidsequivalent, hoewel er controles kunnen voorkomen van bijzonder belangrijke overheidshuishoudingen, die onderworpen zijn aan de voor beursgenoteerde ondernemingen geldende voorschriften met betrekking tot verplichte roulering van de voor de opdracht verantwoordelijke partner (of het equivalent daarvan) en kwaliteitsbeoordeling. Er zijn geen vaste objectieve criteria waarop het bepalen van de belangrijkheid van de huishouding dient te worden gebaseerd. Een inschatting van dit belang dient echter een evaluatie van alle voor de gecontroleerde huishouding relevante factoren te omvatten. Tot deze factoren behoren de bedrijfsgrootte, de complexiteit, het commerciële risico, de aandacht van het parlement of de media en het aantal en de soort aandeelhouders, dat bij het bedrijf betrokken is.

Paragraaf 70 van Richtlijn voor de Kw aliteitsbeheersing 1 stelt dat ‘De gedragslijnen en procedures van de accountantsorganisatie zijn opgezet om de objectiviteit van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar te waarborgen’. Subparagraaf a geeft als voorbeeld dat de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar niet wordt geselecteerd door de voor de opdracht verantwoordelijke partner. In veel landen bestaat echter een apart wettelijk voorgeschreven orgaan (rekenkamer) dat optreedt in een rol die gelijkwaardig is aan die van de ‘voor de opdracht verantwoordelijke partner’ en dat de algehele verantwoordelijkheid heeft voor controles binnen de overheid. Onder dergelijke omstandigheden dient de opdrachtgerichte beoordelaar te worden geselecteerd met inachtneming van de vereiste onafhankelijkheid.

In de overheidsfeer kunnen accountants worden benoemd volgens wettelijk voorgeschreven procedures. Daarom is het mogelijk dat overwegingen bij het aanvaarden en voortzetten van de relaties met de opdrachtgevers en van specifieke controleopdrachten, zoals beschreven in de paragrafen 28-35 van deze Richtlijn, niet van toepassing zijn.

Op soortelijke wijze kan de onafhankelijkheid van de overheidsaccountants zijn gewaarborgd door wettelijk voorgeschreven maatregelen met als consequentie dat het onwaarschijnlijk is dat bepaalde bedreigingen voor de voor de onafhankelijkheid, die qua aard worden behandeld in de paragrafen 18-27 van deze Richtlijn zich zullen voordoen.