De NBA-werkgroep Fraude concludeert mede op grond  van deze twee onderzoeken dat fraude "meer en meer op het netvlies" staat van de controlerend accountant, zoals voorzitter Sander Kranenburg het verwoordt. "Dit betekent dat wij nog stappen moeten nemen om dit te verbeteren", zegt hij. "Met het Fraudeprotocol (uit 2018) is een eerste piketpaal geslagen. De focus op frauderisico’s is sterker geworden, maar er is nog verbetering in de prestaties mogelijk.”

Aandacht voor fraude

De werkgroep vergroot de aandacht voor fraude de komende tijd door:

  • beter samen te werken in de keten;
  • te onderzoeken of de controlestandaarden COS 240 en 250 kunnen worden verduidelijkt;
  • betere ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van een goede
  • frauderisicoanalyse en praktische handreikingen te leveren;
  • in trainingen en opleidingen meer aandacht te besteden aan het onderwerp fraude;
  • fraude onderdeel te maken van het accountants expertisecentrum van de NBA.

Uit onderzoek blijkt: belangrijke stappen gezet

Op het gebied van fraude zijn belangrijke stappen gezet, zo blijkt uit twee recente onderzoeken van de NBA-werkgroep Fraude. In de eerste helft van 2019 hield de werkgroep een enquête onder enkele honderden individuele openbare accountants. In diezelfde periode deed de werkgroep ook een uitvraag bij alle accountantsorganisaties naar de manier waarop het Fraudeprotocol wordt toegepast. Dat protocol - een heldere uiteenzetting van de verwachtingen ten aanzien van fraude(risico’s) op basis van de geldende wet- en regelgeving voor accountants’- is in december 2018 gepubliceerd.

Onderzoek onder openbare accountants naar ervaringen controle
De enquête onder individuele accountants is uitgezet onder een deel van de openbare accountants. Van de 316 respondenten is ruim een kwart betrokken bij controleopdrachten bij organisaties van openbaar belang (oob's) en ruim de helft bij overige wettelijke controles. De vragen betroffen de ervaringen van de accountants met het onderwerp fraude in de verschillende fases van de controle, van opdrachtacceptatie tot en met de formulering van de (uitgebreide) controleverklaring.

Onderzoek naar de toepassing van het fraudeprotocol

In het onderzoek naar de toepassing van het Fraudeprotocol ging het om een self-assessment.

  • Van de 9 kantoren die op het moment van het onderzoek een oob-vergunning hadden, deden er 8 mee.
  • Van de 275 kantoren in het niet-oob-segment namen er 70 deel.
    Resultaten onderzoeken

De resultaten van beide onderzoeken laten duidelijke verschillen zien tussen oob- en niet-oob-kantoren.

De oob-kantoren hebben vooral meer ervaring in het omgaan met aanwijzingen voor fraude in de controle. Gevraagd naar hun werkwijze in bepaalde situaties geven zij dan ook bijna nooit een antwoord in de categorie 'deze situatie komt bij ons niet/nauwelijks voor'.

Van de kantoren in het niet-oob-segment geeft bijna de helft wel dit antwoord. Zij geven aan nooit of nauwelijks situaties met fraude te hebben meegemaakt.

De resultaten van beide onderzoeken zijn samen te vatten aan de hand van de volgende 7 deelonderwerpen.

Opdrachtacceptatie

Bij opdrachtacceptatie volgen kantoren overwegend de afspraken in het Fraudeprotocol. Het onderzoek naar de betrouwbaarheid en de integriteit van de klant is op orde en er is - op een enkele uitzondering na - contact met de vorige accountant. Als blijkt dat grote integriteitsrisico's worden voorzien, dan stelt het Fraudeprotocol dat de opdracht alleen onder voorwaarden kan worden geaccepteerd.

  • Individueel zegt 83 procent van de accountants vaak of altijd zo te handelen.
  • Van de kantoren geeft ruim 40 procent aan de opdracht dan níet te accepteren.
  • De individuele accountants scoren minder sterk op het proactief informeren van de opvolgend accountant over integriteitsrisico's bij de klant. Slechts 57 procent van hen doet dat vaak of altijd.

Risicoanalyse

Alle kantoren geven aan bij elke controle de frauderisicofactoren in kaart te brengen. Ook individueel scoren de accountants daar goed op: 81 procent doet dat altijd.

De fraudeanalyse van de accountant moet vervolgens worden vergeleken met de eigen risicoanalyse van de klant en dan worden besproken met bestuurders en interne toezichthouders. De klant blijkt vaak niet te beschikken over een expliciete frauderisicoanalyse waarvan de accountant gebruik kan maken. Op dit punt verdient het proces verbetering.

  • Bijna 50 procent van de kantoren zegt met deze situatie geconfronteerd te worden.
  • Bij de individuele accountants scoort dit onderdeel net zo matig: 30 procent geeft aan dat de klant nooit een expliciete risicoanalyse op het gebied van fraude maakt, in 56 procent van de gevallen gebeurt dat soms.

Gevraagd werd ook naar het gebruik van data-analyse (zoals proces-mining) bij de frauderisicoanalyse. Dat is nog geen gemeengoed, zo blijkt.

Minder dan de helft van de kantoren stelt dat het protocol hier wordt gevolgd.
Wel geeft van de individuele accountants een kleine 60 procent aan dit type instrument vaak of altijd te gebruiken in de uitvoeringsfase van de opdracht.

Aandacht voor fraude tijdens de controle

Het overgrote deel van de accountants (84 procent) zegt dat het werkplan vaak of altijd werkzaamheden bevat die specifiek gericht zijn op frauderisico's. Maar forensische expertise inzetten wordt niet altijd noodzakelijk gevonden. 33 Procent vindt dat daar nooit reden voor is. Overigens is het beschikken over die expertise - als het wél noodzakelijk is - niet vanzelfsprekend: 22 procent zegt er geen aanleiding toe te zien om forensische expertise in te schakelen.

De kantoren lijken vooral te worstelen met het verrassingselement dat in het protocol staat. Met name bij kleine klanten, waar het werkplan (alleen) met de DGA wordt besproken, is (onverwacht) variëren met het programma blijkbaar lastig toe te passen.

Aandacht voor fraude bij aanwijzingen

Verreweg het grootste deel van de kantoren handelt conform het protocol als er aanwijzingen voor fraude zijn. 20 procent van de accountants geeft echter aan niet altijd te rade te gaan bij collega’s van het fraudepanel, de afdeling vaktechniek en/of compliance, of de helpdesk c.q. vertrouwenspersonen van de NBA of SRA te raadplegen. Soms is een laagdrempelige helpdesk- of consultatiefunctie (nog) niet beschikbaar. Individuele accountants ondernemen concrete actie bij mogelijke fraude, zo stellen zij, en daarbij volgen zij in overgrote meerderheid de noodzakelijke stappen. Omgaan met tijdsdruk, budgetdruk, belangen of emoties is daarbij wel een uitdaging. Een kleine 60 procent van de respondenten geeft aan daar (bijna) nooit problemen mee te hebben, maar voor ruim 40 procent is dat dus niet vanzelfsprekend.

Omgaan met fraude

Meer dan de helft van de kantoren heeft situaties van fraude meegemaakt en geeft aan in dat geval op bijna alle onderdelen te handelen conform het fraudeprotocol. Zij blijven betrokken bij het onderzoek en maken afspraken over het delen van de uitkomsten van dat onderzoek. Ook zijn zij betrokken bij het herstelplan en bekijken zij wat de gevolgen van de fraude zijn voor hun opdracht.

Individueel schetsen de accountants eenzelfde beeld. Het lukt hen niet altijd om blijvende betrokkenheid bij het fraudeonderzoek te realiseren en ervoor zorg te dragen dat de uitkomsten van onderzoeken met hen gedeeld worden. 18 procent van de accountants stelt dat zij in het geval van fraude 'nooit of soms' bij het onderzoek betrokken blijven.

Meldingen

Ongebruikelijke transacties worden door 90 procent van de kantoren altijd en zo snel mogelijk gemeld bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-NL). De bereidheid tot melden is groot. Dit blijkt ook uit 98 procent van de individuele accountants die aangeeft dat hun organisatie altijd of vaak melding zal doen bij de desbetreffende opsporingsdienst, als een klant niet voldoende actie onderneemt bij (een aanwijzing van) fraude.

Er is meer twijfel als het gaat om het melden (bij de AFM) van eventuele integriteitsrisico's die het vertrouwen in de eigen organisatie of in de financiële markten kunnen schaden (incidentmelding). 13 procent zegt daar 'nooit of soms' toe over te gaan. 61 procent geeft hier 'altijd' als antwoord op.

Transparantie

Het Fraudeprotocol verwacht van accountants dat zij ervoor zorgen dat de relevante informatie over een fraude via transparante verslaggeving bekend wordt gemaakt.

  • De kantoren die organisaties van openbaar belang (oob’s) controleren kunnen gebruikmaken van de mogelijkheden die de uitgebreide controleverklaring biedt.
  • Individueel geven accountants aan dat zij er niet altijd op aandringen dat de klant informatie over fraude of frauderisico's in het bestuursverslag opneemt:
    • De kantoren die organisaties van openbaar belang (oob’s) controleren kunnen gebruikmaken van de mogelijkheden die de uitgebreide controleverklaring biedt.
    • Individueel geven accountants aan dat zij er niet altijd op aandringen dat de klant informatie over fraude of frauderisico's in het bestuursverslag opneemt:
      • 42 procent doet dat nooit of soms.
      • 23 procent zegt daar (bijna) altijd op aan te dringen.
    • Aandacht voor fraude-aangelegenheden in de (uitgebreide) controleverklaring blijkt niet de regel te zijn:
      • 32 procent zegt dat vaak of altijd te doen
      • 34 procent meldt dat de controleverklaring nooit de plaats is om fraudezaken aan de orde te stellen.

Aanbevelingen van de werkgroep Fraude

De rol van de accountant ten aanzien van fraude krijgt – blijvend – veel aandacht in de publieke discussies over de toekomst van het beroep. Volkomen terecht, want het fraudeprobleem trekt diepe sporen in de samenleving. Helaas is fraude van alle dag. Het ligt zelfs aan de basis van het ontstaan van het accountantsberoep. Fraude was altijd al een van de belangrijke risico’s. De roep om nog meer te doen, wordt echter nadrukkelijker. Daarom past het de accountant om tijdens de controle van de jaarrekening scherp te letten op mogelijke frauderisico's. Het accountantsberoep timmert aan de weg om meer te doen aan het onderwerp fraude, met aandacht voor de naleving van regels en praktische handreikingen.

De accountant kan het niet alleen

De accountant kan fraude niet alleen bestrijden, benadrukt de werkgroep Fraude. Bij de klanten is vooruitgang te boeken ten aanzien van fraudepreventie en –bestrijding, bijvoorbeeld in samenwerking met interne accountants of accountants in business. "Dat veel organisaties en bedrijven die wettelijk gecontroleerd worden, niet zelf een analyse opstellen van frauderisico's, maakt het voor de accountant heel lastig", aldus Kranenburg. Dat speelt met name een rol in het niet-oob-segment en verklaart mede waarom accountants in dat segment meer moeite lijken te hebben om te voldoen aan de afspraken in het Fraudeprotocol. Omdat de accountant het niet alleen kan, neemt binnen de NBA de aandacht toe voor de mogelijkheden om samen te werken 'in de keten', met name met de FIOD en de Belastingdienst.

Controlestandaarden harmoniseren

Zo wordt onderzocht of de controlestandaarden COS 240 en 250 verduidelijkt kunnen worden, zodat beter gedefinieerd wordt wat nu precies de verantwoordelijkheid is van de controlerend accountant ten aanzien van fraude.

Praktische maatregelen

Intussen gaan praktische maatregelen doorgevoerd worden. "We gaan bijvoorbeeld nadenken over manieren om het gebruik van data-analysetechnieken te bevorderen. Daar is nog veel terrein te winnen, en de ontwikkelingen op dit gebied gaan snel. Verder gaan we werken aan praktisch toepasbare hulpmiddelen. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning om een goede frauderisicoanalyse uit te voeren of aan voorbeelden hoe door middel van gebruikmaking van data van de cliënt verrassingselementen kunnen worden toegevoegd aan de controlewerkzaamheden. Ook komen er handreikingen, bijvoorbeeld voor de documentatie van de initiële fraudeanalyse door de accountant en de schriftelijke communicatie daarover met de cliënt. "

Fraude in trainingen en opleidingen

Daarnaast vindt de werkgroep dat het onderwerp fraude een belangrijkere positie moet krijgen in trainingen en opleidingen. "Train accountants bijvoorbeeld in het gesprek met de klant over zijn eigen verantwoordelijkheden", zegt hij. "In de praktijk blijkt dat namelijk een pittige opgave. Als je vraagt wat een bedrijf doet aan fraudepreventie, komt niet zelden het antwoord 'daar hebben we u toch voor?'. Dan moet je uitleggen dat het werk van de accountant mede bestaat uit het beoordelen van de wijze waarop de klant zijn eigen verantwoordelijkheid op dat terrein invult."

Fraude wordt onderdeel van het accountants expertisecentrum van de NBA
Fraude moet bovendien een zwaarder gewicht krijgen in het beoordelen van de kwaliteit van het werk van accountants, zo meent Kranenburg. Bij reviews, toetsingen en inspecties van controledossiers zou nadrukkelijker gekeken moeten worden naar de kwaliteit van de werkzaamheden rond frauderisico's. Het moet dan wel voor elke accountant ook mogelijk zijn die kwaliteit te leveren, merkt hij op. Uit de onderzoeken blijkt dat de toegang tot helpdesks of consultatiefuncties niet optimaal is. Om accountants hierbij te kunnen ondersteunen wordt in 2020 gewerkt aan het opzetten van een accountants expertisecentrum met als een van de thema’s Fraude.Ω