Fraudeprotocol; voorbeelduitwerkingen en templates

Eind 2018 heeft de NBA het Fraudeprotocol gepubliceerd waarin aan de hand van de huidige regelgeving voor accountants, ingegaan wordt op de rol van de accountant bij aanwijzingen van fraude. Om leden verder te ondersteunen publiceert de werkgroep Fraude met enige regelmaat voorbeeldtemplates / uitwerkingen die accountants kunnen gebruiken bij (aanwijzingen van) fraude. De eerste templates hebben specifiek betrekking op aanwijzingen van fraude.

Over het Fraudeprotocol

Het Fraudeprotocol bevat 21 werkafspraken/stappen over wat accountants ten aanzien van fraude moeten doen bij opdrachtacceptatie, risico-analyse, tijdens de controle zelf en bij aanwijzingen voor of vaststellen van fraude. Ook zijn afspraken benoemd over fraudemelding en transparantie. Hoewel in eerste instantie gericht op controlerend accountants kan het fraudeprotocol op overeenkomstige wijze worden toegepast door openbaar accountants die andere opdrachten uitvoeren (samenstelopdrachten of andere assurance opdrachten) en door interne accountants.

Voorbeeldtemplates aanwijzingen van fraude

Wat moet de accountant doen bij aanwijzingen van fraude?

Stappen 10 – 17 van het Fraudeprotocol beschrijven de handelwijze van accountants bij aanwijzingen van fraude. Bij een aanwijzing van mogelijke fraude / overtredingen van wet en regelgeving en van mogelijke ongebruikelijke transacties in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) onderneemt de accountant   - ongeacht de materialiteit - concrete actie. Het verdient daarbij de aanbeveling overleg te plegen met het eigen vaktechnisch bureau, compliance office en/of andere collega’s/vakgenoten.

 

Template analyse aanwijzingen voor fraude/overtreding

Bij een mogelijke fraude of overtreding van wet en regelgeving onderzoekt de accountant of al dan niet sprake is van een incident. De werkgroep Fraude heeft hiervoor een template ontwikkeld. Dit template helpt accountants de juiste stappen te nemen na een signaal of een aanwijzing van onregelmatigheden en deze adequaat te documenteren. 

Voorbeeld / template: Dossiervastlegging analyse fraudesignalen en opvolging door de accountant

De uitdaging voor de accountant is om de overduidelijk onbetekenende situaties te onderscheiden van situaties die mogelijk een impact van materieel belang kunnen hebben op de financiële overzichten en op basis daarvan aanvullende controlewerkzaamheden noodzakelijk maken. Daarbij dient de accountant voldoende professioneel kritisch te zijn om de situatie op zijn merites te kunnen beoordelen. De voorbeeldevaluatie is primair bedoeld voor de beoordeling van een enkel signaal of een aanwijzing van onregelmatigheden.

 

In sommige branches komen signalen/aanwijzingen van fraude frequent(er) voor. Het gaat dan veelal om externe fraude, bijvoorbeeld verzekeringsfraude of derving bij winkelbedrijven. In die situatie is een meer procesgerichte aanpak, die zich richt op de interne beheersingsomgeving van de cliënt ten aanzien van die specifieke frauderisico’s, vermoedelijk beter passend. Dit soort casuïstiek zal meestal niet leiden tot een risico op een afwijking van materieel belang voor de jaarrekeningcontrole.

Voorbeeldbrief inlichten management of en met governance belaste personen bij aanwijzingen van fraude

Als een accountant fraude of overtreding van wet en regelgeving identificeert of informatie heeft verkregen die wijst op het mogelijke bestaan van fraude dan moet hij of zij deze aangelegenheden tijdig met het management en met de met governance belaste personen communiceren, tenzij regelgeving dit verbiedt. Deze communicatie is belangrijk om de personen die de primaire verantwoordelijkheid dragen voor het voorkomen en detecteren van fraude te informeren.

NV COS 240 en 250 bevatten geen verplichting om schriftelijk te communiceren. Echter de werkgroep Fraude beveelt schriftelijke communicatie sterk aan. Onderstaande voorbeeldbrief is hiervoor een handig hulpmiddel. 

Voorbeeldbrief inlichten management of de met governance belaste personen bij aanwijzingen van fraude

Stappenplan meldplicht Wwft

De aanwijzing van mogelijke fraude / overtredingen van wet en regelgeving en van mogelijke ongebruikelijke transacties in de zin van de Wwft kan ook leiden tot een meldplicht. Raadpleeg hiervoor het NBA stappenplan

Stappenplan meldplicht

Contact

marianne-van-kimmenade.jpg
Marianne van Kimmenade beleidsadviseur Fraude 020 3010328