Protocollen ministerie van Buitenlandse Zaken

Dit overzicht betreft door COPRO beoordeelde controleprotocollen en daarmee verband houdende documentatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Model accountantsprotocol BZ Allianties

COPRO heeft het Model accountantsprotocol BZ Allianties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken beoordeeld (versie september 2018). Het betreft een sjabloon voor een accountantsprotocol, dat aangevuld dient te worden met activiteitspecifieke gegevens en/of vereisten. Het model maakt onderscheid tussen de werkzaamheden die de accountant bij de penvoerder moet uitvoeren en de werkzaamheden bij de afzonderlijke alliantiepartners. Op advies van COPRO zijn in het protocol diverse verbeteringen aangebracht, onder andere wat betreft de Standaard 4400N werkzaamheden.

Oordeel COPRO

COPRO heeft als eindoordeel dat het Model accountantsprotocol BZ Allianties uitvoerbaar is en voldoet aan de voorwaarden van de Schrijfwijzer Accountantsprotocollen 2017.

COPRO merkt uitdrukkelijk op dat het protocol een modelprotocol betreft, dat al naar gelang de specifieke regeling aangepast zal worden. De accordering door COPRO geldt alleen voor deze versie. Specifieke protocollen of protocollen die zijn uitgebreid met aanvullende subsidieverplichtingen moeten afzonderlijk aan COPRO worden voorgelegd.

oranje-lijn.png

Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak

COPRO heeft het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak van het Ministerie van Buitenlandse Zaken beoordeeld (versie 16 juni 2016). Het beleidskader Samenspraak en Tegenspraak is gericht op het versterken van maatschappelijke organisaties in lage- en lage-middeninkomenslanden in hun rol als pleiter en beïnvloeder.

Het protocol is geschreven voor penvoerders en alliantiepartners. Het bestaat uit een controleopdracht volgens Standaard 800 en een opdracht tot overeengekomen specifieke werkzaamheden volgens Standaard 4400. Op advies van COPRO zijn in het protocol diverse verbeteringen aangebracht: voor accountants niet-toetsbare eisen zijn geschrapt, de Standaard 4400 werkzaamheden zijn helder uitgewerkt en de rapportagemodellen zijn aangepast aan de laatste voorwaarden van de NBA. Ook werd rekening gehouden met de Schrijfwijzer Accountantsprotocollen.

Oordeel COPRO

COPRO heeft als eindoordeel dat het Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak uitvoerbaar is en voldoet aan de voorwaarden van de Schrijfwijzer Accountantsprotocollen.

oranje-lijn.png

Model Accountantsprotocol BZ

COPRO heeft het aangepaste Model Accountantsprotocol voor audit en assurance opdrachten van BZ beoordeeld. Het protocol dient als basismodel voor specifieke subsidieprotocollen. In overleg met COPRO zijn enkele aanpassingen en verbeteringen aangebracht.

Oordeel COPRO

COPRO heeft als eindoordeel dat het Model Accountantsprotocol voor audit en assurance opdrachten van BZ uitvoerbaar is en voldoet aan de voorwaarden van de Schrijfwijzer Accountantsprotocollen 2017.

COPRO merkt uitdrukkelijk op dat het protocol een modelprotocol betreft, dat al naar gelang de specifieke subsidieregeling aangepast zal worden. De accordering door COPRO geldt alleen voor deze versie. Specifieke protocollen of protocollen die zijn uitgebreid met aanvullende subsidieverplichtingen moeten afzonderlijk aan COPRO worden voorgelegd.

oranje-lijn.png

Audit protocol for MDG3 Grants

COPRO heeft het Audit protocol for MDG3 grants van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) beoordeeld. Het protocol is opgesteld door de Auditdienst van BuZa en heeft betrekking op subsidies uit het MDG3-Fonds. Het Fonds heeft betrekking op een van de acht Millennium Development Goals. De derde doelstelling (MDG3) is gericht op het investeren in gelijkheid.

Oordeel COPRO

In overleg met COPRO heeft de Auditdienst van BuZa het protocol op een aantal onderdelen verduidelijkt. COPRO heeft daarom als eindoordeel, dat het protocol uitvoerbaar is en voldoet aan de minimumeisen van de Handreiking Controleprotocollen.

oranje-lijn.png

Controleprotocol MFS II

COPRO heeft het Controleprotocol MFS II (Annex 7) beoordeeld. Het controleprotocol heeft betrekking op de verantwoordingen die afgelegd worden in het kader van het Medefinancieringsstelsel 2011-2015 (MFS II).

Oordeel COPRO

Tijdens de totstandkoming van het protocol is COPRO geconsulteerd. COPRO heeft als eindoordeel dat het Controleprotocol MFS II uitvoerbaar is, met de volgende kanttekeningen:

  • Het normenkader van paragraaf 1.2 is ruim geformuleerd, met name wat betreft de eerste drie punten. Het was duidelijker geweest om op artikelniveau van de regelgeving een link te leggen met de aanwijzingen in het protocol. Dan had tegelijk een link gelegd kunnen worden met het verder niet gedefinieerde begrip rechtmatige totstandkoming in de modelverklaring van paragraaf 2.3.1. COPRO adviseert laatstgenoemde connectie in de tekst van de verklaring toe te voegen.
  • Het protocol gebruikt, onder andere in paragraaf 1.4 en 2.3.1 de term COS 700. Omdat uit het protocol blijkt dat sprake is van een specifieke verantwoording, zijn Standaard 800 en/of 805 van toepassing.
  • In het protocol worden door elkaar gebruikt ‘financiële verantwoording’, ‘MFSII-rapportage’, ‘rapportage’ en ‘financiële verantwoording ingevolge MFS 2011-2015’. Dit kan verwarring scheppen. COPRO gaat ervan uit dat steeds dezelfde verantwoording wordt bedoeld.
  • Het begrip rapport van bevindingen conform COS 4400 wordt op twee verschillende manieren gebruikt. In paragraaf 2.2.1 wordt het controleverslag bedoeld, in paragraaf 2.2.2, 2.2.3 en 3.2 daarentegen het rapport van feitelijke bevindingen ingevolge overeengekomen specifieke werkzaamheden. Dit kan verwarring scheppen. COPRO adviseert de accountant bij de rapportage duidelijk de aard en status van deze rapportage te vermelden.
  • COPRO adviseert accountants om de aard en diepgang van de overeengekomen specifieke werkzaamheden in paragraaf 2.2.2 en 2.2.3 goed met de instelling af te stemmen en in het rapport tot uitdrukking te brengen. Helder moet zijn, welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn bevindingen is. In het rapport geeft hij immers geen oordeel of conclusie. Dit geldt met name voor paragraaf 2.2.3, waarin de accountant moet onderzoeken of de rapportage zodanig is vormgegeven dat deze aan specifieke subsidievoorwaarden voldoet.
  • In de tekst van de controleverklaring ontbreekt een verwijzing naar het relevante verslaggevingskader. Dit betreft zowel de paragraaf ‘Verantwoordelijkheid van het bestuur’ als de paragraaf ‘Oordeel’. COPRO adviseert dit in de tekst van de verklaring toe te voegen. COPRO verwijst hiervoor naar het model dat hieronder kan worden gedownload.
  • Duidelijk moet zijn dat de accountant van de penvoerder geen verantwoordelijkheid draagt voor de werkzaamheden van de accountant van de andere alliantiepartners, omdat hij een Standaard 4400 opdracht uitvoert. Dit betekent ook dat Standaard 600 hier niet van toepassing is.