'Digitaal samenwerken vraagt om andere manier van organiseren en communiceren'

2020 was ook voor accountants een bijzonder jaar. Controles moesten voor het grootste deel digitaal en ook het werven en inwerken van nieuwe collega's verliep voornamelijk virtueel. Hanneke Overbeek en Haala Aarab van EY en Noraly Tillemans en Erik Koetje van Flynth Audit vertellen op het Dashboard Accountancy hoe ze die omschakeling hebben gemaakt.

"Daar waar je voorheen in een kamer zat om de controle af te stemmen en de klant dichtbij was, ontstond er meer afstand", aldus Haala Aarab, manager Assurance bij EY. In de eerste periode van de coronacrisis was er daarom veel overleg, zowel intern als met de klanten, die zelf ook worstelden met de impact van de uitbraak. "Ondanks alle onzekerheid hebben we toch de controles goed kunnen afronden. Waarbij we ook oog hebben gehad voor de risico's die bij de te controleren organisaties ontstonden als gevolg van de coronacrisis."

EY maakte al veel gebruik van digitale middelen om samen te werken, maar het gebruik daarvan is "omhooggeschoten", zegt Hanneke Overbeek, Audit Partner & Assurance Talent Leader bij EY. De begeleiding van collega's vereiste meer inspanning, zegt zij. "We zijn een bedrijf dat veel medewerkers opleidt en dat werkt altijd nog het beste met persoonlijke begeleiding. Denk aan samen in een kamer zitten en dan samen ergens mee bezig zijn. Dan hoor en leer je meer. Je moet nu bewust naar elkaar op zoek om informatie te delen."

Ook Flynth Audit had de digitale infrastructuur al staan vanuit de beweging naar flexibel en locatie-onafhankelijk werken, maar de organisatie heeft "net als de rest van Nederland een versneld leerproces doorgemaakt", vertelt statutair directeur Erik Koetje. "Mijn ervaring is dat deze omschakeling goed en snel is gegaan. Daaruit bleek dat het best kan; volledig digitaal samenwerken met klanten en collega's. Het vraagt wel om een andere manier van organiseren en communiceren om effectief op afstand te blijven samenwerken."

Ook het introduceren en inwerken van nieuwe collega's vraagt om extra aandacht, stelt hij. "Om hierop in te spelen heeft Flynth onder meer het introductieprogramma Start@Flynth omgezet naar een online maar ook interactief programma, waarin we nieuwe collega's een warm welkom heten en hen gedurende elf maanden wegwijs maken binnen Flynth."

Balans

Overbeek verwacht dat er na de coronacrisis een balans komt tussen het werken thuis, op kantoor en bij de klant. "We hebben geleerd dat de audit prima digitaal te doen is, maar er wel haken en ogen aan digitaal werken zitten."

Ook Koetje meent dat de komende periode een zoektocht is naar een "meer hybride vorm van samenwerken”, waarbij de balans voor elke professional anders kan liggen. "Wel moeten we kijken hoe dat zo effectief mogelijk kan. Belangrijke vragen zijn dan hoe we onze professionals in opleiding goed kunnen blijven ondersteunen en coachen."