Dilemma van de week: aanschaf kantoormeubilair

Stel, u bent financieel manager bij een middelgroot bedrijf (zo’n tweehonderd medewerkers) en u bent betrokken bij de aanschaf van nieuw kantoormeubilair voor de hele organisatie. De verschillende offertes worden kritisch beoordeeld op prijs-kwaliteit verhouding. Enkele aanbieders laten zien dat zij uitgaan van een afwijkende contractvorm.

Het meubilair is daarbij niet het voordeligst in aanschaf, maar er geldt voor de gebruiker een ‘terugverkooprecht’ op basis van een percentage dat ruim ligt boven de restwaarde na afschrijving. De fabrikant streeft op deze wijze naar maximaal hergebruik van grondstoffen en productonderdelen.

Welke aanbieder zou u kiezen?

  1. U gaat voor de laagste aanschafprijs in relatie tot geboden kwaliteit.
  2. U kiest voor de hogere aanschafwaarde in het nieuwe contractmodel, omdat de uitgangspunten van de circulair ingestelde leverancier u zeer aanspreken.
  3. U kiest voor de hogere aanschafwaarde in het nieuwe contractmodel, omdat u verwacht dat dit op de langere termijn financieel voordelig uitpakt voor uw organisatie.
  4. U adviseert de aankoop uit te stellen om u nader de verdiepen in voor- en nadelen van de verschillende aanbieders en in de ervaring die door andere klanten hiermee is opgedaan.

Slotopmerking bij dilemma kantoormeubilair

In het kader van de Week van de Circulaire Economie legden we u een dilemma voor dat draaide om een korte- of langetermijnafweging. Tussen enerzijds de laagste aanschafkosten (voor voldoende kwaliteit) en anderzijds hogere aanschafkosten in combinatie met een andere, op dit moment nog minder gangbare contractvorm.

In dit voorbeeld wordt aangeven dat de ‘total cost of ownership’ op die manier voordeliger kan uitpakken dan bij de lagere aanschafprijs. Tevens wordt geschetst dat in de afwijkende contractvorm een maximaal hergebruik van materialen en productonderdelen door de fabrikant wordt bevorderd, wat leidt tot besparing van grondstoffen en energie.

De uitslag van dit dilemma kan redelijk verrassend worden genoemd. Het is verleidelijk om te concluderen dat de respondenten overwegend behoudend zijn ingesteld, want 48% kiest met antwoord 4 voor de meest veilige optie: uitstel van de beslissing en nader onderzoek. Deze keuze dient vooral het organisatiebelang omdat eventuele risico’s worden verkleind.

Tegenover de behoedzame aanpak staat echter een fors percentage van 41%, waarvan de keuze valt op nieuwe contractmodel. De overwegingen die daarbij voorop staan zijn in evenwicht: 21% procent (antwoord 3) heeft het financieel gunstigere effect als reden, 20% kiest uit overtuiging voor de circulair ingestelde leverancier (antwoord 2). Oftewel het organisatiebelang (financieel voordeel) en het maatschappelijk belang (keuze voor duurzaam) zitten op gelijke hoogte.

De resterende 11% kiest voor de zekerheid van een lage prijs ten opzichte van de geboden kwaliteit, bij een conventioneel contract (antwoord 1). Hierbij weegt mogelijk het persoonlijk belang mee dat deze keuze niet leidt tot een extra inventarisatie, hetgeen voor betrokkenen extra werk zou opleveren.