Procedure bij benoeming nieuw bestuurslid op 19 december 2017

Op 19 december 2017 wordt tijdens de bijeenkomst van de ledenvergadering van de NBA een nieuw bestuurslid benoemd. De aanwezige leden kunnen dan een keuze maken tussen twee voorgedragen kandidaten. De procedure die wij bij de benoeming volgen, is vastgelegd in de Wet op het accountantsberoep en de Verordening op de ledenvergadering. Over die procedure zijn vragen aan ons gesteld en in die vragen zien wij aanleiding om vóór de bijeenkomst van de ledenvergadering duidelijkheid te verschaffen.

600x375_Nieuwsbericht_ALV_Stemronde.jpg

Op deze pagina:

Toezicht door notaris

Wij vinden het belangrijk dat er bij de leden geen twijfel kan ontstaan over de vraag of de voorgeschreven benoemingsprocedure correct wordt nageleefd. Om die reden hebben wij notaris mevrouw mr. H. (Harriët) van Zenderen van Trajectum Notariaat in Utrecht gevraagd om tijdens de bijeenkomst van de ledenvergadering op 19 december 2017 toezicht te houden op de uitreiking van de stemfaciliteiten, de stemprocedure en de stemming.

Internetstemmen

In de afgelopen tijd ontspon zich een discussie over de vraag of de benoeming van het bestuurslid door middel van internetstemmen plaats kon vinden. In die discussie nemen wij het standpunt in dat de ledenvergadering van de NBA op dit moment niet op een geldige manier besluiten kan nemen door middel van internetstemmen. Daar moet de wet voor worden gewijzigd. Daarvoor geldt dat in het Burgerlijk Wetboek voor onder andere verenigingen een regeling is opgenomen die het toestaat om in de statuten internetstemmen mogelijk te maken. Zo’n regeling kent de Wet op het accountantsberoep (nog) niet. Bovendien heeft het ministerie ons bij de invoering van de wet duidelijk gemaakt dat het de bedoeling was dat de ledenvergadering in fysieke bijeenkomsten tot beslissingen komt.

Wij zijn zelf wel voorstander van internetstemmen en daarom zullen wij het ministerie opnieuw verzoeken om een wetswijziging voor te stellen die internetstemmen mogelijk maakt.

Aanmelden voor de bijeenkomst van de ledenvergadering

Aan de leden van de NBA vragen wij om door middel van een aanmelding vooraf aan te geven of zij van plan zijn om naar de bijeenkomst van de ledenvergadering te komen. Dat verzoek heeft alleen een huishoudelijke achtergrond.

Op basis van de aanmeldingen kunnen wij immers bepalen hoeveel zitplaatsen en stemfaciliteiten er beschikbaar moeten zijn. Een aanmelding vooraf is niet een formeel vereiste om tijdens de bijeenkomst het woord te kunnen voeren of een stem uit te kunnen brengen.

Aanmelden ALV »

Volmachtverlening

Een lid kan in een bijeenkomst van de ledenvergadering voor ten hoogste drie andere leden een stem uitbrengen door middel van een stemvolmacht. Een bestuurslid kan niet als gevolmachtigde optreden.

Een lid kan uiterlijk tot en met donderdag 14 december 2017, 24:00 uur (de derde werkdag voor de bijeenkomst van de ledenvergadering op 19 december 2017) aan een ander lid een stemvolmacht verlenen. Daarna verleende stemvolmachten accepteren wij niet meer.

Registratie

Voorafgaand aan de bijeenkomst van de ledenvergadering registreert een lid zich op 19 december 2017 bij de registratiebalie. Dit is wel een formeel vereiste om tijdens de bijeenkomst een stem uit te kunnen brengen. Bij de registratie controleren wij of degene die zich daar meldt, staat ingeschreven in het accountantsregister. Is dat het geval, dan ontvangt diegene de stemfaciliteiten (zie hierna).

Vijftien minuten na de opening van de bijeenkomst van de ledenvergadering sluiten wij de registratie. Leden die zich daarna melden, worden geregistreerd als aanwezige en toegelaten tot de zaal, maar kunnen niet meer hun stem uitbrengen. De aan hen verleende stemvolmachten kunnen dan evenmin nog worden uitgeoefend.

De voorzitter van de bijeenkomst kan onder bijzondere omstandigheden besluiten om de termijn van vijftien minuten te verlengen.

Stemfaciliteit en uitgifte stemfaciliteit

De stemming tijdens de bijeenkomst op 19 december 2017 vindt op elektronische wijze plaats via een  stemkastje. Het systeem wordt ter beschikking gesteld door LUMI (www.lumiglobal.nl). Het stemkastje wordt aan de leden uitgereikt bij het betreden van de vergaderzaal.

Voor het daadwerkelijk uitbrengen van een stem is daarnaast een stemkaart noodzakelijk. Bij registratie reiken wij aan een lid één stemkaart uit voor het uitbrengen van zijn of haar eigen stem en daarnaast evenveel stemkaarten als er volmachten aan hem of haar zijn verleend, met een maximum van drie.

Bij de uitgifte van de stemkaarten, passen wij het ‘vier ogen principe’ toe. Dat betekent concreet dat bij de uitgifte van stemkaarten per lid twee medewerkers zijn betrokken. Dat doen wij om zo veel mogelijk te voorkomen dat bij de uitgifte van de stemkaarten vergissingen worden gemaakt.

Na de sluiting van de registratiebalie laten wij controleren of het aantal uitgegeven stemkaarten correspondeert met de som van het aantal geregistreerde aanwezigen en de geregistreerde vertegenwoordigde stemrechten. De notaris oefent daar toezicht op uit.

Stemprocedure

Op het moment waarop een stemming plaats moet vinden, opent de notaris de stemronde.

Een lid brengt zijn of haar stem uit door tijdens de stemronde de stemkaart in het stemkastje te stoppen en de stem uit te brengen. In het geval aan het lid stemvolmachten zijn verleend, moet deze handeling per verleende volmacht met de afzonderlijke stemkaarten worden herhaald.

Met een stemkaart kan tijdens een stemronde meerdere keren worden gestemd. Op die manier is het mogelijk om een uitgebrachte stem te corrigeren. Op het moment waarop de stemronde door de notaris wordt gesloten, wordt namelijk alleen de laatst op de stemkaart uitgebrachte stem geteld.

Als de notaris constateert dat alle leden voldoende tijd hebben gekregen om hun eigen stem en die van de volmachtgevers uit te brengen, sluit zij de stemming. De notaris maakt daarna de uitslag bekend, en deze wordt vervolgens door de voorzitter vastgesteld.

Een beslissing in een bijeenkomst van de ledenvergadering komt tot stand met een gewone meerderheid van stemmen. Het kandidaat-bestuurslid dat de meerderheid van de uitgebrachte stemmen krijgt, is dan door de ledenvergadering tot bestuurslid benoemd.

Bij de stemming is het ook mogelijk om een blanco-stem uit te brengen. Een blanco-stem wordt in het algemeen gezien als een stem waarmee een stemgerechtigde een bijzonder signaal af wil geven. Voor de bepaling van de meerderheid van de stemmen wordt een blanco-stem op grond van de wet echter geacht niet te zijn uitgebracht.

Bijvoorbeeld:

  • Er zijn ter vergadering 100 stemgerechtigden of vertegenwoordigde stemmen aanwezig.
  • Er worden 50 blanco stemmen uitgebracht.
  • Kandidaat A krijgt 30 stemmen.
  • Kandidaat B krijgt 19 stemmen.
  • Eén stem wordt niet uitgebracht.

In dit voorbeeld is kandidaat A benoemd door de ledenvergadering omdat deze kandidaat de meerderheid van de uitgebrachte stemmen (49) heeft behaald.

Blanco-stemmen zijn van belang voor het antwoord op de vraag of het quorum is gehaald. De wet bepaalt namelijk dat een stemming van de ledenvergadering nietig is, als niet meer dan de helft van het aantal ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde stemmen (het quorum) is uitgebracht.

Voor de bepaling van het quorum bij een stemming over personen, worden blanco stemmen wél meegerekend. Omdat in het voorbeeld wordt gestemd over personen, is de stemming dus geldig ondanks dat minder dan de helft van het aantal aanwezige stemmen is uitgebracht op een kandidaat.

Mocht zich de situatie voordoen dat beide kandidaten evenveel stemmen krijgen (de stemmen staken), dan beslist het lot welke kandidaat wordt benoemd. Dit is wettelijk zo bepaald. De notaris bepaalt in dat geval, bijvoorbeeld op basis van ‘kop of munt’ welke kandidaat is benoemd.

Aan accountants die wel de stemfaciliteiten in ontvangst hebben genomen, maar vóór de stemmingen besluiten niet verder deel te nemen aan de bijeenkomst, verzoeken wij dringend om de stemfaciliteiten niet aan andere aanwezigen ter beschikking te stellen maar de faciliteiten (stemkastje én stemkaarten) weer in te leveren bij de registratiebalie. Stemmen is immers een persoonlijke aangelegenheid, inclusief de verleende volmachten.

Noodprocedure

In het geval de techniek het af laat weten, zullen wij overgaan tot de uitreiking van stempakketten.  Een stempakket bevat een stemformulier en een rode en een groene kaart. Als aan een lid stemvolmachten zijn verleend, dan ontvangt dat lid daarnaast evenveel stempakketten als er stemvolmachten aan hem of haar zijn verleend (ten hoogste drie).

Een stemming over personen is geheim. In het geval de techniek het dan ook af laat weten, geschiedt de stemming schriftelijk met behulp van het stemformulier. Er zal dan ook een stembureau worden benoemd. De notaris houdt daar toezicht op. De rode en de groene kaart zijn bedoeld voor een stemming die bij handopsteken kan plaatsvinden, in het geval van deze vergadering voor bijvoorbeeld de tijdelijke uitbreiding van het aantal bestuurszetels

Uitbreiding aantal bestuurszetels

Ten slotte is het van belang om erop te wijzen dat de benoeming van een nieuw bestuurslid alleen aan de orde kan komen als de ledenvergadering daaraan voorafgaand besluit om het aantal bestuurszetels (tijdelijk) uit te breiden. De ledenvergadering bepaalt het aantal bestuurszetels en deze besloot eerder dat het bestuur dertien zetels kent. Geen van die dertien zetels is op 19 december vacant en om een nieuw bestuurslid te kunnen benoemen, moet dus eerst een besluit worden genomen over de uitbreiding van het aantal zetels.

Lees meer over de ALV van 19 december