Toezichtkader Permanente Educatie voor accountants

Vanaf 2021 geldt het nieuw systeem van permanente educatie voor alle accountants. Voorheen was er een verplicht puntensysteem waarbij accountants uit door de NBA goedgekeurde cursussen konden kiezen. Nu hebben accountants de vrijheid om hun educatiekeuze naadloos te laten aansluiten bij hun werkelijke leerbehoefte.

Omdat deze nieuwe manier van permanente educatie fundamenteel verschilt van het oude systeem, is er ook een nieuw toezichtkader ontwikkeld. Voorheen beoordeelde de NBA de leerinterventies vooraf. Als de NBA de interventie goedkeurde, kon de accountant deze uitvoeren en studiepunten ontvangen. Onderliggend principe van het nieuwe PE-systeem is dat de verantwoording ligt bij de individuele accountant en hiermee beter aansluit op een moderne manier van (beroeps)ontwikkeling.

In de huidige opzet vindt de beoordeling achteraf plaats. Accountants verzamelen hun leerinterventies, leerdoelen en reflecties in een PE-portfolio. Vervolgens beoordelen assessoren of het PE-portfolio voldoet aan de eisen van de Nadere Voorschriften permanente educatie 2019 (NVPE2019). De NBA gebruikt hiervoor een toezichtkader. Dat heeft als doel om te controleren hoe de accountants werken aan hun beroepsontwikkeling. Hieronder leggen we uit hoe dit toezichtkader werkt.


Compliance

Elk jaar voor 1 februari moeten accountants in hun MijnNBA-omgeving verklaren of ze aan hun PE-verplichtingen van het afgelopen jaar hebben voldaan. Met deze compliance-verklaring geven accountants aan dat het PE-portfolio van het afgelopen jaar is afgerond en opgevraagd kan worden door de NBA. Het PE-portfolio hoeft nog niet te worden gedeeld, maar de NBA gaat er wel van uit dat het document gereed is. Als het PE-portfolio wordt opgevraagd, moet de accountant dit binnen 10 werkdagen kunnen delen met de NBA.

Steekproef

Terwijl accountants hun PE-portfolio afronden en de compliance-verklaring afgeven, begint de NBA met de steekproef. De NBA trekt een gestratificeerde, aselecte steekproef uit het totale ledenbestand met als streven elke accountant gemiddeld eens in de 6 jaar te beoordelen. Hierdoor is de toezichtfrequentie gelijk aan die van de Raad voor Toezicht, die accountantskantoren ook eens in de 6 jaar beoordeelt.

Accountants die nog geen compliance-verklaring hebben afgegeven, worden ook in de steekproef opgenomen. Het afgeven van compliance is namelijk verplicht. Accountants moeten er rekening mee houden dat het niet afgeven van compliance kan leiden tot een tuchtklacht. Hetzelfde geldt als er wel een compliance-verklaring wordt afgegeven terwijl er geen PE-portfolio kan worden overlegd nadat de NBA het portfolio heeft opgevraagd.

Voordat de steekproef daadwerkelijk getrokken wordt, wordt iedere individuele accountant ingedeeld in een waarschijnlijkheidsklasse. In totaal zijn er drie waarschijnlijkheidsklassen. Bij de indeling wordt rekening gehouden met de omgeving waarin de accountant werkzaam is en de uitkomst van eerdere beoordelingen.

Accountants van wie het PE-portfolio in 2021 of 2022 is beoordeeld met een voldoende resultaat vallen in de laagste waarschijnlijkheidsklasse. Ook de uitkomst van de kantoortoetsingen speelt een rol. Als daaruit blijkt dat het accountantskantoor het interne toezicht op de naleving van de PE-verplichting op orde heeft, dan komen de daar werkzame accountant in een lagere klasse terecht.

Anderzijds komt een accountant bijvoorbeeld in een hogere waarschijnlijkheidsklasse terecht als diens PE-portfolio het oordeel ‘voor verbetering vatbaar’ heeft gekregen of het kantoortoezicht op de naleving van de PE-verplichting hiaten vertoont.

Distributie

Jaarlijks is bij de NBA in de loop van februari al bekend welke leden deel uitmaken van de steekproef vallen. Het daadwerkelijk opvragen van de dossiers wordt gespreid over het hele jaar, mede op basis van de beschikbaarheid van de assessoren. Hiermee wordt een (te) lange responstijd tussen een aangeleverd portfolio en het oordeel voorkomen. Het kan dus zijn dat een accountant pas in het derde of vierde kwartaal het verzoek krijgt om het laatst afgeronde PE-portfolio met de NBA te delen.

Na het verzoek om het PE-Portfolio te delen moet dat ook binnen 10 werkdagen gebeuren. Immers, er is compliance afgegeven dus gaat de NBA ervan uit dat de accountant het PE-portfolio met eventuele onderbouwende stukken beschikbaar heeft. Als het PE-portfolio ontvangen is, dan gaat het naar twee assessoren die het onafhankelijk van elkaar beoordelen. De assessoren mogen daarbij niet samenwerken.

De assessoren

De NBA streeft naar de inzet assessoren met zowel accountancy-en onderwijskundige ervaring. Daarbij zoekt de NBA een match met het profiel van het te beoordelen PE-Portfolio. Dus overheidsaccountants worden bij voorkeur beoordeeld door andere overheidsaccountants en accountants in business worden beoordeeld door andere accountants in business.

Uiteraard kennen de assessor en de te beoordelen accountant elkaar niet. Daar wordt bij de distributie bijzondere aandacht aan besteed. Mocht er onverhoopt toch een PE-portfolio van een bekende gedeeld worden, dan wordt de assessor geacht deze terug te geven.

Voordat de assessor zelfstandig mag beoordelen, volgt er eerst een inwerkperiode van een aantal maanden. In die periode trekt de aspirant-assessor samen op met een senior assessor. Als de aspirant-assessor het gewenste kwaliteitsniveau heeft bereikt, dan gaat de assessor zelfstandig beoordelen.

De assessoren worden niet bekend gemaakt aan de accountants die in de steekproef vallen. Overleg met de assessor is dus niet mogelijk.

De beoordeling

De beoordeling van PE-portfolio's betreft een kwalitatieve beoordeling. Voor het beoordelen gebruiken de assessoren een uniform beoordelingsformulier gebaseerd op de rubrics methode. De rubrics methode kenmerkt zich door overzichtelijke criteria, waardoor de beoordeling door de verschillende assessoren wordt geobjectiveerd.

Zowel het gebruik van de rubrics-methode als de onafhankelijke beoordeling door twee assessoren, bevordert de objectiviteit van het oordeel. Nadat de assessoren klaar zijn met beoordelen, delen ze hun resultaat met de NBA. Indien de beoordelingen meer dan 15%-punt uit elkaar liggen – of als het oordeel van de ene assessor ‘voldoende’ is, terwijl de andere assessor een PE-portfolio als ‘voor verbetering vatbaar’ beoordeelt – dan wordt een derde assessor gevraagd om uitsluitsel te geven.

Het oordeel

De NBA werkt nu nog niet met onvoldoendes. Het PE-systeem is daarvoor te nieuw. Uitgangspunt is dat zowel de NBA als de accountant moet kunnen groeien in het nieuwe systeem. Onvoldoendes passen daar niet bij. Het oordeel is ‘voldoende’ of ‘voor verbetering vatbaar’.

Het oordeel ‘voor verbetering vatbaar’ leidt tot een hogere waarschijnlijkheidsklasse om in de toekomstige steekproef te vallen, maar heeft verder geen gevolgen voor de status van de accountant. Er is ook geen verplichting om het huidige PE-portfolio te repareren. Wel verwacht de NBA dat de toekomstige PE-portfolio’s een kwaliteitsgroei laten zien. Vandaar de hogere waarschijnlijkheid om opnieuw in de steekproef te vallen.

Beoordelingsbrief

De NBA informeert de accountant per brief over de uitkomst van de beoordeling van het ingediende PE-portfolio. Een accountant met het oordeel ‘voor verbetering vatbaar’ krijgt van de NBA een maatwerkbrief met persoonlijke adviezen op basis van de constateringen van de assessoren. In het geval van een oordeel ‘voldoende’, krijgt de accountant alleen een persoonlijke maatwerkbrief als dat toegevoegde waarde heeft. Bijvoorbeeld als de accountant op één bepaald onderdeel slecht gescoord heeft.

Coaching

Indien de accountant dat wenst, dan is het mogelijk om een afspraak te maken met een onderwijskundige van de NBA. Dat kan bij de NBA op kantoor of via MS Teams. Tijdens zo’n coaching gesprek zal de onderwijskundige de gegeven adviezen verder toelichten met als doel de accountant te helpen om een succes te maken van de toekomstige PE-portfolio’s.

SRA

De NBA heeft een toezicht arrangement met de SRA afgesloten. De SRA beoordeelt de PE-portfolio's van de accountants die werkzaam zijn bij accountantskantoren die aangesloten zijn bij de SRA. Uitgangspunt van het toezicht arrangement is een gelijk speelveld. De werkwijze van SRA is daarom hetzelfde als hierboven beschreven. Om die reden heeft de NBA de waarschijnlijkheid van accountants werkzaam bij een SRA-kantoor ingedeeld in de waarschijnlijkheidsklasse laag. Er is dus een geringe kans dat een SRA-accountant toch in de NBA-steekproef valt. Op die manier bewaken NBA en SRA het gelijke speelveld en de integriteit van het toezichtkader. Daarnaast bespreken de NBA en de SRA periodiek een aantal beoordelingen met elkaar om de kwaliteit van het beoordelingsproces te bewaken.

Ondersteuning

Omdat dit systeem een ingrijpende wijziging ten opzichte van het oude systeem is, is ondersteuning van de accountants cruciaal. Alle informatie die nodig is voor een succesvol PE-portfolio inclusief het verplichte onderwerp Duurzaamheid is te vinden op onze website nba.nl/pe. Zo is er voor het verplichte onderwerp Duurzaamheid een ontwikkelraamwerk beschikbaar, waarmee de accountant inspiratie krijgt om passende leerdoelen te formuleren.

Frauderisico

De NBA is zich ervan bewust dat het nieuwe systeem andere frauderisico’s met zich meebrengt dan het oude systeem. De NBA beheerst het nieuwe frauderisico door:

  • Te eisen dat de accountant de leerinterventies aannemelijk maakt. De accountant kan dat doen door bijvoorbeeld een bewijs van deelname als bijlage in te dienen. Te eisen dat de accountant jaarlijks een PE-compliance-verklaring afgeeft in de MijnNBA omgeving.
  • Een steekproefsgewijze controle van PE-portfolio's.
  • Het vereiste interne procestoezicht binnen accountantskantoren
  • Toezicht op assessoren, zodanig dat zij geen portfolio's van 'bekenden' beoordelen.
  • Het werken met een vier-ogen principe; elk PE-portfolio wordt door twee assessoren beoordeeld.
  • Door het gebruik van de rubrics methode om het oordeel zoveel mogelijk te objectiveren.