Jaaroverzicht 2015 Klachtencommissie NBA

Over de Klachtencommissie

De Klachtencommissie behandelt klachten die betrekking hebben op de manier waarop de accountant zich tegenover de klager heeft gedragen. In tegenstelling tot het tuchtrecht, dat het belang van een goede beroepsuitoefening dient (publiek belang), staat in het klachtrecht de klager centraal (partijbelang). De procedure bij de Klachtencommissie is dan ook mede gericht op het nader tot elkaar brengen van partijen, waarbij de nadruk ligt op het bereiken van overeenstemming. Als partijen geen overeenstemming bereiken, beoordeelt de Klachtencommissie de klacht.

Jaarlijks publiceert de Klachtencommissie een overzicht waarin (in ieder geval) het aantal, de aard en de afhandelingsduur van de klachten worden besproken.

Samenstelling Klachtencommissie

De samenstelling van de Klachtencommissie was op 31 december van het verslagjaar als volgt:

• de heer drs. E.W.P. Roek RA, voorzitter
• de heer mr. J.P. van Ginkel, plv. voorzitter
• mevrouw A.J. de Bis Hulleman AA
• de heer P.D. Bosschart AA
• de heer B.J.C.G. de Kock AA
• de heer H.G.L. Verheuvel AA
• de heer mr. drs. F.A.L. van der Bruggen RA
• de heer F. Koster RA
• de heer drs. J.G.J.F. Oudejans RA
• de heer B.J. Scholten RA

De Klachtencommissie heeft dit jaar afscheid genomen van de heer drs. W.J. Schoonderbeek RA. Hij is opgevolgd door de heer B.J. Scholten RA.

Overzicht klachten

In 2015 heeft de Klachtencommissie 57 klachten ontvangen, dat zijn er 34 minder dan in 2014. Een deel daarvan is niet het volledige behandeltraject ingegaan, omdat niet was voldaan aan de eisen die aan een klacht worden gesteld, de klager niet op de klacht is teruggekomen (klacht niet doorgezet), of omdat de klager er voor gekozen heeft de klacht aan de Accountantskamer voor te leggen. Dit aantal ligt fors lager dan in 2014. Dat betekent dat het percentage behandelbare klachten aanzienlijk is gestegen in 2015 ten opzichte van 2014. Het ligt voor de hand dit toe te schrijven aan de in 2014 verbeterde informatievoorziening over de klachtenprocedure.

Behalve klachten heeft de Klachtencommissie in 2015 een wrakingsverzoek ontvangen. Dit wrakingsverzoek was per 31 december nog in behandeling.

Niet voldaan aan de vereisten van de verordening

De Verordening op de klachtbehandeling schrijft voor aan welke eisen een klacht moet voldoen. Onder meer is vereist dat de klacht tegen een accountant is gericht, voldoende duidelijk is omschreven, en er geldt een indieningstermijn.

Het aantal klachten dat niet aan de Verordening voldeed is met 60 procent (22 klachten) gedaald ten opzichte van 2014.

Klacht vervallen

Ook dit jaar is in een groot aantal klachten overeenstemming bereikt (15). Het merendeel van die klachten bevond zich in de schriftelijke fase voorafgaand aan de hoorzitting. Daarnaast is een aantal klachten ingetrokken (8). In die klachten hebben de klagers besloten de klachtbehandeling te staken, bijvoorbeeld wegens persoonlijke omstandigheden of omdat het ingezette traject niet bracht wat zij voor ogen hadden.

Beslissingen

De Klachtencommissie heeft in 2015 22 beslissingen genomen. Van deze beslissingen is er één zonder hoorzitting afgedaan.

Evenals in 2014 is een lichte meerderheid van de klachten ongegrond verklaard.

De Klachtencommissie kan in de beslissing een aanbeveling doen aan de accountant. In 2015 heeft zij dit vijf keer gedaan.

Hoorzittingen

In 2015 heeft de Klachtencommissie 21 hoorzittingen gehouden. Eenmaal zijn op de hoorzitting twee klachtdossiers gevoegd behandeld, omdat de klager zijn klacht tegen twee accountants van hetzelfde kantoor had gericht. Het aantal hoorzittingen dat in 2014 is gehouden bedraagt 24.

Afhandelingsduur

Klachten die op andere wijze dan met een beslissing zijn afgedaan zijn allemaal binnen 26 weken afgewikkeld.

Aard van de klachten

De aard van de klachten die in 2015 aan de Klachtencommissie zijn voorgelegd, is divers en gelijk aan die in voorgaande jaren. De klachten hebben (met name) betrekking op:

1. Invulling adviesrol
2. Fouten in werkzaamheden
3. Onheuse bejegening
4. Weigering afgifte bescheiden
5. Declaraties (anders dan over de hoogte)
6. Geheimhoudingsplicht
7. Schending objectiviteit

Aandachtspunten

De volgende punten zijn de Klachtencommissie in 2015 het meest opgevallen.

1. Communicatie

• Onvoldoende afstemmen inhoud, voorwaarden en uitvoering van opdracht.

Soms is het wenselijk dat een gesprek (op initiatief van de accountant) plaatsvindt tussen de bij een opdracht betrokken partijen. Bijvoorbeeld om te verifiëren of voor iedereen duidelijk is wat de accountant gaat doen en op welke manier, of omdat verder gekeken moet worden dan de cijfers voor een goed begrip daarvan.

2. Status van schriftelijke mededeling

• Conceptstatus onduidelijk.
• Ontbreken voorbehoud in (toelichting op) de jaarrekening.

Het product van de accountant moet een deugdelijke grondslag hebben en volledig zijn. De status van een schriftelijke mededeling van de accountant moet uit het product blijken. Ook al is de verwachting dat uitsluitend de op dat moment bekende gebruikers hiervan kennis zullen nemen en zij bekend zijn met de status. Het risico blijft immers bestaan dat er op een zeker moment verwarring kan ontstaan over de status van de mededeling. Bijvoorbeeld bij derden, die op mededelingen van de accountant plegen af te gaan en op het verkeerde been gezet zouden kunnen worden.

3. (Schijn van) gebrek aan objectiviteit

• Bindend advies uitgebracht in kwestie waarin kantoorgenoot al standpunt had ingenomen.
• Accountant bekleed(t)(de) meerdere posities bij overname bedrijf.
• Informatievoorziening door accountant aan bestuurders in conflict > correspondentie uitsluitend naar contactpersoon.

Het is van belang (tijdig) omstandigheden te identificeren en te beoordelen die een bedreiging voor de naleving van het fundamentele beginsel van objectiviteit kunnen zijn. Wees daarop alert. In het geval van een bedreiging moet de accountant een (of meerdere) maatregel(en) treffen die ervoor zorg(t)(en) dat zijn objectiviteit is gewaarborgd. Is de bedreiging door de maatregel(en) weggenomen, dan moet dit worden vastgelegd. Transparante communicatie richting betrokkenen verdient aanbeveling.

Beslissing KC en beslissing AK

De Accountantskamer heeft in 2015 vier klachten behandeld waarin de Klachtencommissie een beslissing heeft genomen. In één geval is de klachtbehandeling gestaakt. In een ander geval is de klacht door de klager ingetrokken. Uit de twee zaken die de Accountantskamer inhoudelijk heeft behandeld, blijkt dat de Accountantskamer in lijn met de beslissing van de Klachtencommissie heeft geoordeeld.

Omdat een procedure bij de Accountantskamer geen beroepsprocedure is maar een nieuwe procedure kan de klager zijn klacht anders formuleren en onderbouwen dan hij bij de Klachtencommissie heeft gedaan. De klachtinstanties beoordelen daarom niet altijd (exact) dezelfde gegevens.

Enquête

Hoe ervaren betrokkenen de klachtbehandeling? Ondernemen zij na afronding van de procedure bij de Klachtencommissie nog stappen in hun geschil? Is er aanleiding de procedure aan te passen?

Om antwoord te krijgen op deze vragen heeft de Klachtencommissie aan alle klagers en verweerders van klachten die in 2015 zijn geëindigd met een beslissing, of die op aangeven van de klager zijn gesloten, een online vragenlijst toegezonden.

• Meer dan 85 procent van de respondenten is tevreden over de wijze waarop de klacht is afgehandeld.
• Meer dan 90 procent van de respondenten heeft aangegeven vooraf voldoende te zijn geïnformeerd over de klachtenprocedure en over de gang van zaken op de hoorzitting. De uitkomsten uit de vorige enquête gaven de Klachtencommissie nog aanleiding de informatievoorziening te verbeteren. Zij trekt de conclusie dat de naar aanleiding hiervan ontwikkelde informatiebrochures hun vruchten hebben afgeworpen.
• Tweederde van de klagers heeft aangegeven na afloop van de procedure geen nadere acties te ondernemen. Eenderde heeft aangegeven wel vervolgstappen te nemen, zoals de gang naar de Accountantskamer of de civiele rechter.
• 15 procent van de verweerders heeft aangegeven nadere stappen te ondernemen, waaronder incassoprocedures starten/hervatten.

In de enquête kunnen betrokkenen een toelichting geven. De ontvangen reacties zijn zeer divers. Terugkerend bezwaar onder verweerders is de laagdrempeligheid en vermeend oneigenlijk gebruik van de procedure. Deels ligt dit buiten de directe invloedsfeer van de Klachtencommissie, omdat het te maken heeft met de opzet van het klacht- en tuchtrecht. Tegelijkertijd blijft de Klachtencommissie kritisch naar haar werkwijze kijken, en blijft zij zoeken naar mogelijkheden om de procedure te optimaliseren.