De werkgroep Controleprotocollen (COPRO) houdt zich actief bezig met de doorlichting van subsidieregelingen en controleprotocollen. Inmiddels zijn er al meer dan 200 gepasseerd, van ministeries, gemeenten en provincies tot publieke toezichthouders en private organisaties.
Periodieke beoordelingen
Elk kwartaal worden nieuwe protocollen beoordeeld. Regelmatig vindt overleg plaats met de opstellers, wat niet zelden leidt tot ingrijpende verbeteringen. Maar COPRO kijkt niet alleen naar de uitvoerbaarheid voor de accountant. Ook de informatiebehoefte van de subsidieverstrekker en de administratieve lasten voor de subsidieontvanger krijgen aandacht. De brochure Handreiking Controleprotocollen levert het kompas. Met als basisprincipe dat al bij het ontwerp van nieuwe regels moet worden nagedacht over de rol van de accountant. De brochure wordt dit jaar vernieuwd.
Uitkomst beoordelingen
Per protocol wordt de uitkomst van de beoordeling vermeld en welke versie/jaar het betreft. De protocollen zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de instantie die ze heeft opgesteld. COPRO wordt gewoonlijk op de hoogte gehouden van nieuwe versies van protocollen, maar stelt het op prijs als nieuwe of afwijkende versies gemeld worden. Ook roept COPRO accountants op protocollen aan te melden die nog niet op het periodieke voortgangsschema voorkomen.
Procedure uitvoeringstoets
De werkgroep COPRO hanteert de brochure Handreiking Controleprotocollen als richtsnoer bij de beoordeling van de inhoud van controleprotocollen. Hiervoor wordt een checklist gebruikt. De werkgroep besteedt aandacht aan de zorgvuldigheid van het totstandkomingsproces en de betrokkenheid van alle partijen. Ook de bijbehorende wet- en regelgeving worden bij de beoordeling betrokken. Bij de uitvoeringstoets zijn in principe drie oordelen mogelijk:
- Het protocol voldoet aan de minimumeisen van de handreiking en is daarmee voor de accountant uitvoerbaar. Uitvoerbaar zijn garandeert echter niet, dat de accountant in elk individueel geval tot een goedkeurend oordeel zal komen.
- Het protocol is onder voorwaarden uitvoerbaar, maar het bevat op onderdelen nog een aantal aandachtpunten die vooraf verduidelijkt moeten worden.
- Het protocol vertoont een of meer tekortkomingen die de uitvoerbaarheid in gevaar brengen. Dit kan als gevolg hebben dat de accountant de opdracht niet kan aanvaarden of een niet-goedkeurend oordeel moet afgeven. COPRO kan in dat geval adviseren om op de desbetreffende punten van het protocol af te wijken, al dan niet door het uitbrengen van een NBA Alert of andere publicatie.
Communicatie met opstellers
De resultaten van de uitvoeringstoets worden gecommuniceerd aan de opstellers van het protocol en de auditdienst die op grond van het desbetreffende protocol reviews uitvoert. Hierbij kunnen ook adviezen tot verbetering van het protocol worden gegeven. De opstellers van het protocol kunnen deze gebruiken om gesignaleerde aandachtspunten of probleempunten op te lossen, zodat het protocol alsnog aan de minimumeisen voldoet.
Beoordeling overige documentatie
COPRO kan ook (beleidsmatige) documenten op het gebied van controle beoordelen, zoals kadernota's, voorlichtingsbrochures of visiedocumenten. Dergelijke documenten hebben weliswaar niet de status van een protocol, maar zijn wel van betekenis bij de uitvoering van controles. Het kan gaan om de interpretatie van controlevoorschriften of het uniformeren van de verwachtingen van bij de controle betrokken partijen.
Oneigenlijk gebruik COPRO
COPRO constateert dat in sommige controleprotocollen de goedkeuring door COPRO wordt vermeld, zonder dat het protocol aan COPRO is voorgelegd. Bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe versie wordt gepubliceerd van een eerder door COPRO beoordeeld protocol. Als dit het geval is maakt COPRO hiervan melding.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de secretaris van COPRO: M.J.P. Admiraal RA, tel. 020-3010319, email: m.admiraal@nba.nl.